總承包工程中檔案管理經驗與教訓

楊彩紅

摘 要：隨著我國經濟體制改革的深入發展，各項基礎設施建設逐步完善，以設計為主的工程總承包業務在我國的發展逐步加快。工程總承包檔案管理是項目建設中需要關注的重點內容，對項目建設多個主體經濟效益會產生較大影響。工程建設項目形式的轉變促使項目檔案管理的方式及內容也發生了重大改變，所以當前需要做好工程總承包項目檔案管理工作。文章重點就總承包工程中檔案管理要點進行研究分析，以供參考和借鑒。

關鍵詞：總承包工程;檔案管理;經驗;教訓

引言

二十一世紀的今天，工程建設規模逐漸擴大，工程總承包項目逐漸增多，對于如何做好工程總承包項目的檔案管理始終是工程建設檔案管理者高度關注的焦點之一。關于工程總承包項目檔案管理，通過真實記錄勘測設計和施工過程，在工程總承包采購試運行階段，結合合同約定，不僅僅保證工程的高質量建設，同時也要做好竣工后的正常檢修和維護工作，因此總承包項目檔案管理需要規范化的優化管理。

1 總承包工程中檔案管理的意義

工程總承包項目在全國各地都發展迅速，越來越多的工程呈現出總承包的模式，在項目的建設過程中如何使得項目的檔案資料得到規范、系統和標準的管理，是每個項目的工作重點，管理員和項目管理者都需要運用正確的方法結合項目的實際背景和情況對項目資料進行整合，并通過完善的檔案管理機制，有效提高項目的施工效率，對于工程公司的發展也存在重要的意義。除此之外，工程公司的檔案管理內容也是對外的一種形象表現，可以側面地反映出工程公司的工作制度和項目管理能力，對于公司的發展和定位有著極其重要的影響。

2 總承包工程中檔案管理的問題

2.1粗放式管理問題突出

一些總承包單位與建設單位在項目檔案管理工作中，對各項政策以及發展要求不明確，對檔案管理認識不足，在各項工程合同擬定過程中針對檔案管理環節設置的規定較少。

2.2檔案管理缺乏系統規劃

在工程項目檔案管理工作中，工程總承包檔案管理屬于全新業務，當前尚無系統的標準可循，實踐經驗有待完善。

2.3高素質檔案管理人員欠缺

現階段工程總承包項目施工建設過程中會受到資源限制，在項目管理過程中實際設置的檔案管理人員較少，大多數檔案管理人員在管理過程中，未能根據工程實際開展進度擬定記錄活動，對圖紙內容未能全面分析，缺乏檔案歸檔專業知識。

3 總承包工程中檔案管理要點探究

3.1配置專業的管理人員

工程的總承包方配置專業的人員管理項目檔案資料，在項目制度里面明確說明檔案管理工作的重要性，要求分包方全面配合此項工作，并將文件資料的收集、管理和歸納等納入整個工程的工作規劃中，保證各部門和分包方配合，促進檔案管理工作的順利進行，同時檔案管理員也需要明確自身職責，自覺進行資料的收集和整理，不斷學習提升專業技能，及時參與到項目過程中，對項目所產生的資料進行仔細的查驗，按照工程項目檔案管理的要求對資料進行質量上的把控，有計劃地開展此項工作，保證項目在檔案資料方面不出現問題。

3.2制定完善的檔案管理制度

每個項目都需要若干個制度來保證項目的順利執行，檔案管理也不例外，建立健全的檔案管理制度是非常必要的。總承包模式的項目一般都含有多個分包方協同施工，所以總承包方需要根據國家對于工程建設方面的檔案管理制度整理出適合自身項目的制度，配合當前工程的特點和實際背景，規范檔案管理的具體工作。檔案的管理制度需要包括承包方、分包方的文件資料歸檔范圍，明確規定檔案的分類方法、檔案整理的質量標準以及檔案的編號設計等，以此保證整個項目的檔案得到統一、標準、規范的管理。為了保證檔案管理的制度能夠確切地應用到實際中，在總承包方和分包方簽訂協議時應明確檔案管理相關制度，防止由于制度的疏忽而導致檔案管理工作無法規范進行。

3.3實現檔案數據資料的準確和完整性

由于總承包項目的參與方還包括分包方，所以加強與各分包方和施工單位的溝通很重要。施工單位的資料對于整個項目來說也是主要的資料來源，首先必須要求檔案管理人員對工程項目的資料進行檢驗和整理，對文件資料進行規范化的整頓，其次需要施工單位配合檔案管理的工作，將施工過程中產生的資料完整有序地移交給總承包方的檔案管理員，在整個項目資料整理過程中，管理員需要多次與施工單位溝通和交接，確保資料的準確性和完整性。

3.4檔案管理員前期介入與過程管理

檔案管理的工作并不是在項目工程結束后才進行的，在工程設立初期檔案管理員就需要跟進項目，充分了解和熟悉項目的整體工作計劃以及后續的工作進度等，檔案管理員需要經常性地與項目經理進行資料上的對接和溝通，將檔案管理工作融入項目的工作規劃中。在項目進行的過程中，產生的文件資料相對較多，管理員在這個過程中要實時收集資料并進行歸納整理，防止工程結束后出現過程資料的遺漏。

3.5落實工程竣工手續預檢

收集項目資料固然重要，但是對工程進行竣工驗收的預檢工作也同樣重要，檔案管理員在全面收集和整理項目資料的基礎上，在接近工程尾聲的時候需要自覺對竣工手續進行預檢，保證項目驗收的順利進行。在進行預檢的過程中，對檔案文件的預檢工作還需要各參建單位積極配合，檔案管理員按照國家規定的檔案建設要求整理出相關的規范，并針對當前項目的實際情況，整理出需要整改和補充的內容，與各分包方和參建方共同來完善，同時檔案管理員應嚴格卡控項目資料的質量，各分包方和參建方提供的竣工材料都應通過檔案管理員的核準后方可結算，以此來保證竣工資料的質量。

3.6加強信息化技術應用

當前社會信息技術持續發展，各類信息整合平臺也逐步普及，電子信息技術的檔案管理平臺可以滿足檔案管理的需求，企業可以利用電子平臺對整個項目進行電子化的管理，這樣不僅可以使得檔案管理更加規范，還可以節約人力成本。

結束語

綜上所述，工程總承包項目檔案是項目建設維護的重要依據，是項目質量管理的重要憑證。目前工程總承包項目檔案管理的重點內容是提高項目檔案內容的完整性、準確性和系統性，這樣才能保障總承包工程項目的穩定開展，提高項目建設管理的安全性、連續性和科學性。

參考文獻

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