新時期高校教師業務檔案的收集管理與利用

黃華

摘要：高校教師業務檔案存在沒有規范的教師業務檔案管理制度、教師業務檔案的管理處于重收集輕使用階段兩個普遍問題。建議建立健全明確規范的教師業務檔案管理制度，開發其信息化共享系統，重視對其的開發使用。本文結合高校教師業務檔案工作的實際，闡述了新時期高校教師業務檔案的收集和利用對促進高校的發展、合理使用人才具有的重要意義。

關鍵詞：高校;教師;業務檔案

高校教師業務檔案是高校檔案的重要組成部分，它包括教師個人信息、教學、科研工作情況等方面內容，在教師管理、師資隊伍建設、教學評估中都具有極其重要的作用。人才是高校生存之本，人才的優勢是最大的優勢，然而相對于社會的其他子系統而言，高校的優勢是非常明顯的，這里薈萃了大批國內外知名的老專家、老教授，同時也擁有相當數量中青年學術骨干。他們在教學、醫療、科研等社會實踐活動中積累了大量豐富而珍貴的材料，如教師工作能力、業務水平、履行崗位職責的評價以及工作業績、科研成果等，將其收集整理便形成教師業務檔案。可見，教師業務檔案是教師創造性勞動的真實記錄，是教師人事檔案的必要補充。

一、教師業務檔案的收集

高校教師是國家的寶貴財富，是新時期社會主義現代化建設大軍的一支骨干力量，是社會物質文明和精神文明的直接推動者。教師業務檔案是教師教學、科研、育人等業務活動的真實記錄。業務檔案在收集上不同于人事檔案，人事檔案側重政治、行政等綜合材料的收集，多來自于校內外不同組織部門，一般材料形成后都能及時歸檔。而業務檔案材料的形成多是分散的，內容涉及面廣，常常以“孤本”居多。除部分采自基層組織部門外，還有相當一部分材料來自教師個人，如學術論文、科研成果等。這樣就給教師業務檔案的收集帶來一定的困難。為了保證教師業務檔案的完整性、準確性，為領導合理選拔、使用人才，實現人力資源的合理配置，就必須采取相應的有效措施。

（一）擴大宣傳，增強全員對建立教師業務檔案的認識

廣泛宣傳，增強認識，積極參與，是教師業務檔案收集的基礎環節。從檔案管理的實際中，可以看到教師對業務檔案的了解和重視遠不如人事檔案。甚至有的年輕助教還不知道建立業務檔案這碼事。可見業務檔案管理部門的人員，充分利用一切時間場合向教師進行宣傳，是十分必要的。比如每年對新教師擬定崗前培訓計劃，可以安排一次專題講座，引起大家的足夠重視。通過宣傳一是督促基層部門把當年形成的材料及時歸檔;二是提醒教師本人將自己的新成果、新業績及時提交組織，以供組織在人事管理中作為參考。

（二）明確歸檔范圍

制定歸檔范圍，是業務檔案收集工作的重要環節。充分顯示業務檔案的嚴肅性、科學性、完整性。既要避免由于收集范圍過大出現的盲目性和雜亂性，又要避免收集范圍過小引起的不全面性。具體歸檔內容如下：1）個人基本情況。學習、工作經歷，教師任職呈報表，職稱評審和職務聘任材料，解聘材料，教師業務考核材料，個人業務自傳，經組織認定的學歷證明、業務進修情況，社會兼職情況等。2）教學情況。承擔的教學任務，指導博士、碩士研究生情況，指導畢業論文（設計）情況，教學成果及評價材料。3）學術科研情況。個人提交的學術論文、著作、譯著等復印件，個人提交的經組織認定的科研立項及科研成果目錄;專利材料復印件等。4）獎懲情況。教學、科研獲獎證書復印件，各種榮譽稱號證書復印件，教學差錯事故文件及其他處理文件等。5）其他需要保存的材料。

（三）科學管理

要做好教師業務檔案收集工作，除具有必要的規章制度外，還必須進行科學管理。首先高校領導要高度重視教師業務檔案管理工作。無論是設立在人事部門，還是教務部門，亦或是檔案館，都必須明確責任，指定專人負責。其次高校教師業務檔案材料形成部門，必須嚴格遵守學校教師業務檔案管理規定，定期將當年形成的材料及時歸檔，不得拖延、推諉。最后教師業務檔案管理人員要有高度的責任感和敬業精神。熟悉檔案業務，尊重教師勞動成果。熱愛本職工作，不怕麻煩，一絲不茍，耐心細致的為教師提供存用便捷的良好服務。要建立健全登記制度，嚴把材料入口關，不該歸檔的材料絕不歸檔，該歸檔的材料絕不漏掉，保證質量，嚴格守密，妥善保管。通過有效的措施，來贏得廣大教師的信賴和支持，使他們真切感受到，材料存入放心，材料使用順心。積極主動地把反映自己業績的材料及時提供歸檔。

二、教師業務檔案的利用

收集的目的是為了利用，單純為了收集而收集是一種浪費。當今時代是科技迅猛發展的大數據時代，又是優秀科技人才得以施展才華的大好時機。做好教師業務檔案工作，不僅是時代發展的需要，也是高校重視人才、關心人才、了解掌握人才、合理培養使用人才的具體體現，為領導宏觀決策提供重要信息。

（一）為領導決策提供信息

長期以來，由于種種原因，教師業務檔案的信息作用沒有得到很好的發揮，實踐證明這是不科學的。21世紀綜合國力的競爭，最根本的是人才的競爭。發現人才、培養人才、合理使用人才是極為重要的。高校既是人才培養的基地，又是人才相對集中的地方。了解掌握教師隊伍的狀況，合理使用人才勢在必行。哪些人才可用？信息來源何處？業務檔案就是第一手可靠的資料。因為它清楚真實記錄了每位教師的業務成長過程，通過每年的年度考核、教學評估、科研成果、論文發表等不同側面來了解其工作業績，也可以通過教師的微觀變化，分析教師隊伍的整體水平，宏觀預測教師隊伍的現狀和未來，進而制定有效人才培養規劃。

（二）為職稱評審提供資料

職稱評審工作，是高校一項常規化工作。對于合理選拔使用人才，調動教師的積極性，促進人才的合理流動具有十分重要的積極作用。是對教師創造性勞動的公正評價和認可。要確保職稱評審工作正常運行，堅持擇優上崗，合理聘任，教師業務檔案的有效利用尤為重要。從職稱評審的工作實際中可以看到，教師為了晉級大量整理材料，復印材料，而業務部門又忙于審核材料，如果充分發揮業務檔案的作用，材料同出一口，既能保證評審材料的真實準確，又可以減少不必要的人力物力的浪費。

（三）為教師提供備忘服務

教師是學校的中堅力量，他們畢生都耕耘在自己的業務崗位上，每年都能向社會、向人類奉獻許多喜人的成果，他們珍惜自己的勞動成果，通過歸檔，將這些寶貴的財富加以收集、整理、真實記錄，也為后人提供科技信息和寶貴經驗。業務檔案有便利、簡捷、準確的特點，也有存儲積累提供信息的長處，它是高校人事檔案的必要補充，作為一項高校人事管理的基礎工作正在被越來越多的同仁認可。

（四）為教學評估提供原始憑據

近些年來，隨著高等教育的改革與發展，國家對高等教育的管理更加完善。各層面、各內容的教育評估越來越多，比如教學工作水平評估、學科評估、專業評估等等。教師業務檔案以記錄教師日常業務活動為主旨，無疑為評估專家提供了是最原始、最真實、最直接的第一手資料。通過查閱教師的業務檔案，不僅可以清楚了解每一位教師的業務活動軌跡、成果，而且也能直觀反映學校對教師及教學工作所采取的管理措施，從而客觀反映了高校教學等方面的工作管理水平。

總之，隨著高校辦學規模的不斷壯大，教師隊伍的數量不斷增加，高校教師業務檔案工作任重而道遠。在新時期加強高校教師業務檔案的信息化建設，構建高校教師業務檔案信息化管理系統，對于提升高校教師業務檔案的收集與利用，促進高校人力資源的合理配置，促進高等教育的持續發展都具有十分重大的現實意義。

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