淺議檔案保存的影響要素及應(yīng)對措施

杜一君

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，而檔案保護(hù)工作是整個檔案工作的一個重要組成部分，本身又是一門技術(shù)科學(xué)，他集物理、化學(xué)、生物等多門學(xué)科為一體，屬于綜合性的技術(shù)工作。我們只有充分認(rèn)識到這項工作的重要性，才能對我們所從事的整個檔案保護(hù)工作高度重視。本文就檔案的保護(hù)談?wù)勎业囊稽c看法。

1、檔案保護(hù)工作的重要性

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富，在建設(shè)有中國特色社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國中起著重要的作用。檔案具有歷史性，又具有真實性。它的歷史性和真實性是在人們的實踐中逐步形成的。任何檔案都具有一定的內(nèi)容和價值。檔案的價值往往是由檔案的內(nèi)容決定的。無論檔案的內(nèi)容有多么重要和多么珍貴，都是通過一定的物質(zhì)載體形式表現(xiàn)出來的。如果在保存過程中，這些物質(zhì)載體因受到各種不良因素的影響老化了，使留在檔案文件上有價值的歷史痕跡發(fā)生了褪變，那么檔案的歷史性和真實性以及它的憑證作用也就隨之不存在了。稍有不慎，就會造成難以彌補的損失，應(yīng)引起我們的高度重視。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革、對外開放政策的深入貫徹，檔案事業(yè)正在蓬勃發(fā)展。如何妥善地保護(hù)好這些檔案，給我們提出了許多新的問題和新的研究課題。檔案工作人員只有解放思想、更新觀念，不斷提高檔案保護(hù)、保管工作的水平，最大限度地延長檔案的壽命，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項工作服務(wù)，才能實現(xiàn)他重要的現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

努力提高檔案保護(hù)工作的基本技能和方法，掌握各種形成檔案文件的字跡材料的性質(zhì)和特點，了解影響檔案字跡耐久性的各種因素及其防護(hù)方法，無論是對檔案保護(hù)工作者，還是對文書處理人員以及生活中的所有人員，都是非常重要的，也是一門必須具備的常識。

2、影響檔案字跡耐久性的理化因素

2.1溫度、濕度

檔案文件不僅易受到溫度的影響而老化，而且更容易受濕度的影響而變質(zhì)。因此，不適宜的溫濕度，不僅會影響檔案制作材料的耐久性，而且還會加大其他不利因素對檔案的危害程度。高溫、高濕的環(huán)境容易造成檔案字跡色素，尤其是一些有機(jī)染料墨水字跡色素、復(fù)寫字跡色素等發(fā)生暈化、擴(kuò)散而變得模糊不清，直接影響字跡的清晰度和堅牢度。特別是高濕度，對檔案文件的危害最大。高濕，在檔案文件上會有水汽凝結(jié)。這時，空氣中的酸性氣體與這些水汽相遇就變成了破壞性極大的物質(zhì)——酸。酸對檔案文件的破壞作用已見前述。此外，一些有害化學(xué)雜質(zhì)對檔案字跡造成破壞的化學(xué)反應(yīng)，也是在有水的條件下進(jìn)行的。同時，高濕還為霉菌、細(xì)菌等有害生物創(chuàng)造良好的生長條件。可見，檔案庫房中相對濕度的控制十分重要，對檔案的保護(hù)具有重要作用。在實際工作中，根據(jù)不同的具體情況，一般檔案庫房保管檔案文件適宜的溫度應(yīng)該控制在14～24℃，適宜的相對濕度應(yīng)控制在45%～60%。對于保管特殊載體形式檔案的庫房，其溫度濕度還應(yīng)做特殊的要求。

2.2酸

除了墨水等酸性字跡材料本身的酸度影響外，紙張中含酸成分也比較高。因此，當(dāng)人們在查閱檔案文件時，紙頁中的維生素便開始遭到酸的水解，纖維素分子鏈也隨之遭到破壞。這是由于在紙漿生產(chǎn)時，為了減少紙張的吸墨性，防止墨水滲開和在紙張上形成墨水羽痕，在紙漿中添加了硫酸鋁。而當(dāng)紙張受潮時，硫酸鋁開始會形成硫酸鹽和水合氫離子，最后會形成酸，成為紙張的大敵。另外，檔案在提供利用和保管的過程中，也會受到周圍環(huán)境中各種酸性氣體因素的影響和侵蝕。所以，酸不僅能促使檔案文件紙張的纖維素發(fā)生水解、紙張脆化，而且還能使字跡色素漂白、褪色。由此看來，做好檔案文件的防酸、去酸工作，是保證檔案使用壽命的關(guān)鍵之一。

2.3光線

太陽光和各種人造光源的光線，對檔案文件紙張有破壞作用。其破壞主要是通過光解作用和光敏作用。光解作用是指檔案文件紙張受到光照射后，紙張素、木素、半纖維素等分子的化學(xué)鍵發(fā)生斷裂，而導(dǎo)致降解反應(yīng)。光敏作用是指纖維素分子吸收紫外光和可見光因某些染料和化合物存在而引起的纖維素降解反應(yīng)。所以，不管是陽光照射，還是各種燈光照射，均會加速檔案文件的紙張老化、字跡色素褪化。特別是紫外光，具有強(qiáng)烈的光化作用，對檔案的破壞性更大。為了盡量減少這些光線對檔案文件的影響，在查閱和利用的時候，要加倍注意，盡量減少光照時間，避免陽光對檔案的直接照射。檔案管理人員應(yīng)做到人走燈滅，以減少各種人造光源對檔案的破壞。

除此而外，還有灰塵以及其他各種自然災(zāi)害的因素，也都會直接影響檔案文件字跡的耐久性能，應(yīng)加以避免和防止。

3、檔案保護(hù)工作的要點

當(dāng)前，要做好檔案保護(hù)工作，我認(rèn)為應(yīng)注意以下幾方面。

3.1預(yù)防為主，防患于未然

首先從我們的身邊做起。主管部門應(yīng)將檔案質(zhì)量保護(hù)工作及檔案載體、記錄材料質(zhì)量納入檔案評估檢查工作之中。無論是從事檔案管理工作的人員，還是沒有從事檔案管理工作的人員，都應(yīng)該養(yǎng)成使用耐久性能較好的字跡材料書寫檔案文件的良好習(xí)慣。特別在填寫比較重要的報表和書寫一些重要的文件時，不要使用那些耐久性能差的字跡材料，諸如鉛筆、藍(lán)油墨圓珠筆、彩色筆等。其次，為確保檔案文件保存的永久性，需要從思想上予以重視，樹立預(yù)防為主的觀念，經(jīng)常注意檢查所保管的檔案，發(fā)現(xiàn)問題，及時加以解決，才能將檔案破壞的現(xiàn)象消滅在萌芽之中。

3.2改善庫房的保管環(huán)境，切實做好檔案的保護(hù)工作

在現(xiàn)有的管理條件下，盡可能地花大力氣，創(chuàng)造良好的條件，改善庫房的保管環(huán)境。因此，一方面應(yīng)注意控制和調(diào)節(jié)檔案庫房內(nèi)的溫度、濕度，做好防光、防霉、防塵以及防止各種有害物質(zhì)的侵蝕等工作;另一方面也要抓好檔案庫房的清潔，庫房的安全保衛(wèi)以及檔案的存放等日常工作。檔案的存放最好采用垂直平行排放的方式，不要疊放，盡量減少紙張間的擠壓對檔案字跡的損害。同時在利用的過程中，還應(yīng)注意愛護(hù)檔案，以免造成人為破壞。

3.3采用先進(jìn)技術(shù)，提高保管和保護(hù)工作的水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)也得到不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新。這給檔案保護(hù)工作提出了許多新的課題和新的要求。我們只有在工作方法、工作手段、工作機(jī)制上積極探索、大膽創(chuàng)新，不斷引進(jìn)和吸收新的高科技成果，借鑒一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗，與實際工作相結(jié)合，才能不斷提高檔案保管和保護(hù)工作的水平，使檔案保護(hù)工作上升到一個新的發(fā)展階段。

（作者單位：安丘市衛(wèi)生綜合執(zhí)法大隊）