高校財務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究

摘 要：高校的穩(wěn)定建設(shè)以及發(fā)展離不開財務(wù)檔案管理，財務(wù)檔案管理是高校內(nèi)部管理體制中不可或缺的一個環(huán)節(jié)，直接影響著高校的發(fā)展以及綜合實力的提升，為了保障自身在激烈的社會競爭中獲得更多的優(yōu)勢，為社會培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才，許多高校開始積極調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略以及發(fā)展思路，不斷加大對財務(wù)檔案管理工作的投入以及支持力度，以此來充分的體現(xiàn)這一管理環(huán)節(jié)的重要作用。結(jié)合相關(guān)的實踐調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，有一部分高校對財務(wù)檔案管理工作的認知和理解較為淺顯，因此在落實這一工作的過程中出現(xiàn)了諸多的問題。本文結(jié)合理論分析和實踐研究的要求了解高校財務(wù)檔案管理問題出現(xiàn)的實際原因，根據(jù)問題采取相應的對策，以期為推動高校財務(wù)檔案管理工作的順利開展提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)檔案管理;問題和對策

一、引言

高校財務(wù)檔案管理工作的系統(tǒng)性和實踐性比較明顯，對管理工作人員提出了一定的要求，通過對高校財務(wù)檔案管理工作能力的分析以及形式研究可以了解高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展情況，積極搜集與此相關(guān)的各類證據(jù)以及重要史料。要想實現(xiàn)穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展，高校必須要保障財務(wù)檔案的齊全性、真實性、完整性及準確性，突破傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理模式的桎梏以及束縛，保障高校在教育教學管理的過程之中實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展以及建設(shè)，為社會做出相應的貢獻，積極承擔一定的社會責任。

二、高校財務(wù)檔案管理

通過對會計檔案管理辦法分析及研究不難發(fā)現(xiàn)，會計檔案主要以經(jīng)濟業(yè)務(wù)以及史料、證搜集和為依據(jù)，具體包括財務(wù)報告類、會計賬戶類、會計憑證類以及文件類和其他類的相關(guān)數(shù)據(jù)，大部分的財務(wù)檔案管理工作主要以會計檔案管理為核心，通過這些不同管理數(shù)據(jù)類型的分析以及研究來實現(xiàn)分門別類的管理，保障管理質(zhì)量以及管理效率，充分體現(xiàn)財務(wù)檔案管理的重要作用及優(yōu)勢。在信息化和科技化時代之下，高校檔案財務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容及形式有了一定的變化，其中電算化會計檔案管理備受關(guān)注，這種管理模式主要以存儲介質(zhì)的改變?yōu)橹黧w，目前的高校財務(wù)檔案管理機制主要包括紙質(zhì)、磁帶以及磁盤。對于電算化分析檔案管理來說必須要注重數(shù)據(jù)庫備份以及財務(wù)軟件的升級，構(gòu)建完善的系統(tǒng)管理機制，利用各種數(shù)據(jù)庫以及管理軟件實現(xiàn)高效管理，保障財務(wù)資料以及財務(wù)數(shù)據(jù)的科學性、完整性以及真實性。

三、高校財務(wù)檔案管理的問題

綜合上文的相關(guān)論述可以發(fā)現(xiàn)，高校財務(wù)檔案管理工作的難度偏高、專業(yè)性較強，對管理工作人員和學校都是一個較大的挑戰(zhàn)，有一部分高校自身的綜合實力比較有限，對財務(wù)檔案管理工作的認知能力還有待提升，無法積極抓住這一管理工作的核心要點，實質(zhì)的管理質(zhì)量的管理效益不容樂觀，出現(xiàn)了許多無法回避的問題。

（一）財務(wù)檔案管理意識偏差。高校在落實財務(wù)檔案管理工作的過程之中所采取的工作模式和工作手段比較落后以及傳統(tǒng)，出現(xiàn)了意識上的偏差，工作人員沒有意識到這一工作的核心價值以及作用，因此沒有投入時間和精力調(diào)整檔案管理策略及方向，直接以傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理手段為依據(jù)。學校在財務(wù)檔案管理工作中的投入支持力度也不足，出現(xiàn)了財務(wù)檔案管理工作量偏大、管理工作人員編制不足的現(xiàn)象，難以體現(xiàn)高校財務(wù)檔案管理工作的核心要求。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的今天，高校財務(wù)管理工作的內(nèi)容越來越復雜以及多元，其中各個部門之間的協(xié)調(diào)與配合必不可少，這一點導致檔案管理工作以及資料收集工作非常復雜以及繁重，紙質(zhì)的檔案資料出現(xiàn)了不健全的現(xiàn)象，有的工作效率及工作質(zhì)量不容樂觀，導致檔案資料直接丟失或者是搜集不全。另外，高校財務(wù)部門無法結(jié)合會計檔案管理工作的實際要求，將相關(guān)的資料移交給其他的管理部門，嚴重影響了高校財務(wù)檔案管理工作作用的有效發(fā)揮。

（二）會計檔案鑒定銷毀工作質(zhì)量差。作為高校財務(wù)檔案管理工作中的重要組成部分，會計檔案鑒定銷毀工作非常關(guān)鍵，這一工作對時間要求較高。《會計檔案管理辦法》明確強調(diào)，會計檔案的保管期限被分為定期以及永久，其中定期的保管期限大部分為3年、5年以及更長的時間，如果超出了這一期限，那么就必須要進行及時的銷毀。但是有一部分高校在實際運作的過程之中出現(xiàn)了銷毀工作以及鑒定工作滯后的現(xiàn)象，有部分資料保管期限已經(jīng)超過了原有的要求，但是還沒有銷回，這一點不僅導致檔案管理工作質(zhì)量持續(xù)下降，還直接影響了財務(wù)檔案管理工作的改革以及創(chuàng)新，加大了管理工作人員的工作難度，實質(zhì)的管理資源利用率不容樂觀。

四、高校財務(wù)檔案管理工作的對策

為了避免上文中所出現(xiàn)的概率不足，我國高校必須要注重財務(wù)檔案管理工作內(nèi)容以及形式的有效創(chuàng)新，關(guān)注新時代背景之下財務(wù)檔案管理工作的核心內(nèi)容，深入剖析和解讀財務(wù)檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)，在堅持實事求是工作原則的基礎(chǔ)之上進行有效的創(chuàng)新以及改革。

（一）樹立正確的財務(wù)檔案管理意識。高校財務(wù)檔案管理工作能夠為高校的穩(wěn)定建設(shè)以及教學工作的開展提供更多的依據(jù)和資金支持，高校領(lǐng)導者必須要意識到這一工作的重要價值及作用，樹立正確的財務(wù)檔案管理意識，深入剖析這一工作的核心要點以及內(nèi)部組成部分，通過調(diào)整管理策略以及管理思路來保障每個基層工作人員都能夠?qū)ω攧?wù)檔案管理工作有一個全新的認知及理解，進而投入更多的時間和精力，為這一工作的創(chuàng)新以及落實做出自身相應的貢獻。高校需要注重各種現(xiàn)代化多媒體工具的有效應用，加大后期的宣傳以及教育力度，關(guān)注現(xiàn)代化財務(wù)檔案管理策略的有效創(chuàng)新以及利用，保障工作人員能夠在自主實踐的過程之中提高個人的工作質(zhì)量以及工作效率，推進財務(wù)的管理工作的進一步改革。

（二）完善會計檔案管理。與其他的內(nèi)部管理工作相比，財務(wù)檔案管理工作的實踐性和綜合性比較強，為了避免不同工作環(huán)節(jié)的遺漏，高校需要構(gòu)建完善的會計檔案管理工作制度，明確會計檔案管理制度建設(shè)的實質(zhì)要求，做好會計檔案管理工作，嚴格按照國家的相關(guān)法律法規(guī)，通過對目前管理工作的現(xiàn)實條件分析來明確歸檔的范圍。歸檔程序包括期限、歸檔要求以及整理方法，這些事會計檔案保管工作的核心要求，其中財務(wù)檔案管理最為關(guān)鍵。這一工作必須要做到齊整性以及完整性，符合前期的工作內(nèi)容以及工作要求，設(shè)置專門的管理工作人員來進行有效的管理及監(jiān)督。另外在借閱財務(wù)的檔案時必須要及時記錄，保障該檔案仍然在檔案室之中，不能夠隨意借閱以及丟失。

（三）制定會計檔案期滿銷毀制度。在管理期滿之后必須要對會計檔案進行及時的銷毀以及鑒定，這一點對提高這一工作的質(zhì)量以及效率意義重大，高校需要制定會計檔案期滿銷毀制度，包括逾期需要銷毀時的工作要求以及工作內(nèi)容，通過共同鑒定的形式來加強各個部門之間的協(xié)調(diào)以及配合。其中嚴格審查工作環(huán)節(jié)必不可少，管理工作人員需要注重對會計檔案銷毀清冊的編制，了解相會資料的使用要求以及具體時間，通過上下級之間的聯(lián)系以及互動來設(shè)置專門的工作人員進行監(jiān)督，只有這樣才能夠落實好后期的監(jiān)管工作，保障高校財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量及效率的穩(wěn)定提升，將各類工作成本控制在有效的范圍之內(nèi)。

五、結(jié)語

高校財務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新對高效管理工作人員提出了一定的要求，為了避免各種問題的出現(xiàn)，高校需要注重財務(wù)檔案管理意識的樹立，充分體現(xiàn)這一管理環(huán)節(jié)的重要價值及作用，構(gòu)建完善的會計檔案管理制度以及會計檔案期滿銷毀制度，保障各項工作的大力落實，實現(xiàn)管理資源的合理配置及利用。

參考文獻

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作者簡介：韋林兵（1988-），女，廣西來賓人，助理會計師，研究方向：財務(wù)、檔案管理，工作單位：廣西科技師范學院。