“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的思考

付艷

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，人們的生活和學(xué)習(xí)方式發(fā)生了巨大的變化，其中就包括高校檔案管理工作。在新的時(shí)代背景下，高校檔案管理工作面臨著更高的發(fā)展目標(biāo)，如何推動(dòng)高校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校管理工作的重中之重。這就需要高校管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用與優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新管理理念和方式，從而提高高校信息化管理的整體水平。

高校檔案管理作為高校管理工作的重要組成部分，對(duì)于確保高校信息資源的完整性和安全性具有至關(guān)重要的影響。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，高校檔案管理獲得了更加廣闊的發(fā)展空間，只有不斷提高其信息化水平，才能使檔案信息資源更好的服務(wù)于高校發(fā)展，從而提高高校檔案管理的實(shí)效性。為此，本文針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的影響進(jìn)行深入分析和思考，闡述了具體的實(shí)施策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)管理人員提供一些參考依據(jù)。

1 高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 有助于提高檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的高校檔案管理主要依靠人工手動(dòng)管理，面對(duì)大量的檔案信息資源，高校需要付出大量的人力、物力和財(cái)力，不僅降低了檔案管理的工作效率，而且還造成了資源的極大浪費(fèi)。鑒于此，各大高校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，促使檔案管理由人工型向智能型轉(zhuǎn)變，發(fā)揮電子檔案的作用和優(yōu)勢，從而提高檔案檢索的質(zhì)量和效率。由此可見，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理中，既是提高檔案管理工作質(zhì)量的內(nèi)在需要，又是滿足高校實(shí)際發(fā)展需要的必然趨勢。

1.2 有利于提高檔案資源的利用率

在高校檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案保存方式主要是以紙質(zhì)檔案為主，雖然具有一定的保存價(jià)值，但是不利于管理者的查閱和使用。而檔案信息化建設(shè)很好的解決了這一問題，通過檔案信息化建設(shè)，管理者能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立系統(tǒng)化的資源數(shù)據(jù)庫，有利于整合所有檔案資源，使用者只需要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵字便可進(jìn)行查閱和瀏覽，極大地提高了檔案資源的利用率，與此同時(shí)，也推動(dòng)了電子檔案的進(jìn)一步發(fā)展。

1.3 有助于推動(dòng)高校辦公的自動(dòng)化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的影響下，高校辦公逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和一體化，隨之產(chǎn)生了大量的電子公文和電子文件。這就要求檔案管理人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將這些電子公文和文件進(jìn)行歸檔和管理，以便為高校今后的長期發(fā)展提供全面的參考依據(jù)，而這些都需要通過高校檔案信息化建設(shè)去逐一實(shí)現(xiàn)。因此，只有不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，才能推動(dòng)高校辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，從而為提高高校管理的質(zhì)量和效率創(chuàng)造有利的條件。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)的有效途徑

2.1 加大對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的投入

要想強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)，首先就要配備齊全的軟硬件設(shè)施，只有具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，才能為高校檔案的信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。鑒于此，各大高校必須要加大對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的資金投入，以便為檔案管理工作的有序開展提供必要的條件，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。首先，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，將其納入自身發(fā)展的戰(zhàn)略當(dāng)中，根據(jù)學(xué)校自身的發(fā)展情況制定出針對(duì)性的管理計(jì)劃和方案，以便獲得其他部門的支持與配合，從而為早日實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理創(chuàng)造有利的條件。其次，檔案管理人員應(yīng)積極爭取學(xué)校的資金支持和人員支持，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必須性，為推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)做出巨大的努力。最后，高校應(yīng)引入專業(yè)性的管理人員，以便根據(jù)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案構(gòu)建全新的資源數(shù)據(jù)庫，從而推動(dòng)檔案管理由紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡，進(jìn)一步提高檔案資源的使用率。

2.2 建立統(tǒng)一完善的檔案管理規(guī)章制度

完善的管理體制是確保檔案管理質(zhì)量的有效前提，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基本條件。為此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須要建立統(tǒng)一完善的檔案管理規(guī)章制度，以此規(guī)范管理工作的操作流程，從而為提高檔案管理工作的整體質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。一方面，學(xué)校應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案檢索體系，針對(duì)復(fù)雜的檔案資源進(jìn)行有效的整理和分類，促使管理人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行快捷的查閱和瀏覽，從而提高檔案管理的便捷性和靈活性。與此同時(shí)，學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況制定針對(duì)性的管理標(biāo)準(zhǔn)，將信息資源、管理體系和程序機(jī)制融為一體，從而提高檔案管理的全面性和科學(xué)性。另一方面，高校應(yīng)該制定完善的獎(jiǎng)懲措施和監(jiān)督方案，將檔案管理的每項(xiàng)工作落實(shí)到個(gè)人身上，以此調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和能動(dòng)性。此外，為了更好的推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，高校還需要加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的密切聯(lián)系，在促進(jìn)高校辦公一體化的同時(shí)，也強(qiáng)化了對(duì)檔案管理的監(jiān)督職能，從而為提高檔案管理的質(zhì)量和效率營造良好的內(nèi)部環(huán)境。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理安全建設(shè)的重視

在高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)雖然為檔案管理工作提供了便利的條件和高效的工作方式，但是也存在一定的安全隱患，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全漏洞和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的保密障礙都會(huì)為檔案管理工作增加風(fēng)險(xiǎn)和困難。鑒于此，高校管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理安全建設(shè)的重視，以此減低安全風(fēng)險(xiǎn)，從而為推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)掃清障礙。一方面，管理人員要不斷完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保密功能和病毒防治功能，利用防火墻等技術(shù)強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和可靠性，以便防止病毒與黑客的入侵，從而確保檔案資源的完整和安全。另一方面，管理人員要提高自身的安全意識(shí)，不斷規(guī)范操作流程和使用權(quán)限，建立標(biāo)準(zhǔn)的身份認(rèn)證體系，以此提高管理體系的安全性能。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，為此，高校領(lǐng)導(dǎo)人必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，以便為檔案管理工作的順利實(shí)施提供有利的條件。首先，高校應(yīng)注重對(duì)管理人員的考核工作，根據(jù)管理人員的實(shí)際情況制定針對(duì)性的考核體系和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核與檢查，對(duì)于不符合要求的管理人員要及時(shí)進(jìn)行崗位的調(diào)整，從而不斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合水平。其次，高校應(yīng)聘用信息技術(shù)能力較強(qiáng)的人才作為檔案管理人員，提高檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)待遇和競爭地位，以此防止檔案管理人員的流失。最后，高校應(yīng)為管理人員提供豐富的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，促使管理人員能夠吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，掌握創(chuàng)新的信息技術(shù)，以便提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，高校檔案管理逐漸趨于信息化和現(xiàn)代化，這就需要相關(guān)管理人員要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立相對(duì)完整的信息資源數(shù)據(jù)庫，以便為高校的長期發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的影響下，高校檔案管理突破了傳統(tǒng)的管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)了高校信息資源的共享與整合，在提高管理效率的同時(shí)，也加強(qiáng)了高校之間的內(nèi)部聯(lián)系，從而為提高高校管理工作的整體質(zhì)量奠定了良好的基礎(chǔ)。

此文系連云港市社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目成果（項(xiàng)目編號(hào)19LKT2164）

（作者單位：連云港師范高等專科學(xué)校）