信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新方法

趙梅芳

【摘 ?要】隨著科學技術的發(fā)展，我國逐漸進入到信息化時代，基于對信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的研究，首先，闡述檔案管理基本。然后，分析信息時代對檔案管理工作的影響，其中包含收集更多檔案信息、使檔案整理與分類的科學性與合理性得到保障等。最后，為在如今信息時代下，實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，給出檔案管理工作創(chuàng)新、檔案信息共享創(chuàng)新等有效措施。

【關鍵詞】電子信息;檔案管理;信息資源;人才隊伍

引言

在我國社會不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作在其中發(fā)揮著重要作用。從我國目前檔案管理工作中不難看出，傳統(tǒng)檔案管理模式以及管理方法已經(jīng)無法適應社會的快速發(fā)展。檔案管理工作的落后將會對我國社會發(fā)展產(chǎn)生嚴重影響，所以，在如今信息時代下，為實現(xiàn)社會的可持續(xù)發(fā)展，使檔案充分發(fā)揮自身作用，需要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，制定出符合社會市場發(fā)展的工作模式以及工作內容等。

1信息時代下檔案管理工作概述

檔案管理工作中，對大量的信息資源進行了涵括，在信息化時代的背景下，檔案管理工作人員在對信息資源進行采集保存的過程中，應對信息技術進行應用，通過信息技術的方式保證檔案管理的準確性和有效性。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，資源的保存都屬于人為工作。檔案管理工作具有繁重的特性，應用信息化技術可以對檔案管理的工作效率進行有效提升，使檔案管理工作中極少出現(xiàn)誤差情況。在信息時代下對檔案進行管理，主要有以下幾方面的特點：首先，相關部門應對檔案管理進行規(guī)范化，并提出相應的法律法規(guī)。其次，在檔案管理工作中，對信息技術進行應用，可以對傳統(tǒng)的手工檔案進行轉變。最后，與傳統(tǒng)檔案工作相比，信息時代下的檔案管理工作具有數(shù)字化的特點，可以對檔案管理工作的效率進行有效提升。

2信息時代對檔案管理工作的影響

信息時代對檔案管理工作產(chǎn)生不同影響主要體現(xiàn)在以下幾點中：第一，信息技術的應用可以收集更多檔案信息，提升檔案儲存量。傳統(tǒng)檔案材料通常是由文字以及聲像資料等構成，但是信息技術的應用可以使用一張優(yōu)盤或者光盤記錄大量內容。第二，信息技術的應用使檔案整理與分類的科學性與合理性得到保障。利用先進數(shù)字化技術對檔案進行編碼，在此基礎上對電子檔案進行整理與分類，同時可以保證原有紙質檔案順序。第三，檔案信息查找與檢索更加便利。利用信息技術在計算機當中輸入關鍵字或者關鍵詞，相應檔案內容可以在最短時間內呈現(xiàn)在計算機頁面中。節(jié)省大量精力與時間，而且檔案信息內容的查找可以不受時間與空間的限制。最后，在對檔案進行使用的過程中，也具有難度較高的特點。在檔案管理的過程中，工作人員需要對大量的檔案進行整理和編輯，即使浪費大量的時間對其進行整理，也不能保證檔案整理的準確性。同時，可能由于檔案管理人員的養(yǎng)護不當導致信息資源的丟失，使檔案管理人員無法對其使用。另外，部分檔案在管理前就已經(jīng)是孤本形式，在對其進行有效撰寫后才能進行使用，這一過程極大地浪費管理人員的時間，使檔案資源的有效利用率無法提升。

3信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新措施

3.1重視檔案管理流程創(chuàng)新

第一，將檔案管理工作進行細分，明確檔案的收集、管理、利用等核心工作。第二，檔案管理人員在工作過程中，對檔案的接收時間、格式等明確規(guī)定，有效提高檔案管理的實效性和可靠性。第三，檔案管理時需要優(yōu)化數(shù)字化檔案的保存形式、利用方式等，便于檔案的歸檔、管理和查閱等工作。同時在檔案資源開發(fā)過程中，還要明確電力檔案開發(fā)范圍和利用方式。第四，在電力檔案管理中需要制定科學的數(shù)字化檔案管理標準，對于相關的操作流程進行完善。

3.2檔案信息共享創(chuàng)新

將信息技術應用在檔案管理工作中，可以拉近部門與部門之間，人與人之間的關系，保障檔案信息資源可以有效實現(xiàn)共享。我國檔案管理工作存在分散性特點，所以，針對檔案信息內容的交流溝通以及檔案應用程度相對較低，對工作效率以及工作質量提升產(chǎn)生影響。為有效解決這一問題，需要在檔案管理創(chuàng)新中構建管理系統(tǒng)與獨立平臺，實現(xiàn)檔案信息內容的共享。平臺使用者可以在平臺或者系統(tǒng)當中，在最短時間內搜索到相應信息。所以，相關檔案管理部門需要給出解決措施，各個工作人員之間需要做好工作銜接，加強交流與溝通。明確自身權利與責任，將檔案工作放在首位，提升檔案資源利用率，為其他相關工作的順利展開提供前提保障。與此同時，各部門以及工作人員在檔案信息資料上傳時，需要做好詳細標注。保證檔案信息可以及時歸檔，納入到相應分類中，為使用者檔案信息的使用提供便利。在如今信息時代下，在檔案管理工作中實現(xiàn)資源共享，可以充分發(fā)揮檔案價值。為各部門工作以及市場工作等提供科學依據(jù)，保證決策的科學性與合理性，實現(xiàn)市場可持續(xù)發(fā)展。

3.3加強施工過程資料的管理

針對公司出現(xiàn)的工程決算糾紛，項目施工過程資料管理顯得尤為重要。為進一步增強證據(jù)意識，防范風險，規(guī)范施工過程資料收集、整理、移交、保管、利用、銷毀工作，公司制定《施工過程資料管理辦法》程序文件。除需移交業(yè)主和公司的竣工檔案外，其余在施工過程中產(chǎn)生的，由檔案室收發(fā)的項目文件原件、圖紙以及收發(fā)臺賬必須移交公司，作為資料保管。作為經(jīng)濟糾紛的憑證。待項目所有債權債務處理完畢，即可銷毀。

3.4工作人員方面

目前我國的檔案管理工作中還具有較多的缺陷，提高檔案管理人員的創(chuàng)新精神可以讓管理人員在對檔案管理的過程中，結合自身的經(jīng)驗，根據(jù)檔案管理的缺陷，對檔案管理工作進行完善。同時應對各個部門的檔案管理工作人員加強溝通，通過相互合作的方式，對檔案管理的高效性進行確保。同時，應由上級部門對檔案管理工作人員進行鼓勵，從而促進檔案管理工作人員對檔案管理制度的完善。

3.5建立全員參與的項目檔案管理體系

要求項目檔案員拋棄傳統(tǒng)的“閉門造車”的工作方式，積極“走出去”，加強與業(yè)主方、監(jiān)理方、總包方的聯(lián)系，了解他們對項目檔案管理的要求，取得他們對項目檔案管理工作的支持，保證項目檔案的質量。同時加強與項目部各部門和協(xié)作單位的合作，起到上傳下達，承前啟后的作用。積極參與到項目管理工作中去，落實“四參加”制度。一是參加與工程管理相關會議及質量檢查，這有助于幫助檔案管理人員了解現(xiàn)場施工整體進度，從而制定項目檔案控制節(jié)點目標，做到全程關注、超前管理，同時也能夠加強檔案員與項目部領導的溝通，讓領導了解檔案管理工作情況及出現(xiàn)的問題，做到及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題;二是參加重要設備、儀器開箱活動，檔案員在開箱工作中參與設備檔案驗收工作，并及時填寫開箱驗收單進行登記造冊;三是參加項目建設竣工驗收工作，在驗收工作中發(fā)揮檔案員的職權，對項目檔案的完整性、真實性、準確性、系統(tǒng)性進行把關，確保項目檔案竣工移交工作順利進行;四是參加項目科研成果的審定，項目生產(chǎn)過程中所有的科研課題材料都是項目知識成果的重要組成部分，檔案員可以從知識管理的角度更好的對其進行開發(fā)利用，做好項目檔案編研等開發(fā)利用工作。

結束語

綜上所述，信息時代的到來對人們的生活和工作都帶來了轉變。在這一背景下，檔案管理工作也應對信息技術加強利用，從而促進檔案工作的高效性，為后續(xù)檔案管理工作奠定基礎。

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（作者單位：國網(wǎng)新疆電力有限公司電力科學研究院）