淺談信息化系統(tǒng)在預(yù)算管理中的應(yīng)用

摘 要：預(yù)算作為一種管理計(jì)劃、管理協(xié)調(diào)、資源配置、自我控制與管理的內(nèi)控手段，在國(guó)有企業(yè)、大型民營(yíng)企業(yè)多有應(yīng)用。企業(yè)信息化水平的不斷提高，信息系統(tǒng)的高度集成化、高度智能化，為企業(yè)實(shí)施預(yù)算管理提供了更精準(zhǔn)、更豐富的數(shù)據(jù)支撐，更智能的內(nèi)部控制手段，不僅使得預(yù)算目標(biāo)決策有數(shù)可依，而且使預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析更智能、更高效。信息系統(tǒng)作為企業(yè)實(shí)施預(yù)算管理與控制的工具與平臺(tái)，有效促進(jìn)了年度預(yù)算目標(biāo)的達(dá)成。本文淺談LXJT公司在預(yù)算目標(biāo)確定、預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析環(huán)節(jié)信息化系統(tǒng)發(fā)揮的作用。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理;信息化系統(tǒng);管理計(jì)劃

LXJT公司作為以產(chǎn)定銷，集資金密集型、勞動(dòng)密集型為一體的跨行業(yè)、跨產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，如何借助信息化系統(tǒng)，以預(yù)算管理為控制手段，確保集團(tuán)職能部室和事業(yè)部，以完善全面經(jīng)營(yíng)核算體系為導(dǎo)引，穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)，控制市場(chǎng)和信用風(fēng)險(xiǎn)，確定年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)呢？

一、 以高度集成辦公系統(tǒng)與經(jīng)營(yíng)核算系統(tǒng)為支撐，實(shí)施系統(tǒng)授權(quán)審批控制與不相容崗位分離控制，提升工作效率，控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

集團(tuán)公司以O(shè)A辦公系統(tǒng)和SAP系統(tǒng)為支撐，實(shí)施不相容業(yè)務(wù)智能授權(quán)傳輸與分離控制，實(shí)現(xiàn)了共享信息在不同系統(tǒng)間的智能傳輸控制與自動(dòng)記賬。在OA系統(tǒng)中設(shè)置業(yè)務(wù)流程授權(quán)審批，在SAP系統(tǒng)中設(shè)置不相容職業(yè)務(wù)分離控制，手機(jī)端和電腦端業(yè)務(wù)均可授權(quán)審批，提高了審批決策效率，控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。如SAP系統(tǒng)設(shè)置無(wú)購(gòu)置申請(qǐng)，無(wú)法創(chuàng)建采購(gòu)訂單，無(wú)采購(gòu)訂單無(wú)法收貨，無(wú)驗(yàn)收決策無(wú)法領(lǐng)用出庫(kù)等風(fēng)險(xiǎn)控制。真正實(shí)現(xiàn)了職責(zé)清晰、授權(quán)明確，不相容業(yè)務(wù)相互分離與制約的管理控制，有效規(guī)避了無(wú)計(jì)劃采購(gòu)、不合格物品的使用的風(fēng)險(xiǎn)。

為物料、供應(yīng)商、客戶、公司等事項(xiàng)創(chuàng)建編碼，并對(duì)庫(kù)存實(shí)施批次管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司內(nèi)部物料、供應(yīng)商、客戶、價(jià)格等信息共享與資源調(diào)配。領(lǐng)料員根據(jù)系統(tǒng)庫(kù)存，在系統(tǒng)中發(fā)起領(lǐng)料或購(gòu)置審批，保管根據(jù)領(lǐng)料審批發(fā)貨出庫(kù)，無(wú)紙化辦公提高了領(lǐng)料的效率，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)。物料缺貨時(shí)由需求部門(mén)或倉(cāng)儲(chǔ)人員在SAP系統(tǒng)中填寫(xiě)物資需求計(jì)劃，按固化的系統(tǒng)授權(quán)，信息智能傳輸?shù)讲少?gòu)員，采購(gòu)員整合需求計(jì)劃后，系統(tǒng)智能選取招標(biāo)、詢比價(jià)、年度合同等采購(gòu)方式。采購(gòu)信息由SAP系統(tǒng)智能傳遞到OA系統(tǒng)進(jìn)行招標(biāo)、合同簽約等流程審批，并在系統(tǒng)中提示業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的狀態(tài)，如“××招標(biāo)需提報(bào)申請(qǐng)，招標(biāo)審批完成，合同簽批完成”。創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，SAP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)匹配OA系統(tǒng)中的合同價(jià)格與數(shù)量，規(guī)避了合同價(jià)格、數(shù)量與訂單價(jià)格、數(shù)量不一致的風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)訂單收貨后系統(tǒng)自動(dòng)生成凍結(jié)狀態(tài)的入庫(kù)數(shù)，檢測(cè)員將檢測(cè)結(jié)果輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)匹配檢測(cè)結(jié)果與驗(yàn)收批次，自動(dòng)決策是否解除庫(kù)存凍結(jié)狀態(tài)，有效規(guī)避了不合格物料被使用的風(fēng)險(xiǎn)。

二、 搭建邊際效益模型，將敏感指標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)固化，進(jìn)行系統(tǒng)預(yù)警、決策控制，確保目標(biāo)達(dá)成

面對(duì)下屬預(yù)算單位提報(bào)的管理目標(biāo)，管理層面如何評(píng)判數(shù)據(jù)的合理性和高效審批決策呢？LXJT公司借助系統(tǒng)數(shù)據(jù)計(jì)算出利潤(rùn)盈虧平衡點(diǎn)、邊際成本、邊際貢獻(xiàn)等，通過(guò)邊際經(jīng)濟(jì)指標(biāo)計(jì)算，搭建邊際效益的數(shù)學(xué)模型，將影響企業(yè)目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵因素做可視化的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)與設(shè)置，將敏感指標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)固化到系統(tǒng)。如庫(kù)存限額、產(chǎn)品合格率、殘次率、回收率增減，對(duì)成本影響額以及利率、匯率變化對(duì)企業(yè)現(xiàn)金流、利潤(rùn)的影響額。為企業(yè)定制數(shù)學(xué)模型，不僅能利用敏感指標(biāo)圖標(biāo)進(jìn)行高效決策，調(diào)配企業(yè)資源，而且能利用系統(tǒng)控制部分管理目標(biāo)的達(dá)成。

系統(tǒng)預(yù)算管控功能設(shè)置取決于業(yè)務(wù)需求及關(guān)鍵控制點(diǎn)，LXJT已在系統(tǒng)中將涉及大額投資項(xiàng)目及汰換固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)、管理費(fèi)用、維修費(fèi)用等業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)嵌入預(yù)算控制。對(duì)于無(wú)預(yù)算、超出預(yù)算的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動(dòng)限制或控制流程通行，對(duì)于固定資產(chǎn)采購(gòu)、項(xiàng)目投資、管理費(fèi)用、維修費(fèi)用等業(yè)務(wù)，在需求計(jì)劃、采購(gòu)訂單創(chuàng)建、合同簽約、報(bào)賬審批等環(huán)節(jié)中設(shè)置不允許無(wú)預(yù)算的業(yè)務(wù)在系統(tǒng)填報(bào)相關(guān)申請(qǐng)或?qū)τ诔鲱A(yù)算事項(xiàng)系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)特殊審批，確保預(yù)算實(shí)施時(shí)各種信息有效傳遞與溝通，避免“先斬后奏”的風(fēng)險(xiǎn)。

三、 系統(tǒng)中實(shí)施預(yù)算編制、分析、考核，提高預(yù)算編制、分析、考核效率

LXJT是以預(yù)算產(chǎn)量為起點(diǎn)的公司，預(yù)算管理委員會(huì)依據(jù)敏感指標(biāo)分析圖標(biāo)，確定預(yù)算產(chǎn)量。產(chǎn)量輸入系統(tǒng)后，系統(tǒng)根據(jù)BOM數(shù)據(jù)及其他關(guān)聯(lián)指標(biāo)自動(dòng)計(jì)算原輔料的用量、企業(yè)資金需求。資金的籌資、融資預(yù)算數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)能自動(dòng)計(jì)算出資金成本，預(yù)測(cè)利潤(rùn)表及現(xiàn)金流量表。在手工編制預(yù)算時(shí)，預(yù)算產(chǎn)量的調(diào)整時(shí)，會(huì)涉及變動(dòng)因素較多、信息計(jì)算量較大，使用Excel匯總整合多重多接口數(shù)據(jù)效率較低，單個(gè)產(chǎn)量指標(biāo)變動(dòng)會(huì)要一周左右才能計(jì)算出精準(zhǔn)的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，實(shí)施在系統(tǒng)中完成預(yù)算編制工作后，集團(tuán)與事業(yè)部的盈虧指標(biāo)會(huì)即時(shí)出結(jié)果，大大提高了預(yù)算編制效率與決策效果。

SAP系統(tǒng)不僅已實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算編制、達(dá)成情況實(shí)時(shí)因素分析，而且實(shí)現(xiàn)了與HR系統(tǒng)考核系統(tǒng)的對(duì)接。組織績(jī)效和個(gè)人績(jī)效考核時(shí)，HR系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)抓取預(yù)算指標(biāo)完成信息，按預(yù)先設(shè)置的考核規(guī)則，自動(dòng)計(jì)算與預(yù)算相關(guān)的考核得分。

綜述，提高企業(yè)在預(yù)算管理中風(fēng)險(xiǎn)控制的效率與效果，不管是借助系統(tǒng)信息搭建的邊際成本、邊際效益及敏感的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，進(jìn)行高效決策;還是借助系統(tǒng)實(shí)施預(yù)算編制、控制、分析、考核，均無(wú)法脫離系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能與智能控制功能。所以要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)在管理計(jì)劃、管理協(xié)調(diào)、資源配置、自我控制中的作用，企業(yè)需將信息系統(tǒng)建設(shè)作為一個(gè)體系性的工程來(lái)完成。在信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，做好信息化框架搭建，信息化藍(lán)圖規(guī)劃，全方位、前瞻性考慮業(yè)務(wù)流程，考慮系統(tǒng)的兼容性，為系統(tǒng)再開(kāi)發(fā)升級(jí)預(yù)留數(shù)據(jù)接口。

作者簡(jiǎn)介：劉秋景，新鳳祥控股集團(tuán)有限責(zé)任公司。