信息時代檔案管理工作創新研究

摘?要：隨著信息時代發展，對檔案管理工作的要求也不斷增加，檔案管理工作的重要性也不斷顯現。本文從分析檔案工作管理出現的問題入手，對檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新進行了探討分析，對于提升檔案管理水平有一定的參考價值。

關鍵詞：檔案工作;管理體制;運行機制改革;創新

一、 引言

現階段各行業都加大了對人事檔案管理工作的投入力度，努力的提高人事檔案的管理水平。同時加大力度推動人事檔案信息化建設的進程，確保人事檔案能夠更好的滿足市場發展的需求。在這種大背景下，需要加快推動人事檔案工作管理體制的改革和創新，確保人事檔案的作用更好的發揮出來。

二、 檔案管理工作中體制和運行機制方面存在問題

一是對檔案管理工作不夠重視，就直接導致了檔案管理人員對于檔案的管理意識不是很強烈，造成了主要表現為檔案利用率低下的一系列的問題。事實上檔案工作對于本單位的各項活動的進行有著重大的意義。檔案工作人員應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。檔案信息資源的有效利用可以為本單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。

二是檔案管理制度不健全。導致了很多的檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等工作做得不夠好，從而造成了流失，積壓，用的時候很難找尋等問題。很多單位雖有制度，但是監管執行的力度確不夠，從而使制度形同虛設，檔案管理工作效率也提高不上來。如檔案管理人員責任心不強，文件資料規程如山，整理不及時;檔案資料收集不全，丟失嚴重;借出的檔案不發行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向;還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作自己有利的證據，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

三是新設備、新技術的運用不夠。在當前的檔案管理當中，導致檔案管理工作效率低下的一個很重要的原因就是新設備、新技術的運用不夠。隨著科學技術的發展，管理的方式大多數以計算機和網絡技術的應用中得到了全方位的升級和改造。但是在檔案管理工作上，由于沒有足夠重視，其計算機和網絡化水平跟不上，有些單位甚至為了節約管理成本而沿用傳統的手工收集管理的方式，從而大大影響了檔案管理工作的效率，有些時候也影響了效率。

三、 加強檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新的建議

一是案管理工作的規章制度“法制化”。要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。

二是整合檔案資源“全面化”。集中統一管理是我國檔案管理工作指導思想。實行集中統一的檔案管理體制，與我國的經濟基礎相適應，符合我國現行國家制度、宏觀管理原則。繼續堅持集中統一管理的指導思想，繼續加強對檔案信息資源的管理和開發利用，維護黨政檔案的歷史的有機聯系。在此原則的指導下，有效整合檔案資源，建設“大檔案”就是要打破檔案接收和利用中的時間、區域、全宗界限，廣泛整合全部檔案資源。建設“大檔案”可以有效實現國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。

三是管理體制“多樣化”。市場化帶來了檔案所有權的多元化，檔案所有權的多元化帶來檔案管理體制的多樣化。單一的檔案管理體制已經不能滿足檔案管理工作的需求，需要建立一個多樣的檔案管理體制，來適應形式多樣的文件檔案管理工作。比如，對于非國有企業的各種檔案，不需要統一由國家政府來管理，可以鼓勵他們建立自己的檔案管理體制。

四是檔案管理“一體化”。文檔管理一體化不僅僅是業務的問題，也是體制上的問題，文件工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文件工作的發展。我國應該把文件管理和檔案管理看成是一個統一的系統工程，并且采用統一工作模式、制度以及管理方案對兩者相互連接的工作程序進行控制，從而加強檔案部門對文件管理的超前控制，確保檔案的高質量，以減少檔案部門的工作程度，避免工作人員的重復工作。所以在各單位、團體、企業的內部建立起各自的文件實時歸檔制度，把文件部門和檔案部門合二為一，在企業和單位的內部構件關安管理一體化的平臺。另一個方面，緊密結合各地區、各單位、各區域的實際情況，建立檔案管理中心、文件管理中心，充分的發揮集約的優勢，有效的降低運行的成本，與此同時，為檔案管理機構的設施提供新方法。

五是檔案管理“信息化”。檔案管理有比較長的發展史，但是傳統的檔案管理工作在信息化時代遇到了很多挑戰。如何創新工作方法，讓檔案管理工作與時俱進是檔案管理人員需要研究的重要課題。創新是時代發展的主題，信息化時代的主要特征是信息技術革新非常快，學會創新，增強在新環境下的適應能力和學習能力特別很重要。做好檔案管理信息化的工作是時代的客觀需要。理清檔案管理的內容，直面檔案管理信息化過程中的問題，積極采取措施解決，就為檔案信息管理信息化的發展奠定了堅實的基礎。科技的發展，信息化技術的提高，互聯網的產生和應用，檔案管理也隨著信息技術的變化發生了在革新變化。檔案管理要保留傳統檔案管理方式中的優良方法，同時與時俱進開拓創新。運用信息技術進行檔案管理，能夠提高檔案管理工作的效率，增大檔案信息的存儲容量，保證檔案資料保存的完整性。

四、 結束語

綜上所述，目前我國檔案管理體制仍然存在很多不足，尚不完善，因此，對現有體制進行改革顯得尤為重要。在檔案管理體制改革中，我們要意識到這是一個全面系統的工作，是在原有的體制上逐步探索、逐步完善和逐步實現的過程。

參考文獻：

[1]蔣國勇.從數字檔案館建設看我國檔案管理體制[J].檔案學研究，2016（4）.

[2]龐海青.網絡環境下高校檔案工作的思考[J].蘭臺世界，2015（14）.

作者簡介：王娟娟，山東泉興能源集團有限公司。