加強(qiáng)人事檔案管理信息化的幾點(diǎn)建議

羅天文 席凡

在我國綜合國力不斷增強(qiáng)的背景下，機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理工作正面臨著極大的挑戰(zhàn)，不僅僅需要應(yīng)對(duì)人才流動(dòng)還要面對(duì)著機(jī)關(guān)單位的改革事宜。可見，該部門必須積極將自身的管理水平提升才能夠穩(wěn)步運(yùn)行。信息化技術(shù)的發(fā)展能夠有效地促使檔案管理效率增強(qiáng)，還有助于確保管理更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)施信息化建設(shè)工作的進(jìn)程中，需及時(shí)將管理者素質(zhì)以及技術(shù)軟硬件均顯著提升，及時(shí)摒棄原有的滯后性管理方式，切實(shí)完善信息化管理制度、積極建設(shè)信息庫與安全管理工作等。

機(jī)關(guān)單位職工的信息均在人事檔案之中，其中涉及著人員的履歷與獎(jiǎng)懲內(nèi)容等。往往比較完備的信息會(huì)對(duì)人才價(jià)值的再次體現(xiàn)產(chǎn)生極大的積極作用，甚至還有助于人才能力的再次提升。可見 ，重視機(jī)關(guān)單位人事檔案管理信息化建設(shè)事宜是非常有必要的。實(shí)踐證明，信息化技術(shù)能夠促使工作效率顯著提升，當(dāng)然在機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理方面同樣能夠發(fā)揮其作用。

1 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中的不足

首先，存在著軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)不平衡的現(xiàn)象。不同的機(jī)關(guān)單位往往會(huì)有不同的管理制度與要求，故而在對(duì)其實(shí)施信息化管理的時(shí)候也需要相應(yīng)地軟硬件作為支撐。各種軟硬件資源為了保持獨(dú)立性，往往不愿主動(dòng)進(jìn)行互通，故而會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)有的管理軟件不夠先進(jìn)。例如諸多的掃描打印設(shè)備以及計(jì)算機(jī)均存在著不少的缺陷，例如保密性較低。甚至部分機(jī)關(guān)單位所采用的管理模式是依靠人力手動(dòng)形式，未能將信息化的管理模式高效使用。其次，缺乏一定的規(guī)范性與統(tǒng)一性。由于共享的形式未能實(shí)施，因此不少單位依舊堅(jiān)持原有的管理模式，相比較而言原有的人事檔案管理具有一定的隨意性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性的管理模式。各自運(yùn)行管理事宜，必然會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享目標(biāo)受阻。再有，未能將人事檔案信息的使用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行較大決策階段，必須積極借助完善的人事檔案來開展。目前保密工作已經(jīng)有所加強(qiáng)，但是檔案信息的可利用性受到了限制。由此可見，現(xiàn)階段的人事檔案管理中忽視了檔案的可利用以及服務(wù)性。

2 提升信息化建設(shè)水平的合理化建議

2.1加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)與專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)事宜

其實(shí)在加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的過程中，必須對(duì)人員的職業(yè)道德素養(yǎng)以及專業(yè)素養(yǎng)加強(qiáng)重視度，切實(shí)將有關(guān)人員的綜合素質(zhì)提升。首先，在日常管理中使用先進(jìn)的思想與專業(yè)技術(shù)理念，從而使得人員的思想意識(shí)得到全面的完善。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須先引進(jìn)科學(xué)、先進(jìn)的思想理念。當(dāng)管理人員認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的便捷性與高效性之后，方可將以往的思想阻力鏟除掉。其次，對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，繼而使其擁有專業(yè)化高素質(zhì)的技術(shù)能力。最后，加強(qiáng)個(gè)人道德與職業(yè)道德的建設(shè)事宜，確保其對(duì)機(jī)密信息有明確的認(rèn)知。只有當(dāng)管理人員的信息化技術(shù)學(xué)習(xí)工作落到實(shí)處以及檔案管理能力提升，才能夠更加積極地從事相關(guān)活動(dòng)。負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)積極樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆殬I(yè)意識(shí)，同時(shí)將自身的個(gè)人道德與職業(yè)道德顯著提升。

2.2切實(shí)完善人事檔案信息化管理機(jī)制

首先，從業(yè)者需對(duì)新時(shí)代下的人事檔案信息化管理的必要性有明確的認(rèn)知，同時(shí)還需做好相應(yīng)的輔助管理事宜。其次，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息化軟件進(jìn)一步提升，使得滯后的管理軟件技術(shù)得到革新。在此基礎(chǔ)上，便可積極建立起完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。除此之外，收集人事信息以及將其歸檔、分類等均需達(dá)到數(shù)字化與信息化的效果。如此一來，才能夠確保更加便捷的使用檔案數(shù)據(jù)。最后，確保機(jī)關(guān)單位人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作以及管理事宜同管理機(jī)制之間具有統(tǒng)一性。其他部門的重要職責(zé)就是協(xié)助檔案管理部門實(shí)施高效管理。

2.3切實(shí)完善人事檔案信息化安全機(jī)制

首先，積極建立起全面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫取Ｍ瑫r(shí)依據(jù)現(xiàn)實(shí)情形進(jìn)行合理化的完善，從而確保檔案信息安全的保障系統(tǒng)更加合理化。由于機(jī)關(guān)單位的檔案信息比較重要，故而必須及時(shí)對(duì)其進(jìn)行備份與保存。才與此同時(shí)，將恢復(fù)機(jī)制得到完善且建立在管理系統(tǒng)中。其次，將人事檔案的恢復(fù)機(jī)制與備份機(jī)制均得以健全，使用的時(shí)候也必須做到規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)。最后，職業(yè)道德是管理者必須具備的，還需具有信息化管理的安全意識(shí)。如有必要，還需對(duì)于安全技能進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

3 結(jié)語

由以上內(nèi)容可知，隨著經(jīng)濟(jì)以及科技的發(fā)展機(jī)關(guān)單位必須積極加強(qiáng)檔案管理的水平，即機(jī)關(guān)單位需積極加大對(duì)先進(jìn)的信息化管理力度的支持力度。無論是對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言還是對(duì)社會(huì)發(fā)展而言，機(jī)關(guān)單位在日后的檔案管理過程中必須實(shí)施更加嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理手段，切實(shí)將信息化的管理手段落實(shí)在日常的管理之中，從而推動(dòng)社會(huì)主義的穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位：湖北省十堰市房縣衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督和執(zhí)法局）