電力工程物資采購規(guī)范化管理研究

馮永春 薛鑫 周毅明

【摘 ?要】規(guī)范化流程管理是明確企業(yè)各部門職責，捋順各部門業(yè)務流程，提高企業(yè)各部門協(xié)作能力和管理效率，確保工作任務目標完成的重要途徑。企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)導入“規(guī)范化流程管理”，對于提高企業(yè)物資采購管理水平，降低企業(yè)采購成本支出，確保物資的及時供應、安全供應等方面都具有重要的作用。

【關鍵詞】電力工程;物資采購;規(guī)范化;管理

引言

隨著國民經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人們的工作及生活對電力供應的需求持續(xù)增長，電力企業(yè)的數(shù)量和規(guī)模也在不斷擴充，發(fā)電企業(yè)的建設和運營都需要投入巨大的資金，如何能夠快捷地、規(guī)范地完成電力企業(yè)的物資采購工作，同時又能夠滿足物資的采購方式合理、質量合格，本文就該問題進行了研究。

1物資采購規(guī)范化管理的目標

電力工程物資采購規(guī)范化管理是為了完成生產(chǎn)與銷售計劃，在確保質量的情況下從供應商那里以合適的價格、恰當?shù)臅r間，購入一定數(shù)量的商品。電力企業(yè)在物資采購規(guī)范化管理的過程中，需要不斷提高物資采購管理的效率，以實現(xiàn)物資采購規(guī)范化管理的目標。電力企業(yè)要維持日常運營活動，就需要一定的生產(chǎn)運行設備材料，設備材料的質量對企業(yè)的運營有著重大影響。因此，選擇恰當?shù)脑O備材料供應商，確保設備材料來源的可靠性，是物資采購規(guī)范化管理的首要目標。電力企業(yè)的物資采購管理人員應當在充分分析企業(yè)生產(chǎn)運營需求的基礎上，合理地安排物資采購數(shù)量與采購時間，以確保企業(yè)的生產(chǎn)運營不會受到設備材料短缺的影響，保證生產(chǎn)計劃連續(xù)進行。合理的采購時間能夠優(yōu)化庫存數(shù)量，從而降低企業(yè)庫存成本。另一方面，要確保電力工程的合理有序開展，就必須保證零部件或設備材料的質量。設備材料質量過差，會導致產(chǎn)品質量下降，影響企業(yè)生產(chǎn)過程，阻礙企業(yè)長期穩(wěn)健發(fā)展;所以應選擇質量達標的設備材料，雖然在一定程度增加企業(yè)運營成本，但利于企業(yè)長期發(fā)展。因此，確保設備材料質量能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)運營需求，是電網(wǎng)運營企業(yè)物資采購規(guī)范化管理的重要目標。此外，確保設備材料價格的公平合理性，是降低物資采購成本的關鍵。在采購過程中，應在保障供應商的合理利潤空間的同時降低物資采購成本，既避免挫傷原材料供應商的積極性，又利于物資采購的持續(xù)高效開展。

2如何實施規(guī)范化流程管理

2.1做好資金預算的控制

采購計劃是一項采購任務的開始，采購計劃的合理性、規(guī)范性影響到整個采購過程，所以在提出采購計劃時要嚴謹和慎重。物資采購計劃按照不同企業(yè)的管理情況可以劃分為周計劃、月度計劃、季度計劃、年度計劃，等等。在提出采購計劃前，需求部門要落實好資金預算，嚴禁在沒有資金預算的情況下提報采購計劃，同時在提采購計劃前要核實好預算金額，防止超出預算的情況發(fā)生。各電力企業(yè)要按照自身管理情況制定物資采購計劃的提報和審批流程，需求部門提出物資采購計劃時，要保證規(guī)格型號、技術要求等采購要素正確和完整，提報的資料要經(jīng)過專業(yè)人員的斟酌和把關。通過對采購計劃的合理性、規(guī)范性把關，加以對資金預算的有效控制，為之后的采購工作順利進行提供保證。

2.2供應商規(guī)范化管理

對正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經(jīng)質檢、物料、財務等部門聯(lián)合考核后才能進入，如有可能要實地到供應商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為歸檔供應商。建立價格檔案和評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對報價與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。

2.3加強物資采購人員隊伍建設

落實物資采購人員的責任制，建立物資采購的合理、合規(guī)、質量、價格等績效指標體系。加強對物資采購人員的政策、法規(guī)、采購技能的培訓，提高采購人員的業(yè)務能力和采購工作水平，準確地理解和掌握有關法律、法規(guī)和政策，對采購工作流程和方法能夠熟練的應用，防范無知性的違章，使每一次的采購工作都能夠在合理、規(guī)范、標準的路徑上進行。

2.4推進采購管理信息化建設。

信息化建設是采購管理的趨勢，是實現(xiàn)采購規(guī)范化管理的重要抓手。未來，應全面推進完善ERP物資采購管理系統(tǒng)、物資采購電子商務系統(tǒng)建設，并根據(jù)采購管理實際情況，設置相應的部門和人員操作權限，充分利用信息化走勢提高企業(yè)采購管理的效率，實現(xiàn)采購管理的信息化、規(guī)范化和高效化。與此同時，在日常工作中應加強對各級采購人員對于采購管理系統(tǒng)操作和采購相關知識的培訓，建立起現(xiàn)代化、高水平的采購信息化管理隊伍，全面提升企業(yè)采購規(guī)范化流程管理的水平。

2.5物資采購質量規(guī)范化管理

物資質量管理是電力企業(yè)物資采購規(guī)范化管理的核心。電力企業(yè)物資采購部門應當嚴格把控采購物資的質量關。在物資采購質量規(guī)范化管理中，首先要權責明確，各個部門各司其職。物資業(yè)務部主要負責采購物資的驗收管理工作，簽字確認配送物資驗收報告，對驗收不合格的采購物資進行后續(xù)處理。物資管理部門負責組織人員參與物資的到貨驗收工作，填寫驗收報告，收集整理采購物資檔案，并及時地向主管部門反饋物資驗收情況。其次，按類驗收，實行采購物資質量分類管理。物資采購驗收可以分成三類：1）出廠驗收或工廠檢驗，根據(jù)合同規(guī)定在出廠前或工廠生產(chǎn)過程中對物資進行檢驗驗收;2）到貨驗收，在采購物資達到企業(yè)后進行驗收，根據(jù)合同規(guī)定的時間開展此項工作，通常是物資配送到企業(yè)后的五個工作日內(nèi)開展現(xiàn)場驗收;3）質保期滿驗收，在物資采購合同規(guī)定的物資質保期即將結束時進行驗收。對于屬于企業(yè)監(jiān)造范圍的設備，應當進行出廠驗收或工廠檢驗。

2.6明確物資采購項目全流程成本，控制總成本

研究降低物資采購項目成本課題之前，首先應該明確全流程成本，有效控制物資采購各環(huán)節(jié)成本，從而縮減總成本。在這一過程中，不應一味追求物資的低價，還應綜合考慮質量可靠、供貨及時、服務優(yōu)質、貨源相對穩(wěn)定等相應的潛在成本，單獨降低企業(yè)物資采購過程中某一項要素的成本反倒會增加其他要素的成本，因此我們可以通過建立全流程成本概念來綜合考慮設定合理的評價比較標準，選取最優(yōu)的采購方案，實現(xiàn)整個物資采購流程的成本控制和管理。企業(yè)的物資采購管理人員應該從物資采購全流程來衡量成本效用，細致入微地探究降低物資采購總成本的有效措施，按照此種觀念才可在采購過程中發(fā)覺降低成本的機會。

結束語

采購規(guī)范化流程管理是實現(xiàn)企業(yè)安全供應、及時供應的重要途徑。根據(jù)當前所面臨的復雜市場形勢和較大的資金壓力，積極推進規(guī)范化流程管理也是降低采購成本支出，全面提高采購管理水平，實現(xiàn)采購管理任務目標的關鍵。

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（作者單位：國網(wǎng)甘肅省電力公司）