關于精簡公文和提升公文處理工作的思考

靳琳 張晉寧

摘 要：在科研事業單位的日常工作中，公文處理工作是決定行政管理工作效率高低和質量優劣的關鍵，對科研單位科技創新發展具有重要影響。在“精簡公文，改變文風”形勢下，文章立足于科研單位公文處理工作實際情況，分析了包括精簡公文在內的公文處理工作存在的問題，提出了提高認識、健全機制、做好規劃、轉變工作方法、強化隊伍等公文處理工作建議。

關鍵詞：精簡公文;公文處理

公文因具備鮮明的政策性、法定的權威性、科學的程序性和嚴格的規范性等特點，是單位實施領導、履行職能和處理行政管理事物的重要工具之一。黨和國家高度重視公文處理工作，2012年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號），國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準委聯合發布了《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012），首次統一了黨政機關公文處理規范，極大的推動公文處理工作的科學化、規范化和制度化，對加強和規范我國公文處理具有里程碑的意義。

黨的歷史經驗證明，文風不正，危害極大。不良文風蔓延開來，不僅損害講話者、為文者自身形象，也降低黨的威信，導致干部脫離群眾，群眾疏遠干部，使黨的理論和路線方針政策在群眾中失去吸引力、感召力、親和力。習近平總書記在文風方面率先垂范，直陳“空談誤國”，強調“實干興邦”，在改進文風方面發表了許多重要論述。黨的“十八大”之后，改進文風成為宣傳黨的十八大精神、落實中央政治局八項規定的重要任務，也是改進工作、提高輿論引導能力的重要機會。

一、公文處理工作是科研單位行政管理的重要環節

2001年，科技部全面啟動了社會公益類科研機構分類改革工作。社會公益類科研機構情況復雜，改革基礎相對薄弱，改革難度更大，改革任務復雜艱，要求積極研究和制定相關政策，狠抓配套政策落實，明確提出建立現代科研院所制度。

林業在經濟社會發展和生態文明建設中具有基礎性和公益性地位。建設林業現代化，科技創新是關鍵。中國林業科學研究院是我國林業建設中科技創新的中堅力量，也是國家深化科研院所體制改革試點和第一批先行先試單位，直屬研究所是擴大高校和科研院所自主權，賦予創新領軍人才更大人財物支配權、技術路線決策權試點單位。中國林業科學研究院努力打造世界一流現代林業科研院所，不斷推進深化體制改革和現代院所建設，高效優質的現代化管理是現代院所建設的重要支撐。

作為林業科研事業單位行政管理的重要基礎工作，公文處理是決定現代化管理效率高低和質量優劣的關鍵，對單位科技創新發展具有重要影響。在“精簡公文，改變文風”形勢下，要求相關公文處理人員嚴格遵循實事求是、準確規范的處理原則，嚴格做好公文管理過程中各環節的銜接工作，并且具備扎實的文字功底和相關科研知識儲備。因此，公文管理人員要勇于迎接挑戰，在公文處理的各個重要階段做到有序銜接，切實有效的提升公文處理水平、提高工作質量。

二、公文存在的問題和原因

1.重視程度不夠。科研單位主要任務以科研為主，不論是科研崗還是行政崗，各級領導和工作人員都以項目、論文等硬性產出為主。對公文工作認識局限于文件的收發、整理和保管，與科研工作關系薄弱，與個人發展聯系不緊密，沒有充分認識公文工作的重要性。

2.公文質量得不到保障。一是公文基礎知識不足。2012年發布的《黨政機關公文處理工作條例》規定了15類文種，明確了不同文種適用的范圍和行文規則。實際操作中，經常出現錯用文種，行文關系混亂現象。比如“請示”和“報告”錯用，上行文和平行文錯用等。二是公文寫作不規范。起文人員公文寫作水平有待提高。公文起草前調查研究深度不夠，征求意見不夠廣泛，容易造成公文內容指導性和可操作性不強。三是公文表述不“精簡”。科研單位工作人員容易把科研論文體例代入到公文寫作中，篇幅過長，重點不突出。四是公文處理流程不規范。部門存在公文處理環節人員缺失，或一崗多責，相關人員公文處理能力不足現象，收文登記混亂、辦文不懂輕重緩急、歸檔分類不科學等，造成公文處理流程混亂。五是公文把關不嚴謹。辦公室人員在核稿時經常被“急件”“領導已簽發”“請求編號”影響，無法履行判斷行文是否必要、內容是否合理、格式是否規范等職能。

3.精簡公文長效機制難以堅持，公文數量反彈。一是思想轉變難，唯“紅頭文件”為尊。發文單位認為事事靠發“紅頭文件”才能得以推進，文件執行單位認為事事等“紅頭文件”才算有據可依。二是升級發文現象嚴重。本是部門職責范圍內的工作，可以部門、領導小組或委員會發文的公文卻要以黨組或高行政級別的名義發文。三是同一工作內容以多種名義重復發文。發文單位辦文前考慮不充分，就一項工作內容在意見指導、具體措施等方面存在表述不清晰、內容不完整，在文件執行后需補充發文，造成一事多次發文。

三、精簡文件的必要性

近年來，黨中央、國務院就精簡會議、文件，改進文風多次提出要求。在2019年的政府工作報告中，國務院表示帶頭大幅精簡會議、堅決把文件壓減三分之一。旨在整治一切形式主義，讓干部從文山會海中解脫出來，把精力用在解決實際問題上。

1.精簡文件能夠快速提升工作效率。隨著無紙化辦公的推進，結合網絡化辦公快捷高效的特點，科研事業單位在部署工作任務的過程中，“紅頭文件”不再是任務分發和通知傳達的主要形式。精簡文件更能適應工作方式變化所需，是提升工作效率的必要方式。

2.精簡文件能夠有效提高文件質量。對“紅頭文件”印發數量的限制，勢必會影響發文單位發文考量，促使辦文人員更加重視文件內容，使其從針對性、可操作性、規范性以及涵蓋范圍、發往單位等多種角度加深思考，更能準確體現發文單位意圖。

3.精簡文件能夠有助于單位部門協作。多個部門交叉共管的工作由于部門之間溝通協調不暢，容易出現就一項工作重復發文，甚至出現要求不同，造成文件執行者混亂的現象。精簡文件有利于共管部門就一項工作發文前加強溝通，優化文件執行環境，加強工作實效性，促使文件精神落實到位。

四、提升公文處理能力方法

1.提高對公文重要性的認識。做好公文處理工作重要性的宣傳工作，促使從單位領導到職工提高認識，從頂層設計加強公文處理工作的組織領導和支持力度。辦公室嚴格履行公文管理職能，尤其從事公文的工作人員要從嚴要求公文管理，在處理相關問題時要堅持原則，將公文處理工作的情況定期匯報，匯總存在的問題，提出解決方案，爭取領導支持。切實發揮辦公室統籌職能，積極引導其他職能部門重視公文工作，形成合力，共同做好公文處理工作。

2.建立健全公文處理機制。完善公文管理制度，規范公文處理工作。一是實現起文、公文內容質量、公文處理、公文督辦全流程監控。對重要公文要爭取全過程參與，核查政策是否銜接，用語是否科學，體例是否規范。二是嚴格落實公文處理責任機制，嚴把審核關。公文審核是確保公文質量的主要環節。起文部門對公文內容的真實準確，精煉合規負主體責任，并應當由部門公文管理人員負責第一道核稿環節，辦公室公文管理人員把關第二道核稿環節，主要是糾正公文中存在的不規范、不準確、不嚴謹的問題。

3.加強公文印發整體規劃，精簡發文。圍繞年度工作，細梳工作職能、把控工作進度，對本單位發文進行前瞻性的整體規劃，無特殊情況嚴格執行發文規劃。沒有實質性內容的文件堅決不發，已有明確規定和實施細則，且沒有本單位特殊實際情況需要修訂的不再發文，已通過會議研究通過和其他形式部署的不再發文，對同類業務內容的文件進行合并。單位內部協調事項形成結論的簽報，經過會議討論形成的會議紀要都可以作為辦公依據;征求意見、反饋意見類文件、非重要事項可以多用函的形式來解決一些具體問題。

精簡發文，起文把控是關鍵。在發文部門在起草前，發文部門與辦公室先行溝通，辦公室指導是否需要發文，不需要發文的應當勸說用其它方式開展業務，確需發文的，對發文形式和內容進行指導修改，以求充分體現發文意圖，解決實際問題，并且主題鮮明、重點突出、語言精練、文風樸實。

4.加速推進自動化辦公，科學使用網絡平臺。自動化辦公室是高效履行行政管理職能的有效方式，在公文處理方面，能夠實現全程監控，處理及時，縮短流轉時間，提高工作效率。科學使用網絡平臺，通過短信、微信、電子郵件的形式發布非重要通知。比如非重要會議，不印發會議通知，若確實存在書面通知需要，以函頭形式印發。非重要事項可通過自動化辦公系統的通知流程發布。

5.強化公文管理隊伍，建立公文培訓機制。除辦公室文秘部門外，其余各職能部門應該指定一人具體負責公文處理工作。組建一支公文處理隊伍，極大有利于公文處理工作規范化和科學化。辦公室要建立公文培訓機制，對本單位內部公文管理人員進行培訓。促使公文管理人員提高對公文工作重要性的認識，精簡公文的意識，從根本上重視公文工作;注重政策方針的學習，提高政治理論素養;掌握林業行業發展趨勢，單位全局和中心工作動態，了解和掌握單位科研工作基本情況;以及公文起草、審核、處理和規范的實務技能培訓，經常組織相關工作人員探討，歸納經常出現的問題和難點開展梳理、總結和指導。

綜上所述，在科研事業單位的日常工作中，公文處理工作是一項基礎性的、常規性的工作，公文處理工作的質量直接決定了科研事業單位各部門之間能否協調運行，能否在最短時間內創造更高的價值。精簡文件既是中央的要求，也是科研事業單位提高科研創新工作效率和質量的需求，負責公文處理工作的人員必須增強責任意識與觀念意識，不斷豐富公文處理能力，提高公文處理水平，以嚴謹負責的態度對待每一次的公文處理工作，保障各項工作的順利開展。

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