基于財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)多維精益的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)探討

付芳 龔賀 程平

【摘 要】隨著改革開放，我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展，在國內(nèi)企業(yè)里形成了一種新的財(cái)務(wù)管理形式--財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，該模式為會(huì)計(jì)檔案電子化處理提供了特定的選擇。本文將詳細(xì)探討現(xiàn)今在財(cái)務(wù)共享模式下大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案存在的問題以及提出改善措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式;電子會(huì)計(jì)檔案;改善措施

1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式概述

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)以及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理，通過優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量與效率提升，進(jìn)而降低了企業(yè)運(yùn)營成本等。總的來說，就當(dāng)前狀態(tài)看，我國企業(yè)已經(jīng)逐步使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，特別是在省會(huì)城市，已有明顯的效果，從市場經(jīng)濟(jì)的角度上來看，財(cái)務(wù)共享中心已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部和外部客戶提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)模式。

2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理的特點(diǎn)

企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理是指將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)匯總，并對會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行分析、處理。一般財(cái)務(wù)共享模式的企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

2.1便捷性。

電子會(huì)計(jì)檔案便于攜帶，企業(yè)將原始會(huì)計(jì)憑證掃描上傳至財(cái)務(wù)共享平臺，電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行處理生成賬表，最后生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等各種報(bào)表。另外，企業(yè)可以直接通過銀企直接獲得完整的銀行電子回單，并根據(jù)銀行電子回單生成會(huì)計(jì)電子憑證，進(jìn)行電子對賬[1]。

2.2實(shí)時(shí)性。

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)更新，但財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理可以進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，生成各類報(bào)表。舉個(gè)例子，員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)可以根據(jù)報(bào)銷內(nèi)容選擇模塊，并根據(jù)報(bào)銷金額以及事項(xiàng)進(jìn)行填寫。財(cái)務(wù)部門只需要將云平臺系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)與員工填寫的報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行核對即可，如信息沒有問題就可以上傳到銀行系統(tǒng)，銀行系統(tǒng)將直接支付費(fèi)用。最后云平臺系統(tǒng)會(huì)根據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)電子憑證，形成會(huì)計(jì)檔案[2]。

2.3高效性。

財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、分析、處理、利用等，提高了檔案管理的效率，使檔案管理具有高效性。傳統(tǒng)的檔案管理需要消耗大量的時(shí)間、精力、人力、物力，打印大量的電子憑證[3]。

另外，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享。

3.財(cái)務(wù)共享模式對于財(cái)務(wù)管理的優(yōu)勢分析

3.1有效的提升財(cái)務(wù)管理效率

財(cái)務(wù)共享模式可以依賴信息技術(shù)，從而將企業(yè)財(cái)務(wù)部門工作全面落實(shí)，這樣實(shí)現(xiàn)了碎片化、復(fù)雜化的數(shù)據(jù)整合分析，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成，在降低了財(cái)務(wù)工作人員的工作量的前提下，同時(shí)還提高了工作效率。

3.2降低財(cái)務(wù)管理成本

財(cái)務(wù)共享模式可以降低管理成本所產(chǎn)生的實(shí)際成本，可以減少企業(yè)不必要的浪費(fèi)或支出，其中最直觀的就是降低人力成本。在業(yè)務(wù)總量不變的情況下，使人工成本減少，有利于人力資源支出，從而降低了管理成本[4]。

3.3有利于完善財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制

財(cái)務(wù)共享模式不僅實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的優(yōu)化，還提升了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程質(zhì)量和管理水平。將財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)管理中會(huì)促進(jìn)流程想系統(tǒng)化方向發(fā)展，可以將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)分散的工作整合到一起，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的利用率，促使財(cái)務(wù)管理向更加專業(yè)的方向發(fā)展。

4.財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案管理注意的問題以及相應(yīng)對策

4.1會(huì)計(jì)電子檔案安全設(shè)置。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身就存在著一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電子檔案只需要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)即可，但財(cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)檔案必須要與外網(wǎng)鏈接，由于電子會(huì)計(jì)檔案管理依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在，所以平臺系統(tǒng)接口存在著病毒感染、黑客入侵、木馬攻擊等情況，從而會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案發(fā)生更改。其次，內(nèi)部管理人員的操作不當(dāng)?shù)男袨橐矔?huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)損壞、資料缺失。第三需要注重電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，需要設(shè)置防讀寫功能，防止檔案被篡改、刪除等情況。第四要有信息確認(rèn)技術(shù)，例如：簽名技術(shù)、認(rèn)證機(jī)制、水印技術(shù)等等，這樣可以對電子文件的信息進(jìn)行有效的保護(hù)。

4.2企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)章制度。

在如今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子會(huì)計(jì)檔案是一種趨勢與潮流。但是還有很多企業(yè)的高層管理人員思想還是保守的，他們還沒有意識到會(huì)計(jì)電子檔案對企業(yè)的重要性。大型企業(yè)需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)這種“變革”。首先必須要結(jié)合自身的發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)特征從而制定財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度。規(guī)章制度主要是針對管理職責(zé)、操作權(quán)限、業(yè)務(wù)規(guī)模等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。

4.3企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理的績效考評。

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺后，要進(jìn)行績效考評，可以與收入、利潤、各部門的業(yè)績建立聯(lián)系。財(cái)務(wù)共享模式對企業(yè)電子檔案管理人員提出了更高的要求。首先要求電子檔案管理人員需要具備會(huì)計(jì)電子檔案管理的意識，要求會(huì)計(jì)電子檔案管理人員掌握會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用、管理系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的專業(yè)知識，做好保密工作、廉潔奉公、遵守法律法規(guī)、保證工作的紀(jì)律性。從企業(yè)的角度考慮，設(shè)計(jì)績效考核指標(biāo)會(huì)激勵(lì)員工的斗志，挖掘員工潛力，并可以不斷的督促使其提高服務(wù)水平。

4.4信息系統(tǒng)接口不易對接。

財(cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)檔案信息需要在不同的系統(tǒng)之間進(jìn)行傳遞，一旦這些系統(tǒng)不能進(jìn)行無縫對接，則系統(tǒng)之間的信息就無法傳遞，導(dǎo)致共享難以實(shí)現(xiàn)。因此要充分的考慮到數(shù)據(jù)信息在不同的部門之間連接，規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案的文件格式、頻率等，制定會(huì)計(jì)檔案的接入標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、銀企系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)等信息進(jìn)行無縫銜接，使會(huì)計(jì)電子檔案順利歸檔。

5.結(jié)束語

數(shù)據(jù)作為這個(gè)時(shí)代的新工具正在默默的影響著企業(yè)，企業(yè)應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理的環(huán)境，將紙質(zhì)版檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子版數(shù)據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)不僅能降低辦公生產(chǎn)成本，而且還節(jié)約了人力、物力、時(shí)間，從而提高了企業(yè)效率。總的來說，在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施不長，網(wǎng)絡(luò)安全性、企業(yè)內(nèi)部的制度問題、檔案管理人員的操作等等，使電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、完整性以及可用性面臨著全新的挑戰(zhàn)，因此如何在財(cái)務(wù)共享模式的前提下發(fā)展電子會(huì)計(jì)檔案管理對我們來說仍是一個(gè)研究的重點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]程平，崔納牟倩。大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2016（13）：127-129.

[2]劉潔，顏國新，王蕾。電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作芻議[J].山西檔案，2014（2）：61-63.

[3]趙飛飛，丁麗萍，財(cái)務(wù)共享服務(wù)下新型財(cái)務(wù)管理模式研究[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2019，（6）：：144-145.

[4]劉繼紅，集團(tuán)性企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的利弊研究[J].企業(yè)改革與管理：此案為審計(jì)，2019（04）.

作者簡介：

付芳（1985-），女（漢族），河北省滄州市滄縣人，河北農(nóng)業(yè)大學(xué)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)市場營銷與物流管理方向，碩士，主要從事財(cái)務(wù)信息化研究，福建億榕信息技術(shù)有限公司工作。發(fā)表論文《河北省奶牛養(yǎng)殖小區(qū)建設(shè)補(bǔ)貼政策效果評估及對策研究》、《基于供應(yīng)鏈管理的低碳經(jīng)濟(jì)體系研究》等。

（作者單位：福建億榕信息技術(shù)有限公司）