如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作

王福皓

摘? 要：當(dāng)前，我國(guó)正在全面推進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，隨著新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度的不斷深入實(shí)施，國(guó)家基本藥物制度的推進(jìn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的業(yè)務(wù)收入突飛猛進(jìn)的增長(zhǎng)，同時(shí)醫(yī)療、藥品，預(yù)防保健、及行政管理都有了很大的發(fā)展，而檔案管理作為衛(wèi)生院管理的重要組成部分，卻未與醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作同步發(fā)展，現(xiàn)簡(jiǎn)述衛(wèi)生院病歷檔案管理的現(xiàn)狀和改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院;檔案管理;創(chuàng)新

1目前存在的問題——缺乏健全的檔案管理制度，而且檔案管理員的業(yè)務(wù)水平有限

目前，我國(guó)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院基本上都沒有建立比較完善的檔案管理制度，所以在工作中沒有嚴(yán)格的制度約束，使檔案管理工作出現(xiàn)檔案分類不細(xì)、檔案不齊全、檔案利用率低等現(xiàn)象，造成了檔案管理的混亂。另外，大部分從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的從業(yè)人員都沒有經(jīng)過(guò)正規(guī)的考核，有的不僅不是檔案管理專業(yè)人才還沒有經(jīng)過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)，由于缺乏專業(yè)知識(shí)，所以其業(yè)務(wù)水平自然不高。在檔案管理工作中僅依賴于往日的經(jīng)驗(yàn)，需要從意識(shí)和管理方法方面有所創(chuàng)新和提高。

2鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1提高檔案管理工作的重視程度

不僅要提高檔案管理部門的檔案管理意識(shí)，還要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各部門以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，要清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，了解其在各部門的所直到的協(xié)調(diào)作用，只有這樣才能使各部門很好地配合檔案管理部門的工作，有利于檔案管理工作的順利展開。

2.2建立完善的檔案管理制度

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要建立完善的檔案管理制度，并構(gòu)建一套完善的檔案管理體系，只有這要才能使衛(wèi)生院檔案工作更加規(guī)范。在制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理制度時(shí)一定要嚴(yán)格依據(jù)我國(guó)相關(guān)的檔案法以及衛(wèi)生院檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定，只有這樣才能使檔案管理制度具有較高的科學(xué)性和可行性。

2.3培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)

以科學(xué)的檔案管理制度為指導(dǎo)，注重培養(yǎng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理員的檔案意識(shí)，這樣不僅可以提高檔案管理員的專業(yè)水平，還有利于提高檔案的利用率。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作要求一定要嚴(yán)格遵循檔案管理制度，還要盡力激發(fā)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理員的檔案管理意識(shí)與檔案利用意識(shí)，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理從業(yè)人員能夠正確地處理檔案管理與人事管理、醫(yī)療管理以及行政管理間的關(guān)系，使檔案管理工作能夠充分地發(fā)揮其自身的作用。

2.4及時(shí)更新檔案管理硬件設(shè)備

要想使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作有所創(chuàng)新，就需要更新檔案管理的硬件設(shè)備，這也是引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)的前提條件，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要準(zhǔn)備足夠的檔案管理空間、空調(diào)等配套硬件設(shè)施;在軟件方面，衛(wèi)生院要努力完成檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣既使檔案管理?yè)碛卸鄻踊膬?chǔ)存方法，又能夠推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，并有效地提高檔案的利用率，也能夠大大地節(jié)省檔案的傳遞和查找時(shí)間;同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，為檔案管理員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，可以通過(guò)針對(duì)性的培訓(xùn)或集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)、定時(shí)組織不同部門與醫(yī)院進(jìn)行學(xué)習(xí)交流活動(dòng)等多樣化的方式對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高和更新鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)以及技能水平，使檔案管理員素質(zhì)得到全面的提高，有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的效率。

2.5加大衛(wèi)生院網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建

構(gòu)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院網(wǎng)絡(luò)管理體系，有利于實(shí)現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作和分組負(fù)責(zé)的檔案管理體系。通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，更方便各級(jí)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管，能夠有效地提高各部門從業(yè)人員的工作熱情，同樣也能夠提高檔案管理從業(yè)人員的工作主動(dòng)性和積極性，有利于提高檔案管理工作的效率。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還要鼓勵(lì)檔案管理從業(yè)人員進(jìn)行檔案資源的開發(fā)工作，不斷地拓寬檔案資源的開發(fā)渠道，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與不同的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院合作，以達(dá)到部分檔案資源共享的目的，從而有效地提高檔案資源的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作的有效開展，不僅能夠促進(jìn)人事管理和行政管理工作的順利進(jìn)行，也能夠?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療以及科研工作提供可靠的依據(jù)。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一定要提高對(duì)檔案管理的重視程度，不斷地完善檔案管理制度，還要能夠利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)合理地利用和開發(fā)檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率和檔案工作的效率，只有這樣才能使檔案管理工作充分發(fā)揮其自身的作用，以推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院內(nèi)部各項(xiàng)工作穩(wěn)定、迅速的發(fā)展。

3做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過(guò)程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用[1]。現(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。

1首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。

如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購(gòu)、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過(guò)可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過(guò)程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動(dòng)、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。

2其次建立完善的制度利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。

衛(wèi)生院成立由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對(duì)科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評(píng)先進(jìn)、評(píng)優(yōu)掛鉤。衛(wèi)生院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊(cè)且張貼標(biāo)簽，每半年對(duì)全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對(duì)萬(wàn)元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

3設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，可為采購(gòu)部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說(shuō)明書、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。