試析醫院電子檔案管理面臨的問題及應對策略

王琳瑛

◆摘 ?要：隨著我國醫療改革的不斷發展，醫院管理水平不斷提升，部門的細化和管理系統的建立，對醫院的檔案管理也提出了更高的要求。本文主要對醫院電子檔案管理當中存在的問題進行了分析，并提出了相關的解決方案，以期能夠給檔案管理人員提供一定的參考。

◆關鍵詞：醫院;電子檔案;應對策略

隨著醫療事業的不斷發展，醫院當中的檔案管理水平也在不斷提升，加上醫院中信息化技術應用的增多，對于醫院電子檔案管理也提出了新的要求。但由于醫院檔案涉及內容較多，類型較多，同時應用價值還比較高，強化醫院電子檔案管理成為難點和關鍵，需要醫院加強重視，積極采取方法來推動電子檔案管理的發展。

一、加強醫院電子檔案管理的意義

信息技術在當前發展非常迅速，這得益于它的智能化，智能化技術的運用能夠極大方便人們的生活，改善人們的生活質量，而這種技術不僅是在我們的生活中，而且在我們的工作中也得到了體現，比如智能化技術的應用使工廠生產更加自動化和智能化，不需要太多人力付出，讓人們能夠從繁重的體力勞動當中解脫出來。云數據、云平臺等運用為企業提供了更多個性化發展方向的參考，對于檔案管理來說也是如此，信息技術的應用不僅能夠提升檔案管理工作效率，而且能夠提高檔案管理水平，對于推動醫院發展是非常有利的。

目前，信息技術在檔案管理當中所表現出的最大優勢就是數據保存，強大的數據庫技術能夠將醫院運營管理中的所有數據保存下來，并且能快速對其進行瀏覽，使得管理人員在管理過程中的紕漏很大程度減少，提升了工作效率，有效避免了人為因素造成的錯誤，避免因較多的人力所造成進度的推遲。

二、醫院電子檔案管理當中出現的問題

1.對人事檔案管理信息化重要性認識不足。雖然醫院開展了相關的人事檔案管理工作，定期進行信息收集匯總和分析等，但是對于醫院而言，他們還是將重心放在醫院發展方面，將更多的資金和精力用于開展科研、診療、服務等方面，對檔案管理缺乏足夠的重視，甚至缺乏有序的組織管理機構，檔案室不規范，檔案工作僅僅是檔案管理人員的工作，沒有充分認識到加強人事檔案管理與每一名職工息息相關，在開展檔案管理工作過程中缺乏有序的安排，其他人員和部門配合程度差，從而影響了檔案管理工作的有序開展。在信息化建設方面，醫院相關從業者根本沒有意識到大數據時代和信息化時代對于檔案管理工作帶來的便捷和好處，片面迷信老辦法、老手段，降低了工作效能，還容易出現管理混亂，造成不必要的損失。

2.醫院檔案管理人員信息化水平有待提高。開展檔案管理工作需要有專業人員支持，但目前醫院在這方面的人員配置較少，而且嚴重缺乏懂計算機會操作數字信息化管理平臺的專業檔案管理人員，目前配備的老管理人員日常的管理事務又比較多，沒有專職人員從事檔案管理，這就給管理人員自身帶來了工作負擔，而傳統的人工管理模式也增加了人為發生錯誤的概率，不利于檔案工作的進行;再者，雖然有的醫院當中引進了檔案管理相關的信息化設備，但由于檔案工作人員自身的專業和經驗水平較低，使得他們對于設備的運用和操作不夠熟練，不能很好地將信息化設備的作用充分發揮出來，導致醫院檔案管理信息化建設很難推行。

3.電子檔案存在安全隱患。電子檔案相比傳統紙質檔案有優勢的同時也存在一定的安全隱患。電子檔案操作技術在對電子檔案整理的過程中，有可能用到批量處理的方式，而如果檔案管理人員操作不熟練或者不小心，就會出現比較嚴重的后果，可能造成部分數據丟失。并且電子檔案也有可能遭到計算機病毒的侵害。

三、醫院檔案管理信息化建設對策

1.加強對檔案管理人員的培訓工作。醫院檔案管理水平的提升以及信息技術的應用，說到底離不開管理人員的實施，因而在應用信息技術進行檔案管理過程中一定不能忽視對管理人員的培訓。從目前很多醫院檔案管理的現狀來看，雖然有些已經運用了信息技術，但其管理人員缺乏相應的管理思想，沒有緊跟時代腳步的管理思想，在信息技術的了解和掌握上水平不足，對于信息技術在檔案管理當中的作用也沒有深刻的認識，這樣勢必對醫院檔案管理的信息化是不利的。因而，醫院在推進信息技術在檔案管理當中運用的過程中，一定要加強對管理人員方面的培訓重視，積極轉變管理人員的管理觀念，強調信息技術的重要性，并可以定期組織相應的信息技術培訓，讓管理人員能夠快速掌握相關的信息技術，在實際管理當中能夠更加有效地運用信息技術，從而提升整個檔案管理的效率，推進信息化在檔案管理乃至醫院管理當中的應用。

2.建立健全電子檔案管理系統，增強安全性。一個是醫院管理者應該充分認識到電子檔案在現代檔案管理當中的重要性，在管理投資當中應加重這部分的比例，加強醫院電子檔案系統的安全防護，防止電子檔案遭到計算機病毒的攻擊。在檔案管理當中普及信息技術，讓檔案部門和檔案參與人員都能夠了解信息技術的重要性，也能夠有相應的信息技術硬件去操作，從而為檔案管理信息系統的建立打好基礎。二個是健全電子檔案管理系統，在醫院檔案管理當中，所涉及到的管理影響因素非常多，這就使得電子檔案管理體系容易出現混亂，而這時候一套完善的電子管理體系就顯得非常重要。在整個醫院檔案管理當中，包括檔案收集、檔案整理、檔案歸庫等這些環節都包含在整個管理體系當中，這就需要管理人員博繁就簡，突破局限，對各個環節進行統籌調配，這樣才能夠建立起完善的電子檔案管理體系。

四、結語

醫院電子檔案管理是醫院管理當中的重要一環，醫院應該加強對電子檔案管理的重視，加強對電子檔案管理意識的教育，將電子檔案管理真正落實到制度規定上，不斷創新檔案管理模式，從而推動醫院當中的電子檔案管理，讓電子檔案能夠在醫院管理當中發揮更大的作用。

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