淺議檔案利用過程中的保護工作

范文超

【摘要】：近年來，隨著全軍各大單位到我館提供利用室查閱檔案的頻率增加，筆者在提供利用檔案的過程中，發現了一些問題 本文提出了檔案提供利用過程中出現的問題對檔案壽命的影響，分析了檔案提供利用過程中保護檔案的措施。

【關鍵詞】： 檔案利用 保護工作

一、檔案利用過程中出現的問題對檔案壽命的影響

（一）人為因素

1、 檔案利用者檔案保護意識不強。檔案利用者不按照檔案閱覽室的規章制度查閱檔案，比如：在檔案利用過程中，紙質檔案占有較大比重，筆者在接待查檔人員時曾經見過這樣的現象：由于檔案在庫房放置的時間較久，不好輕易翻開檔案，有的查檔人員會用手蘸唾液翻檔案 有的查檔人員在喝水時，會不小心把水浸濕在檔案上，還有的查檔人員在所需復制或摘抄的檔案上做出標記，殊不知，查檔人員的這些無意之間產生的行為，都會影響檔案的保護與安全，對其造成不可挽回的損失。

2、 檔案工作人員素質參差不齊。目前，以我館為例，大部分干部不是檔案專業出身，懂檔案保護技術的人員少之又少。近年來，隨著老同志由于退休等原因，陸續離開我館，出現了人才斷層的現象。近年來，雖然我館信息化建設快速發展，但是忽略了對紙質檔案的保護，在人力、物力、財力上都無法保障檔案保護工作正常開展。

（二）環境因素

檔案利用需要復雜的環境，其中環境對檔案產生的危害有：溫度、濕度、灰塵、光、有害氣體等，這里筆者重點談談灰塵和光對檔案的影響：

1、 灰塵對檔案的影響

空氣中的灰塵是固體雜質，形狀多不規則，帶有棱角，當灰塵落在檔案上后，在檔案的利用過程中，隨著檔案的移動和翻閱，會造成灰塵與檔案的摩擦，這種摩擦會使不同載體的檔案遭到破壞，比如：照片、磁帶、光盤等。

2、 光對檔案的影響

檔案閱覽室大多使用熒光燈照明，熒光燈產生的光源含有少量紫外光，紫外光會對檔案產生不同程度的損壞。比如：紫外光對木質素的紙張破壞性更大，能在較短時間內使木質素變成氧化木質素，使紙張發黃、變脆。光也能使不耐光的字跡褪色。

（二）復印檔案頻率過高

筆者在提供利用的過程中，發現了一些問題。為了減少對原件的損壞，我們主要采用替代法，比如：復印。有的查檔者在查檔完畢后，會要求我們用打印機對檔案進行全文復印，打印機中的高強度照射會影響檔案的壽命，紙質原件會受到損壞。

二、檔案利用過程中保護檔案的措施

1、加強宣傳工作，增強檔案保護意識

首先，強化領導和官兵的檔案保護意識，其次，對查檔者進行檔案安全利用的宣傳和教育。方法一，把利用規范張貼在檔案閱覽室的墻上，讓每一個查檔人員在查檔之前均需瀏覽利用規范。方法二，做一個原始檔案重要性的小冊子，發放給查檔人員，讓更多的人了解檔案工作和檔案的重要性。同時，也能夠理解在提供利用過程中使用計算機屏幕看原文，而不提供紙質檔案的原因。因此，只有通過宣傳與教育，才能提高檔案保護意識，認識檔案保護的重要性。

2、建立電子閱覽室

在檔案利用與保護工作中，要積極利用先進的技術，借助計算機技術、網絡技術等，使檔案數字化。比如：建立電子閱覽室，既可以保護檔案實體，又可以節約查檔的時間。比如：我館自行研發的總裝檔案館信息查詢系統，來我館查閱檔案的人員都愿意使用該系統查閱他們所需的檔案，因為在該系統上看檔案幾乎與實體檔案一致，電子閱覽室的建立，既保護了紙質檔案，又提高了服務利用工作效率。

3、建立專題數據庫

以我館為例，我館先后建立了“干部立功受獎”、“干部任免”、“干部晉銜”等幾十個專題數據庫，專題數據庫的建立，既提高了檔案的查全率和查準率，又保護了紙質檔案。具體的利用環境在滿足了利用人員需要的同時，又最大限度地避免了對檔案在不同程度上的損壞。

二、培養合格的專業隊伍

1、加大在職培訓力度

針對檔案保護人才缺少的情況，我們可以利用全軍唯一設有檔案專業高層次的培訓機構——南京政治學院上海分院，該院校每年舉辦檔案基礎理論與檔案保護的培訓班，舉辦培訓班的目的是為了提升檔案館工作人員的業務能力與檔案保護技術能力。比如：我館已經連續六年向南京政治學院上海分院派人學習。通過學習，使工作人員具有較強的專業技能與較高的服務意識。

2、參加地方檔案館的檔案保護技術學習

積極開展宣傳與教育，學習地方檔案館的檔案保護技術，通過學習，可以增長檔案知識，豐富專業儲備。我館可直接派干部去地方檔案館參加檔案保護技術的學習，來提高檔案工作人員的檔案保護技術能力和檔案業務能力。

3、調動檔案工作人員積極性

檔案工作人員只有具備過硬的政治素質，高度的政治敏銳性，在提供利用工作中做到全心全意為用戶服務，做到不怕苦、不怕累，檔案工作人員具備較強的業務素質，擁有熟悉館藏、檢索各種工具及懂得檔案保護技術的知識，具備善于與利用者溝通，會靈活的處理檔案利用過程中可能出現的問題，充分發揮各個規章制度的作用，借助獎懲制度，責任機制及檢查機制等，對檔案人員進行及時有效的懲處與鼓勵，這樣才能調動檔案工作人員的積極性。

結語：我們在檔案提供利用的過程中雖然能體現檔案的價值所在，但是我們更應該注重檔案的保護工作。檔案的保護不僅需要人力、物力、財力，更需要領導的高度重視。只有領導高度重視，檔案的保護工作才能受到重視。

【參考文獻】：

【1】于天榮.灰塵對檔案的危害及控制，河南科技，1998年第11期

【1】霍焰.淺談檔案利用過程中的保護工作，檔案工作，2011年第4期