淺談檔案管理工作的重要性

張馨

摘 ?要：無論對企業(yè)還是員工，檔案管理工作都是必要和重要的。目前，國內(nèi)眾多企業(yè)檔案管理工作不盡人意，存在許多現(xiàn)實問題，不利于企業(yè)健康科學(xué)發(fā)展。本文論述了企業(yè)檔案管理工作的重要性，指出了工作中還存在的不足和缺陷，并提出了解決問題的參考建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;持續(xù)發(fā)展;思考和建議;責(zé)任制

檔案管理，是指特定實體對工作或經(jīng)營中相關(guān)的文字、圖片、聲音等資料進(jìn)行收集、整理和保管的活動。從廣義講，小至個人、家庭，檔案管理是工作與生活的必備內(nèi)容，大至政府、國家，檔案管理能夠記錄歷史、傳承文化。在現(xiàn)代社會，做好檔案管理工作對于企業(yè)具有重大的意義，可以說，現(xiàn)代化的企業(yè)要想科學(xué)持續(xù)發(fā)展，就時刻離不開檔案管理。因此，目前企業(yè)管理學(xué)已把檔案管理作為其中重要的一項內(nèi)容，越來越多現(xiàn)代的企業(yè)也日益重視檔案管理工作，不斷提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

一、檔案管理工作對于企業(yè)的重要性

在檔案管理工作中有這樣一個共識，那就是從對檔案資料的收集保管水平上，就可以看出一個企業(yè)的管理層次和工作績效。企業(yè)在成長壯大發(fā)展過程中，必定產(chǎn)生過許多研究成果，獲得過驕人的生產(chǎn)業(yè)績。檔案管理工作就是忠實地記錄、保存這些信息、數(shù)據(jù)和資料，為企業(yè)沿著良性軌道持續(xù)健康地發(fā)展提供借鑒和參考，為企業(yè)保持正確的發(fā)展方向和不斷進(jìn)取的發(fā)展勢頭提供詳細(xì)真實的資料。實踐證明，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理工作的數(shù)據(jù)和信息，能夠有效指導(dǎo)企業(yè)綜合發(fā)展，參與企業(yè)投資和生產(chǎn)方向的決策，甚至對企業(yè)整體布局、長遠(yuǎn)戰(zhàn)略都能產(chǎn)生深刻的影響、發(fā)揮積極的作用。特別是在我國改革開放不斷深入的背景下，企業(yè)高質(zhì)量地做好檔案管理工作，不僅能夠為將來的歷史記錄其真實的發(fā)展歷程和成績，也能為中國后繼企業(yè)嘗試和探索新的檔案管理思想和手段，總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)。所以，提高檔案管理工作的質(zhì)量，不僅能夠促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，還能推動我國經(jīng)濟(jì)社會整體發(fā)展。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作普遍存在的問題

（一）檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及能力水平不高。這方面的問題主要有以下兩種表現(xiàn)：一是檔案管理人員工作主動性不夠，普遍缺乏自覺收集整理保管的意識：二是檔案管理人員的工作質(zhì)量意識比較淡薄，工作中敷衍了事、差不多就行，不能嚴(yán)格落實相關(guān)的規(guī)定對資料進(jìn)行細(xì)致整理、區(qū)分類別造冊，致使檔案管理日益混亂。實踐證明，如果不具備相關(guān)的專業(yè)知識和一定的工作經(jīng)驗，就不能很好地完成檔案管理工作;如果不嚴(yán)格落實檔案管理相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作混亂的問題就無法避免。此外，檔案管理工作人員必須做到定崗定位，不能頻繁換人。

（二）檔案資料的收集工作不規(guī)范。這方面的問題當(dāng)然有檔案管理工作人員的責(zé)任，但更主要的原因在于企業(yè)員工。許多員工為便于工作，置企業(yè)利益和國家安全于不顧，私自占有、隱匿企業(yè)信息數(shù)據(jù)資料，致使企業(yè)在檔案資料收集時不完整，具體有以下兩種表現(xiàn)：一是外來學(xué)習(xí)或培訓(xùn)人員將企業(yè)檔案資料帶走，導(dǎo)致企業(yè)數(shù)據(jù)資料不完整;二是本企業(yè)人員在首次使用重要器械或設(shè)備特別是國外進(jìn)口設(shè)施時，未將該器械或設(shè)備數(shù)據(jù)信息資料交由檔案管理人員，致使重要資料丟失。

（三）檔案整理工作中落實規(guī)定不嚴(yán)格。這方面的問題主要有以下三表現(xiàn)：一是檔案資料的格式不一致，例如資料的內(nèi)容和封皮紙張大小、顏色等均不同，導(dǎo)致檔案資料五花八門、樣式不一，影響了資料的整理裝訂和歸檔。二是資料分類的標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致整理后的資料組合混亂、交叉存放，為后期檔案使用增加了困難。三是匯總整理不及時，很多檔案管理人員都認(rèn)為，檔案管理就是收集資料，沒有進(jìn)行及時的分類、匯總和整理，導(dǎo)致最后形成的檔案不科學(xué)、不合理、不可用，直接限制了收集資料應(yīng)有作用的有效發(fā)揮。

（四）檔案鑒定識別工作把關(guān)不嚴(yán)。將收集的檔案資料匯總整理后，在歸入檔案之前，還需要對資料進(jìn)行一次識別鑒定，以確保將檔案資料既完整齊全，又質(zhì)量較高，方便后續(xù)管理使用。目前，檔案鑒定識別工作中把關(guān)不嚴(yán)的問題較為突出，主要表現(xiàn)為：一是有的檔案管理工作人員害怕承擔(dān)責(zé)任，在鑒定識別時過于謹(jǐn)慎，對所有資料不管有用與否一概收入檔案中，導(dǎo)致原本很多沒有價值的東西也被歸檔;二是有的檔案管理人員對檔案資料的價值和意義理解不充分，或一概追求檔案資料的精簡，致使很多有用的資料被當(dāng)做無用舍棄掉，對檔案資料的完整性造成巨大損害。

三、對企業(yè)檔案管理工作的思考與建議

（一）企業(yè)要高度重視檔案管理工作。檔案管理不僅是企業(yè)發(fā)展的實證，也是員工工作生活的記錄，同時也是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才的依據(jù)。所以，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)一定要有檔案管理工作無比重要的意識，深入研究管理工作中出現(xiàn)的新問題，不斷提高企業(yè)檔案管理的水平。要加強(qiáng)對檔案管理部門管控，督促各項規(guī)章政策落到實處，真正通過規(guī)范檔案管理促進(jìn)企業(yè)規(guī)范管理，推動企業(yè)不斷向前發(fā)展。

（二）采取有效措施不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量。要強(qiáng)化檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，抓好該項工作相關(guān)規(guī)章制度的落實，使檔案管理實現(xiàn)既定目標(biāo)、發(fā)揮有效作用。要在全體員工中開展相關(guān)教育，使每名員工經(jīng)手的資料都做到真實、細(xì)致和完整，確保檔案收集、整理的質(zhì)量。要不斷完善企業(yè)檔案管理工作體制，下大力抓好硬件與軟件設(shè)施建設(shè)，明確檔案管理責(zé)任制，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化規(guī)范化。

總之，檔案管理工作對于企業(yè)意義重大、不容忽視。實踐中，對檔案管理出現(xiàn)的新情況新問題要認(rèn)真對待、深入研究、及時解決，并嘗試探索創(chuàng)新工作方法，不斷提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

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