集團公司集中采購模式研究

袁云鵬

隨著我國經濟社會的發展，企業集團公司多選擇以集中采購的方式進行集團采買。但是隨著時間的推移，這種采購模式也出現了一些新問題，直接影響集團公司的經濟發展和資金的使用效能。基于目前的形勢，并結合集團公司的實際情況，有必要對集中采購模式進行研究，分析其出現的問題，并且提出可行性的改善措施，最終確保集團公司的集中采購工作更加高效合理，提升集團公司的整體資金使用效能。

一、集中采購的重要性

集團公司的發展過程中，必然會運用大量的物資，因此，集中采購工作就顯得尤為重要。集中采購能避免分散式采購的弊端，不僅可以節省物資的運輸成本，還能夠有效地降低采購的資金花費，減少采購所造成的資金損失，是目前許多集團公司會選擇的采購模式。

二、集團公司集中采購現狀及問題

集中采購有諸多優勢，但是在發展的過程中也出現了一些問題。目前，集中采購暴露的問題主要有：

（一）忽視集中采購工作的重要性

許多集團公司已經組建了獨立的采購部門以及管理部門，也制定了集中采購計劃和規定，但是因為各種原因，比如有的工作人員對自身工作不負責任，集中采購制度不能有效落實，集中采買的價格比散買還要高;有的工作就是為了應付，集中采購中遇到問題，也不會提出建設性的意見，讓集中采購不能高效地執行制度。

（二）采購管理缺乏創新

一些集團公司雖然有集中采購制度，但是采用的卻是傳統的采購模式，生產部門根據自身對物資的需求制定采購計劃書，然后由采購部門進行統籌，接著再在統一的時間里上交到主管領導手中，最后再進行采購工作。這種模式很容易出現庫存積壓的情況，不僅占用了大量的資金，也使得企業的有限庫存空間被不合理占用，對公司的經濟發展造成較大的影響。因此，采購模式要根據公司需求的實際情況進行調整，不能一味地生搬硬套，要為企業利潤最大化作出貢獻。

（三）監管責任落實不到位

集中采購涉及大量的資金，而對一些不安好心的人來說就是一塊大肥肉，因此需要嚴格的監督和制衡。但是有的集團公司，因為采購制度有漏洞，加上采購監管部門不負責任，未實現對采購的全程、實時監控，尤其是針對合同的審查、貨物的驗收等關鍵內容，敷衍了事，或者是怕得罪人，遇到問題裝作沒看見，導致監管形同虛設，讓公司的資金落到了個人的腰包里。不僅導致集團公司的管理水平下降，影響企業整體的管理，也對企業的發展造成不利影響。

三、改善集中采購模式問題的具體措施

為了有效提升集團公司的整體效益，需要對公司的管理進行完善，盡可能解決集中采購出現的問題，促使集團公司能夠較為快速地發展，為公司今后的發展奠定堅實的基礎。

（一）充分利用信息化技術

隨著社會的不斷發展，信息化技術得到快速發展，獲得廣泛應用，因此在集中采購管理過程中也應當合理運用信息化技術。結合目前情況，網上采購成為集團公司集中采購的主要渠道。網上采購的便利較多，無須過多的人手，甚至商品的價格比線下實體店更加優惠，不僅可以為集團公司的集中采購節約時間和成本，還可以為集中采購的監管工作提供條件。在管理過程中，必須要求全過程審核，確保每個環節的透明化，運用完善的制度進行網上采購，杜絕出現個別負責人暗箱操作的情況。

（二）建立健全采購制度

集中采購出現問題的主要原因就是采購制度的不成熟、不健全，有缺陷和漏洞，給人以可乘之機。為了確保采購的順利進行，需要完善集中采購管理制度，對采購的全過程進行監督，在符合相關規定的前提下，制定嚴格的管理程序，使得集中采購的過程中不會出現較大的問題。

首先，明確每個涉及部門的崗位職責，確保各個部門都能堅守自己的職責。其次，要建立績效考核制度，將采購過程中涉及的部門和物資都納入審核范圍內，通過績效考核，使之能為集團公司的采購工作盡心盡力。最后，各個部門在使用公司資料時，需要進行詳細的記錄，并且定期對相關資料進行嚴密的審查，確保公司的采購信息更加安全，避免物資數據出現差錯的情況。

（三）加強和供應商的聯系

采購過程中需要接觸較多的供應商，并且還會和某些供應商有長期的合作，因此，需要營造出公平、公正的競爭環境，嚴格選擇適合集團公司的供應商。嚴格保管與供應商之間的合同，收集各種重要信息，定期審查各項合同內容，對合同內容進行分析，發現有問題的地方要及時更正。如果有糾紛，雙方的相關負責人要多溝通，了解合同內容和實際履行情況，從自身的實際出發，爭取將可能出現的損失降到最低，確保集團公司的經濟效益。

（四）強化流程的管理

采購流程對集中采購管理具有重要的作用。這需要在采購前期制定合理的計劃，依據集團公司對物資的需求量，安排符合實際情況的采購流程，合理地利用資源。明確采購的程序，針對物資的運輸成本、人工成本等，對公司的可儲藏量進行統計，使得采購的物資擁有空間儲藏。采購部門還要明確招標機制，嚴格按照規定和實際情況，務必做到公平、公正，對相關憑證做好保管工作，以便于出現問題能夠及時地查詢。仔細審核項目內容，其中包括采購成本和采購量，盡全力確保審核結構的準確性。采購后期的庫存存放問題也是強化管理的一個關鍵環節，如果不能處理好，不僅會造成庫存壓力，也會導致因物資存放時間過長而出現質量問題，造成損失不說，再處理時耗時耗力，得不償失。關于此可以采取以下措施來降低庫存：一是推行集中倉儲的管理模式，有效地減少供應鏈的長度，使物資需求計劃能更真實地反映需求量，從源頭有效地避免物資的積壓;二是代儲代銷管理模式的應用，企業可以實現零庫存資金占用，大幅度降低產品的倉儲成本，有利于保證原材料的及時供應，在提高工作效率的同時節約采購成本。

（五）提高物資采購人員的專業水平

采購工作是一個專業性很強的工作，需要有專業的采購與招標管理人員。目前，物資采購從業人員的素質距離企業發展的要求還有一定的差距，必須以戰略思維和前瞻眼光，培養和造就高素質新型采購人才。針對這個問題，首先要轉變觀念，促使采購人員參加各種培訓和學習;其次是完善機制，對能將學習成果運用到實際工作中并取得較好效果的崗位人員，給予一定的肯定和獎勵，以增強他們工作的積極性。

（六）加大審計監察管理力度

審計監察部門必須履行職能，充分發揮應有的作用，監督與協助崗位人員完成采購任務。審計監察部門要監督集團采購的完整性，監控采購目錄的編制和執行情況;監督開標、評標、定標過程以及后續工作流程，及時糾正采購過程中一切對公司不利的行為;加強供應商、評審專家等的監督，為物資采購活動提供良好的采購環境;加強承付貨款的監督，加強資金管理;對違法參與事件的人員及時進行調查和處理，并追究相關人員的責任。審計監察部門要明確審計監督重點，不斷完善采購審計監督制度，改進審計方法，提高物資采購審計監管水平。

四、結語

總之，集中采購模式的應用能夠有效地改善集團公司的資金使用效能，因此，集團公司應重視集中采購工作，完善集中采購制度，對集中采購要做到全過程監控，確保集中采購模式較為順利地進行，真正地為公司節約成本。

（作者單位：貴州盤江煤電集團有限責任公司）

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