信息智能化對秘書職業(yè)發(fā)展的影響

馬愛芝 王學(xué)光 王帥濤

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響著人類社會(huì)的各個(gè)方面，對工作生活的改變有著深刻意義。秘書職業(yè)在歷史的進(jìn)程中也隨著科技的進(jìn)步、社會(huì)的變革而不斷演變。信息智能化等新興科技推進(jìn)著各個(gè)職業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展，在信息化、智能化的時(shí)代發(fā)展背景下，秘書作為社會(huì)中一個(gè)舉足輕重的職業(yè)必須迎合時(shí)代的發(fā)展。

1 信息智能化概述

人類社會(huì)為技術(shù)的發(fā)展提供了平臺以至于技術(shù)可以突破瓶頸呈現(xiàn)爆炸式的發(fā)展，技術(shù)的發(fā)展也反過來推動(dòng)著社會(huì)變革。

1.1 技術(shù)革新與社會(huì)革命

英國紡織工業(yè)發(fā)展增加了對紡織機(jī)械的要求，刺激了英國鋼鐵業(yè)的發(fā)展，鋼鐵工業(yè)的發(fā)展帶動(dòng)了采煤工業(yè)的興起，這些又導(dǎo)致了用于煤炭運(yùn)輸?shù)臋C(jī)械與運(yùn)輸工業(yè)的需求激增。

秘書職業(yè)亦是如此，隨著社會(huì)的變革也在一步步的改變，秘書機(jī)構(gòu)不斷演進(jìn)成熟，各項(xiàng)秘書工作制度與法規(guī)逐漸完備，秘書官吏秉筆直書等優(yōu)良傳統(tǒng)世代相傳，新中國成立后，逐漸對秘書工作進(jìn)行修正調(diào)整，并隨著社會(huì)的進(jìn)步不斷的改變著。

1.2 當(dāng)前信息智能技術(shù)論

工信部副部長楊學(xué)山部長指出，目前信息科技的全面自動(dòng)化、大融合、關(guān)聯(lián)性、顛覆性趨勢已經(jīng)出現(xiàn)。下一步要分別在處理技術(shù)、傳輸技術(shù)、傳感技術(shù)、顯示和反應(yīng)技術(shù)、內(nèi)容技術(shù)、系統(tǒng)技術(shù)這六個(gè)完整的信息技術(shù)體系進(jìn)行全面突破。

2 信息智能化對秘書職業(yè)發(fā)展的影響

2.1 秘書工作范圍的變化

2.1.1 秘書工作內(nèi)容的消失

近幾年，隨著信息智能技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了人工智能，很多工作運(yùn)用信息智能和大數(shù)據(jù)，就可以用程序化的機(jī)器人來做。秘書工作亦是如此，秘書工作中的一些類似于接待，開車、禮儀等方面的工作，都可以通過信息智能技術(shù)用程序代替。

2.1.2 秘書工作內(nèi)容的增長點(diǎn)

計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代辦公機(jī)器的出現(xiàn)，要求秘書掌握相應(yīng)的技能。秘書工作也必須適應(yīng)改變從而開發(fā)新的工作技能與之相適應(yīng)。秘書在掌握知識的基礎(chǔ)上更應(yīng)學(xué)習(xí)多種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)諸如數(shù)據(jù)庫的建立、網(wǎng)站的建設(shè)與維護(hù)等。

2.2 秘書職業(yè)的發(fā)展變化

2.2.1 秘書職業(yè)角色的轉(zhuǎn)變

秘書角色是“母親、管理者、女仆和模特”的一個(gè)集合體，隨著秘書工作內(nèi)容、范圍的變化，秘書的職業(yè)角色也在悄悄發(fā)生改變。秘書不再是“照顧孩子”的母親，也不再是“伺候主人”的女仆，更不會(huì)是“光鮮亮麗”的花瓶模特，隨著信息智能技術(shù)的發(fā)展，這些瑣碎程序的工作可以由人工制造的工具代替，秘書會(huì)越來越成為管理者。

秘書辦公手段和辦公環(huán)境的變化，必然引起秘書辦公方式和方法的變化。在沒有進(jìn)入信息化社會(huì)以前，秘書的工作方式方法是比較局限的。進(jìn)入信息化社會(huì)以后，特別是辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)，秘書所面對的不單純是某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，而是強(qiáng)大的無所不包的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。

辦公方式的改變必然引起工作性質(zhì)的改變，進(jìn)而推動(dòng)職業(yè)角色的轉(zhuǎn)變。

秘書是參謀和助手，是傳遞信息的樞紐，也可以在特定情況下代替領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立處理事務(wù)，還可以幫上司查缺補(bǔ)漏。像這些主觀性很強(qiáng)的工作不會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)的革新而消失，所以秘書職業(yè)角色的轉(zhuǎn)變是基于變與不變兩方面的轉(zhuǎn)變，要一分為二辯證的看待這個(gè)轉(zhuǎn)變，秘書更像一個(gè)參謀性質(zhì)的管理者。

2.2.2 秘書社會(huì)地位的轉(zhuǎn)變

秘書在古代是官職人員，給人一種凌駕于人的感覺，高不可攀。近現(xiàn)代，隨著現(xiàn)代企業(yè)的出現(xiàn)與發(fā)展，對于現(xiàn)代秘書的需求數(shù)量逐漸增大，層次逐漸增多，以至于秘書在各個(gè)方面都出現(xiàn)了很大的差異，相應(yīng)的秘書的社會(huì)地位也千差萬別。在信息智能化的社會(huì)，隨著秘書職業(yè)角色的改變，秘書的社會(huì)地位也會(huì)相應(yīng)改變，秘書不再是公司、單位低層的人員，也不再是“伺候”領(lǐng)導(dǎo)的保姆，秘書必須具有行業(yè)的前沿知識，要有充足的知識儲備和準(zhǔn)備。

總之，信息智能化對秘書職業(yè)發(fā)展有很深刻的影響，秘書的培養(yǎng)也可以借鑒其他專業(yè)的方案，首先在大學(xué)前期統(tǒng)一對學(xué)生培訓(xùn)秘書專業(yè)基礎(chǔ)知識，在后期根據(jù)學(xué)生意愿進(jìn)行細(xì)分，開展針對性的培訓(xùn)，如建筑行業(yè)方向、金融行業(yè)方向等。其次在此基礎(chǔ)上開展企業(yè)學(xué)校對接，給學(xué)生提供一個(gè)實(shí)踐操作的平臺。

鑒于這些對于秘書職業(yè)未來發(fā)展的影響，秘書在培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、工作上必須適應(yīng)時(shí)代。放眼于社會(huì)這個(gè)大環(huán)境，隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化升級，勞動(dòng)力結(jié)構(gòu)和就業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，客觀上對勞動(dòng)力的素質(zhì)提出了更高的要求，所以秘書的低中高端人才結(jié)構(gòu)也應(yīng)符合社會(huì)的人才結(jié)構(gòu)。

秘書的人才儲備源于各個(gè)高校，而當(dāng)今各個(gè)高校每年都有數(shù)量龐大的畢業(yè)生，但畢業(yè)生與企業(yè)之間并不能做到較好的對接，其中主要原因可大致分為兩方面，其一是院校的培養(yǎng)體制與需求沒有很好的契合;其二就是培養(yǎng)目標(biāo)定位不清晰。也就是普通人才供給大于需求，而高端人才需求大于供給，所以如今的供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革也同樣適用于此。隨著產(chǎn)業(yè)高端化，人才需求也必定高端化，高等教育必須根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境準(zhǔn)確的修訂專業(yè)設(shè)置、修訂培養(yǎng)方案、強(qiáng)化學(xué)生實(shí)踐能力。通過細(xì)化學(xué)習(xí)培養(yǎng)方案，提高秘書的理論知識與實(shí)際工作技能，更好的與市場掛鉤，與社會(huì)接軌。

（作者單位：1河北建筑工程學(xué)院黨院辦公室;2河北建筑工程學(xué)院圖書館）