構建信息化智能物資管理采購體系的關鍵技術分析

吳俊

摘 要：現階段，我國各行各業都獲得了不同程度的發展，為推進建設智能電網建提供了基礎支撐。除新建電力系統外，在電力網絡更新換代及完善的過程中，更換及安裝電力設備等使設備需求量不斷增大，大量的物資采購工作為電力物資管理帶來了挑戰，傳統物資采購及管理模式已難以滿足現代電力網建設需求，網絡信息化建設水平還有待提高，因此通過引入網絡信息化技術對物資采購及管理系統的設計和優化已成為研究重點。

關鍵詞：信息化;智能物資管理;采購體系;關鍵技術

1 建設智能物資管理采購體系的必要性

以往的物資管理采購系統，單單效率相對較低，還會導致大部分人力資源耗損，管理中容易出現差錯。智能物資管理采購系統很好地避免傳統管理模式的弊端，能有效的將物資信息在信息化平臺上進行傳遞和處理。建設智能物資管理采購體系是一種管理物資的有效手段，需求計算、物資核算、資金周轉都可以納入體系完成。智能物資管理采購體系能把企業資金充分地利用，提高采購質量實現企業物資管理最優化。運用物資信息化平臺技術，能夠有效地提高企業物資的現代化管理。通過智能采購平臺，企業高層能夠對物資的總量以及分配集中管控，能夠很好的將資源分配到各層級，滿足不同要求，達到提高管理效果、減少成本、避免浪費的目的。

2 構建信息化智能物資管理采購體系的關鍵技術

2.1 全覆蓋下的智能物資管理采購體系

（1）體系建設全覆蓋在智能物資管理采購體系建設首先要做到將全部的物資管理工作納入到體系中去，不但是指前期的物資預算、采購、成本核算，還有中期的物資運輸、管理、使用明細也包括后期的物資剩余、維護還有回收利用等諸多項目。（2）物資流向信息化建立自下而上，層次分明的物資運轉體系。對物資的運轉實行信息化管理，由下級部門對所需要的物資數量進行計算和核查，申報到上級進行審核，物資管理部門對下發的物資進行詳細的記錄，更新物資目錄數據，保證物資信息共享。（3）采購-管理-支出-回收對物資運轉和管理的每一環節嚴格把控，落實責任制度。當任一批物資出現問題時，能快速的找到問題源頭，進行及時的處理。（4）物資管理資金核算對企業物資的預算成本、實際物資的采購成本還有各部門的物資使用進行仔細的核算，實現企業物資和資金的最大化利用。

2.2 供應商應用模塊

（1）物資信息管理模塊，通過該模塊供應商可及時查詢和更新相關物資供應信息，主要由三個子模塊構成：物資信息聚合管理，供應商針對已中標項目根據實際情況按照規定對物資相關信息進行添加、修改等操作，同時供應商需以合同信息為依據按時供貨;物資信息聚合查詢，項目物資信息通過查詢該模塊即可獲取;物資信息跟蹤提醒，針對需按時供貨或延遲供貨的具體項目向供應商發出及時提醒并顯示違約后果。通過實時更新信息使物資管理中心同供應商間信息不對稱問題得以有效解決（尤其是在合同履行過程中）。（2）系統管理模塊，主要面向供應商，負責管理供應商相關信息，主要由用戶管理（負責對信息進行綜合管理，包括用戶注冊、密碼修改等）、用戶權限管理（以不同角色為依據完成權限的申請及分配過程）、用戶交易賬戶管理（包括賬戶交易提醒、及對賬戶信息進行添加、刪除和修改等）、移動端登錄認證（綁定手機串號即可使用用戶名和密碼通過移動端登錄系統）、用戶審核子模塊構成。（3）溝通管理模塊，同供應商管理模塊相連（物資管理中心），供應商通過該模塊同物資管理中心進行溝通交流及查看、處理待辦信息，支持以文字、語音及文件等溝通形式，后臺會對溝通內容進行實時記錄以便后續查詢歷史信息記錄，滿足責任到人的業務管理需求。

2.3 人工智能應用

用人工智能改造傳統客服體系現已成為熱門領域，一系列機器人客服產品被廣泛應用，大大提高了工作效率，降低了人力成本。但目前智能客服的解決問題能力有待提升，人工智能應用帶來的客戶體驗度的提高將是新的營銷增長點。人工智能還將與供應鏈優化緊密擁抱，以海量精準數據為基礎，通過數字對供應商供貨信息、用戶喜好等做出精準預測，利用平臺計算、決策，進而指導企業經營及倉儲、運輸等自動化作業。

2.4 優化管理，完善功能設計

（1）分層設計，實現物資目錄統一。按照上報目錄信息進行審核、發布結果，物資處負責對基層單位上報的目錄進行逐項審核，站段依據所需材料，申報物資目錄。運用物資目錄管理模塊，對各類物資的名稱、型號、規格統一登記造冊，達到物資目錄數據申請、提報、查詢三統一。（2）自下而上，準確提報需求計劃。運用需求計劃模塊，車間根據生產實際，按月度和按項目編制物資需求計劃，基層站段材料科匯總把關后，對照本單位庫存情況制定新的采購計劃，報物資招標采購所統一生成采購計劃，集中購置。（3）職責明晰，提高物資采購兌現率。對運輸站段自購料，運用采購管理模塊，依據采購計劃自動生產采購訂單，由本單位材料（供應）科進行采購;對于集中采購物資，物資招標采購所利用系統采購管理模塊，自動匹配采購計劃、合同數據，生成采購訂單，供應商可直接讀取訂單，簽認組織發貨。（4）全程追溯，嚴把材料出入關。運輸站段利用倉儲管理模塊，實現材料入庫、出庫、退料數量的有效記錄，追蹤物資調撥流向。并通過綜合查詢模塊，實現收料、發料、庫存、物資臺賬的有效查詢和統計分析;對產品質量、售后服務進行追蹤考核。（5）源頭控制，嚴控產品質量關。運用供應商管理模塊，基層站段確定和錄入零星供應商信息;所有物資采購單位實現業務往來供應商的基本信息查詢，并對供應商進行年度信用評價，由總公司依據信用度決策下年度物資供應。運用合同管理模塊，查詢采購合同的詳細條款內容、供貨記錄、簽署情況，并運用合同數據援引，對合同條款中的采購價格、產品質量、售后服務等事項進行核準，優選供應商家。（6）全面核算，有序控制物資支出定額。運用消耗定額管理模塊，基層站段按照財務年度更改、大修、運營等計劃規范支出，班組月度依據費用定額和工作需求領取物資，并做到費用定額控制物資支出。當班組領取材料超過設定限額，系統自動顯示警告或拒絕發料。（7）橫向結合，實現賬卡物匹配統一。物資信息系統與會計核算系統互通共融，基層單位財務科根據系統生成的收料單、發料單、調撥單、盤盈盤虧單、調價單等票據，全面掌握物資的采購、供應、庫存等信息，嚴格核對數量、品種、金額，確保物資采購與支出賬、卡、物相符。

2.5 實現智能分析

企業智能物資采購平臺建立全流程業務監督與有效管控，通過大數據分析，實現實時交易數據統計、商品價格波動監測、合同執行監測、采購行為科學預警等功能。在此基礎上，大數據技術正在向庫存分析、客戶畫像、效益分析、履約分析、采購效能分析以及動態直播等進行延伸，為客戶提供輔助決策支持。企業智能物資采購平臺通過挖掘大數據價值，構建綜合的統計分析系統，滿足不同層級管理和運營的可視化需求，為領導決策提供依據。

3 結語

對于企業來說，一直默守傳統的經營管理模式只會導致自身被社會所淘汰，因此，信息化和智能化改造勢在必行。智能物資管理采購體系是一種結合了信息化還有智能化的物資管理體系，在當前的企業物資管理活動中起到了積極地作用，是一種值得推廣的新型管理模式。

參考文獻：

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