事業單位檔案數字化建設路徑研究

李明洋

摘 要：事業單位檔案數字化建設普遍存在著資金和設備不足、管理制度不健全、相關工作人員專業素質較低等諸多問題，導致檔案數字化建設遇到了諸多的阻礙，嚴重影響到了檔案管理工作效果，事業單位各項工作的開展效果也會呈現不佳狀態。希望本文的研究可以給事業單位檔案數字化建設提供參考和借鑒，從而推進相關工作的穩定高效開展，確保檔案資料得到最大程度的開發和利用，促使事業單位檔案信息化管理得以早日實現。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對事業單位檔案數字化建設路徑研究提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：事業單位檔案數字化;存在的問題;建設措施

引言

數字化背景下，檔案信息資源建設、檔案標準規范建設以及檔案信息化應用系統建設是事業單位檔案管理工作的核心，是事業單位檔案管理工作應當把握的重點。當前，部分事業單位對于檔案數字化建設存在認識誤區，無法最大限度發揮數字化技術的優勢，制約了單位檔案管理模式的創新步伐，降低了檔案的價值。為此，事業單位檔案數字化建設具有多條路徑，可以從不同層面加以展開。但總體而言，提升檔案管理工作的規范性，確保檔案的安全性，是檔案數字化建設中不變的原則。相信在檔案管理人員努力下，檔案所創造的經濟效益以及社會效益也會隨之提升。

1、檔案數字化建設的概念

數字信息化背景下的檔案管理在學界上被稱為檔案數字化建設，即將數字信息化技術融入到檔案管理的各個環節，改變檔案載體、檔案形式的同時，提升檔案管理實效。檔案數字化建設具體又可以包括兩方面的內容。一方面，檔案數字化建設是數字信息化技術與檔案管理工作融合的產物，這就意味著檔案將會以數據化的形式表現出來。例如，當前我們現實生活中常見的電子檔案，就是檔案數字化建設工作的成果體現。另一方面，檔案數字化建設包含紙質檔案轉化以及電子檔案錄入等兩項工作。檔案管理專責既需要對原有重要的紙質檔案進行集中掃描，將其轉化為相應的電子檔案，也要對現階段產生的電子文件進行歸檔，最終實現集成化管理以及一體化管理。

2、事業單位檔案數字化建設存在的主要問題

2.1資金和設備不足

要想保證事業單位檔案數字化建設的順利進行，必須要有充足的資金和完善的設備設施作為有力支撐，否則很多工作都會因資金的匱乏或者是設備的短缺而無法開展。目前部分領導認為檔案的數字化建設是沒有必要的，不能投入充足的資金用于購買硬件設備和功能軟件，給相關工作人員發放的薪酬也不多，致使設備型號落后，性能不佳，人員工作積極性較差等問題屢見不鮮，嚴重制約了事業單位檔案數字化建設步伐。

2.2檔案管理人員的素質有待提高

數字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業務，又要將其與數字化技術結合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現在很多檔案管理人員對傳統檔案管理工作流程十分熟悉，但是對數字化技術了解地不夠深入，對于檔案數字化管理模式還無法做到完全掌握，這就會降低事業單位檔案數字化管理的工作效率和工作質量，阻礙檔案數字化管理的進步。

3、事業單位檔案數字化建設措施

3.1將管理中涉及到的預算進行適當的增加

數字化檔案管理是需要一定的投入，特別是資金的投入。資金作為工作的基礎，所以事業單位在編制工作預算時，要按照工作以及有關規定的要求，對單位的檔案管理方面進行必要的資金投入，其主要著眼點聚焦于數字化技術的開發以及應用，給檔案管理提供科學的工作設備。在預算上，事業單位也要認真聽取財務人員特別是上級財務部門的意見和建議，根據實際情況進行適當的調整和投入，確保在增加預算方面做到依法依規。

3.2進一步增強管理人員的素質和水平

在數字化技術的引導下，檔案管理人員的業務素質特別是應用數字化的能力非常重要。所以事業單位要認真培養專業的管理人員，并不斷提升管理人員的素質。具體表現在以下方面，首先，要給管理人員進行科學的培訓。通過不同的培訓形式，讓管理人員學習最新的檔案管理業務以及信息技術，并對管理人員掌握技能的情況開展科學、全面地考核，使得管理人員能夠將培訓收獲的知識有效應用到管理中。

3.3完善檔案管理安全保密制度

在事業單位檔案數字化的應用給工作人員帶來方便的同時，也要注意到檔案數字化的安全工作。數字檔案主要利用網絡和計算機設備進行存儲，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給事業單位的各項工作造成不利的影響。因此，必須要結合實際情況，加強系統和網絡入口的安全，安裝殺毒軟件，設置防火墻，或者限制訪問權限;定期更新數據庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發生意外，也不會導致數據資料丟失。檔案管理人員應具備檔案保密意識和安全意識，只有在切實需要時才能夠打開所需要的信息，使用完畢應當及時關閉，防止信息外泄。事業單位還要定期對軟硬件進行維護和檢查，了解其是否存在問題，及時更新，提高檔案的利用率與使用安全。

3.4積極運用現代信息技術

事業單位檔案數字化建設可以歸結為數字化總體規劃設計、數字化設備選型、軟件開發、查詢管理、安全保障等多項工作。任何一項工作都不是無的放矢的，而是需要與事業單位的運營情況及檔案管理工作需求緊密結合起來，建立檔案管理信息系統。該系統應具有較強的可擴展性和在線擴容性，以滿足事業單位的職能變化需求。系統還應具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全冗余設計，確保不會出現單點故障，從而保證檔案管理信息系統的安全運行;采用光纖磁盤陣列產品，使檔案軟件系統實現在線實時升級，采用基于Web Browser圖形管理界面，讓維護變得更加簡便化。

結束語

在事業單位中，要對檔案管理的新特點進行有效研究，并對檔案管理中呈現出的新的發展趨勢進行認真研究部署。隨著檔案管理數字化的加劇，要進一步強化創新的工作理念，認真研究并部署檔案管理的有效對策，實現數字化的發展方向。

參考文獻

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