淺析企業如何做好合同管理工作

齊霞

摘 要：在當下激烈的市場競爭中，企業提高核心競爭力離不開對合同風險的控制與預防。如果因為合同文本條款存在較大疏漏或者是使用合同文本上的失誤而使合同不嚴謹，存在風險隱患，那么在執行過程中容易出現難以挽回的損失，從而影響企業經濟利益的最大化。因此，企業有必要盡可能地避免由于合同文本原因造成的潛在風險，合同文本的標準化發展已是大勢所趨。所謂標準合同，是指具備某類交易必備條款、可反復使用，在企業內部正式發布的標準化合同文本。

關鍵詞：企業;合同管理;措施

隨著契約精神的深入人心，合同成為當事人在各種經濟活動及利益來往中確保自身利益的重要方式。合同規定著合同雙方所擁有的權利與所需承擔的義務。然而，我國現代企業的合同標準化的管理有待完善與探討，合同管理在具體的實施中仍存在合同制定不規范、合同條約的執行不深入、合同管理人員的責任分工不明等問題。因此，應該從建立健全合同標準化管理機構、完善合同標準化管理的實施流程這兩大方面入手，推動企業建立和推行合同標準化管理，以提高其合同管理水平，促進企業的良性運行和持續發展。

1 合同管理標準化對于企業發展的重要作用

1.1有利于降低合同管理的溝通成本

溝通與協作是合同管理的重要方式。在企業內部，實行合同標準化管理可以將合同各項業務內容和部門關系進行有效對接，同時，標準化的管理對相關部門的具體責任和工作流程等內容都給予了明確的規定，有利于合同管理的統一實施，促進了企業管理逐步實現制度化與自動化的目標。在企業外部，實行合同標準化管理可以協調企業與合作方的管理，合同實行標準管理可以使其滿足相關法律和合作方的要求，有利于企業優化管理模式，增強市場適應能力，同時標準管理幫助企業解決原物料、配套產品、外購等管理問題，有利于企業加強供應鏈，提高經濟效益。

1.2有利于規范合同管理流程

合同管理標準化，可以明確規定相關部門在合同談判、審核、簽約、履行等環節的相應責任，對條款要求等也會有一定的限制，并形成標準化的合同管理流程，避免發生合同管理人員不能有效發揮功能的現象，促進整個合同管理程序有序進行。

1.3有利于企業規范和發展電子商務領域

隨著計算機技術的普及，電子商務為現代企業的經營帶來了前所未有的沖擊，當然電子商務的出現也為現代企業轉變傳統的經營方式，提高管理效率創造了新路徑。合同管理標準化的開展有利于電子商務規范貿易程序、改進管理模式。且隨著網絡用戶的逐年增長，電子商務所要面對的客戶越來越多，合同就成了開展合作時的具有法律效力的相關憑證及安排合作事宜的重要說明，因而合同管理的水平必須提高以適應電子商務領域的發展要求。此外，合同標準化有利于規范合同文本，提高企業預防欺詐的水平，且其操作簡便，可以節省大量的管理時間，提高了企業管理效率。

2 企業合同管理體系優化建設的策略

2.1合同管理人員優化

企業要從三個方面進行合同管理人員優化，從而提升合同管理相關工作人員的工作能力。第一，做好選拔工作。企業要設置專門的管理人員來管理合同，在選拔時要注重被選拔者的工作能力和工作態度，并且要進行職業素養考核和信息技術考核，保證選拔出來的是高素質、高技術的合同管理人員，從而提升合同管理的效率。第二，做好審查工作。企業要定期審查合同管理人員的工作，對于工作態度不好，工作績效差的管理人員，要罷免其職務，同時要選拔新的管理人員填補空位，這樣才能實現高效的合同管理。第三，做好培訓工作。企業要定期培訓合同管理人員，要宣傳合同法規，要利用外部培訓和內部培訓相結合的方式來提升管理人員的合同法律知識水平和合同簽訂技巧。

2.2合同管理制度優化

合同管理制度是合同管理人員管理合同時的依據，也是企業約束合同管理人員的重要工具。企業要優化合同管理制度，提升合同管理制度的價值。首先，企業要建立合同管理責任制度。企業要將各個部門和合同管理過程相連接，讓各個部門互相協作，確保權責分明，保證合同管理順利進行，讓合同能夠快速完成。其次，企業要建立合同審批制度。企業要通過審批制度來保證合同內容的實效性，確保合同能夠為企業帶來收益，同時通過審批制度來審查企業財務狀況，確保合同能夠和企業實際情況相符，保證合同的實際作用。最后，企業要建立合同管理獎懲制度。企業要通過獎懲制度來提升員工的工作積極性。對于管理水平高，管理績效良好的管理人員要進行獎勵，對積極配合合同管理工作的部門和人員也要獎勵，這樣才能讓激發公司整體隊伍的工作積極性。

2.3合同管理流程優化

企業要做好合同管理流程優化，保證合同管理的作用，實現合同管理的優化目標。在合同簽訂之前，企業要根據雙方的實際情況來擬定合同，同時可以將高質量的合同作為范本存進合同檔案庫，為后續的合同制作提供便利。企業要考慮法律對合同的相關要求，確保合同的法律效力，讓合同能夠發揮出正常作用。在合同簽訂期間，企業要和交易方共同協定合同的具體內容，同時要對交易方的資格進行評估，確保交易方的簽訂有著實際作用，避免合同失效的風險。在合同履行期間，企業要重視工作進度，監測交易方是否履行合同，做好合同履約記錄。如果出現合同變更的情況，要保證雙方都能接受更改后的合同。如果雙方出現合同變更分歧，那么就要按照原合同履行義務，這樣才能制止雙方的違約行為。

2.4立合同管理的監督體系

（1）合同執行部門的負責人及分管領導對各自分管事項具有監督檢查的權利和義務;合同專用章保管、使用的部門負責人應定期或不定期監督，確保合法使用與保管。（2）財務部門應不定期對合同管理進行監督、檢查。（3）紀檢監察，審計部門應將合同管理的審計作為工作內容之一定期或不定期監督檢查。（4）外部的會計師事務所、政府審計、其他政府部門的各種審計監督檢查等。

結論

企業合同管理體系優化建設是企業規避合同風險的重要舉措，也是實現企業合同管理目標的重要途徑。企業要在管理人員、管理制度、管理流程三個方面進行優化，要遵循實效性原則、適用性原則、層次性原則，這樣才能提升合同管理的價值，才能凸顯優化的實際意義。

參考文獻

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