新時期辦公室行政事務管理思路研究

馮海燕 徐剛 王靜 邢亞磊

摘要：辦公室行政管理工作對于單位有著重要影響，需要引起關注。同時，辦公室行政事務管理屬于行政事務管理的關鍵內容，可以發揮自身的協調作用。辦公室管理工作有著較強的綜合性，而且有著廣泛的接觸面。相關人員需要承上啟下，加強各部門的聯系。辦公室工作人員工作范圍比較廣，同時需要參與政務，所以需要進行有效協商和工作落實。

關鍵詞：辦公室 行政事務 問題

在當前的發展中，辦公室的職能受到了一定的重視，并且在單位中發揮了不可替代的關鍵作用和調節作用。在辦公室行政事務管理工作中，涉及到文化傳播、職員溝通以及人員調配等方面的內容。辦公室行政管理工作比較零碎和復雜，所以相關人員需要加強對業務細節的研究。

一、辦公室行政事務管理工作的主要內容

在一開始設置辦公室的時候，其職能方向的定位就是管理和執行，輔助一些調研的功能[1]。辦公室的日常主要工作就是針對整個單位的行政運作情況進行監督和協調，如后勤保障、業務往來人員的招待和登記、簽署流程的監督、文件起草等，這些事務或大或小、或對內或對外，都需要辦公室的參與。正是因為如此，一個高效有序運轉的辦公對單位的運作順暢程度有著舉足輕重的作用，可以促進整個單位的可持續發展。在單位組織中，辦公室的重要性體現在方方面面，尤其是上傳下達上。對下要結合實際情況執行上級所有命令，與此同時，還要展開民意調研和信息搜集工作，向上級及時反饋群眾的實際需求。對上要給領導和管理人員出謀劃策，使其能夠做出正確的決策[2]。在單位內部溝通和運作上，辦公室是一個重要的環節。雖然辦公室行政事務管理工作比較瑣碎，甚至有些工作還是重復的，但是其重要性卻是不容忽視的。正是因為如此，辦公室行政事務管理人員對于辦公室在單位中的地位以及管理任務要有一個清楚的、充分的認識，只有這樣才能建立全面的、科學的服務理念，實現辦公室行政事務管理工作形象和工作效率的有效提升。作為一個強大的綜合權力部門，辦公室主要負責單位內部的協調和溝通工作。因此，在辦公室行政事務管理工作中，工作人員要對各個部分的建議以及意見進行全面收集，對上對下都要提供最好的服務。

二、新時期背景下辦公室行政事務的有效管理思路

（一）科學定位辦公室行政事務管理目標

明確的管理目標可以為管理工作的順利開展提供明確的方向，就目前辦公室行政事務管理工作情況來看，目標定位不明確是一個非常突出的問題。這個問題若不予以解決，辦公室行政事務管理工作效率和管理水平很難從根本上得到提升。換言之，如果管理目標不明確，即使采取最先進的管理理念和管理方式也無濟于事。這主要是因為辦公室是單位內部溝通和協調的樞紐，也是一個核心部門。辦公室行政事務管理人員的工作量比較大，如果對你管理職能和管理目標不能明確定位的話，將會造成責任不清、工作混亂的局面，新時期的辦公室行政事務管理的改革和創新需求也就無法得到滿足[3]。因此，單位必須要重視辦公室行政事務管理工作，只有從思想上重視才能加大資金投入力度和關注力度，將崗位隨意安排的不良現狀徹底改變。在實際工作中要認真查看是否存在管理無序以及職位交叉等問題，并在這個基礎上進行有效的整改和調整，保證權責清晰。應用這種方式可以實現辦公室行政事務管理效率和管理水平的有效提升，讓辦公室行政事務管理工作具有更強的針對性。為了使管理目標的定位準確性得到進一步強化，單位還要針對辦公室行政事務管理的職能以及重要性加大宣傳教育力度，確保單位各個部門工作人員能夠積極配合辦公室行政事務管理工作[4]。

（二）建立完善的辦公室行政事務管理機制

完善的辦公室行政事務管理機制可以實現管理工作的規范化、科學化。就現階段辦公室行政事務管理工作情況來看，很多單位的辦公室管理效率低、管理水平低，歸根究底，主要是管理流程不嚴格，管理過程存在較強的隨意性，導致單位的各項工作不符合規范規則和規章制度。因此，辦公室要針對辦公室行政事務管理機制進行不斷完善，確保單位的各項規范流程以及制度規章都能得到有效落實。首先，單位要從實際出發，對當前辦公室行政事務管理中的不足和缺陷以及績效情況等做到深入了解，有利于后期在管理方法和管理內容上的創新，使辦公室行政事務管理工作能夠有效適應單位的日常運轉。其次，單位要采取民主化的管理方式，讓全體員工都能積極履行建議和參與的職能，參與到單位各項工作流程規范化處理以及行政管理事務制度規范制定過程中。對于工作人員的意見和建議，單位要做到細致、耐心、全面地傾聽，為規范流程體積制度規章的落實打好牢固的基礎。最后，單位還要針對獎懲制度進行落實，通過獎懲制度對辦公室行政事務管理模式進行健全，對工作人員以及職能部門的職責進行規范，為新時期下辦公室行政事務管理工作的效率和質量提供可靠的保障[5]。

（三）辦公室行政事務管理人員綜合素質

在辦公室行政事務管理工作中，工作人員發揮主體作用，其綜合素質直接決定了管理工作效率和管理水平。因此，要想做好新時期辦公室行政事務管理工作，單位必須要采取措施不斷提升管理人員的綜合素質。很多辦公室行政事務管理工作效率低，究其根源，與管理人員管理理念落后、管理方式滯后有著很大的關系。機關單位要及時發現管理人員在辦公室行政事務管理工作中存在的問題和不足之處，加強對辦公室行政事務管理人員素質能力的有效分析，找到管理人員素質和能力方面存在的缺點，在這個基礎上制定針對性的培訓方案。在實際培訓過程中，機關單位要對管理人員的專業業務素質的培養給予充分的關注，要求管理人員了解并掌握辦公室行政事務管理的理論知識，提升其管理實踐技能，同時還要不斷提升管理人員創新能力、應變能力、交往溝通能力等多方面的素質。除此之外，機關單位還要對辦公室行政事務管理人員的道德素質的培養給予充分的關注，不斷提升管理人員愛崗敬業意識和責任意識。

（四）建立信息化辦公室行政事務管理系統

在信息技術快速發展的今天，機關單位的辦公室行政事務管理工作人員也要順應時代的發展潮流，與時俱進，加快辦公室行政事務管理工作與信息技術的融合力度，建立信息化辦公室行政事務管理系統。這樣不僅可以節省人力資源物力資源，還能從根本上提升辦公室行政事務管理效率和管理水平。機關單位要對此予以重視，在資金和技術方面給予大力支持，在現代化管理體系中納入網絡信息系統以及計算機設備，為機關單位各項工作的順利和高效進行提供可靠的保障。除此之外，由于信息技術具有虛擬性的特點，所以機關單位在建設信息化過程中要對網絡安全予以重視，邀請專業性的技術人員負責信息安全以及網絡安全的運作。

三、結語

綜上所述，在任何一個單位中，辦公室行政事務管理都是基本的工作任務之一。新時期下，機關單位要重視辦公室行政事務管理工作，從管理目標、管理方式、管理內容等各個方面進行創新和改革，從而達到提升辦公室行政事務管理效率和管理水平的目的。

參考文獻：

[1]顧朦.企業辦公室行政事務管理工作的認識研究[J].建材與裝飾，2017，（17）：166-167.

[2]陳燕.對企業辦公室行政事務管理工作的認識及探討[J].中外企業家，2017，（10）：93+95.

[3]胡宏偉.對企業辦公室行政事務管理工作的認識及探討[J].現代國企研究，2015，（14）：35.