探究如何在電力檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益

【摘 要】電力企業(yè)中的電力檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展過(guò)程和日常運(yùn)營(yíng)成果，對(duì)今后的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)起到了借鑒、總結(jié)的重要作用。如果能夠科學(xué)合理地利用電力檔案，可以幫助電力企業(yè)認(rèn)清當(dāng)前發(fā)展中存在的問(wèn)題，總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)和創(chuàng)新現(xiàn)有的工作方法，從而為電力企業(yè)節(jié)省更多成本，帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。作為電力檔案管理人員，必須要認(rèn)清形勢(shì)，正確對(duì)待檔案工作，與相關(guān)科研人員一起，將大量的電力檔案資料轉(zhuǎn)化為企業(yè)的直接生產(chǎn)力，提高電力企業(yè)檔案利用的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。本文主要分析了電力檔案工作中的現(xiàn)存問(wèn)題，并探討了電力檔案管理實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】電力檔案；管理工作；經(jīng)濟(jì)效益

1電力檔案工作中的現(xiàn)存問(wèn)題

檔案管理工作最大的實(shí)用價(jià)值在“分析”上面，就是對(duì)企業(yè)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行深入挖掘，對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程的工作做以總結(jié)，并從中找出企業(yè)工作不完善的方面，給企業(yè)下一步的發(fā)展目標(biāo)和方向提供指導(dǎo)，電力企業(yè)重視檔案管理的最終目的還是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增加。但是目前的電力企業(yè)卻在工作方向上出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致了企業(yè)管理問(wèn)題的不斷出現(xiàn)。

1.1不重視檔案管理工作

目前，我國(guó)的電力企業(yè)檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題就是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的不重視，很多的檔案管理工作被認(rèn)為是可以推遲或者不重要的工作內(nèi)容，在檔案管理的人才、資金以及設(shè)備上的支持也相對(duì)較小。出現(xiàn)這些問(wèn)題的根本原因就是電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的不重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和權(quán)益的維護(hù)重要性。電力企業(yè)的檔案管理是對(duì)企業(yè)中各項(xiàng)工作的記錄，包括電力企業(yè)的行政檔案、人力資源管理、技術(shù)文件以及財(cái)務(wù)審計(jì)文件等，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展緊密相連。只有電力企業(yè)的這些檔案得到妥善的保管，才能夠在企業(yè)發(fā)生權(quán)益沖突時(shí)為企業(yè)提供有力證據(jù)，在電力施工技術(shù)進(jìn)步的過(guò)程中為技術(shù)的研發(fā)人員提供數(shù)據(jù)支持，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，是提升電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。

1.2檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

電力企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種類(lèi)型的信息，檔案管理工作就比較復(fù)雜繁瑣，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境中，其工作的難度逐漸增加，所以當(dāng)前的管理人員就逐漸無(wú)法適應(yīng)工作的需要。當(dāng)前企業(yè)在檔案工作人員的招聘中，還沒(méi)有意識(shí)到管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要影響，對(duì)員工并沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的挑選，管理工作就變成了很多投機(jī)者逃避工作量的好去處，電力企業(yè)要通過(guò)檔案管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最優(yōu)化就成為空談。

1.3數(shù)字化程度低

電子檔案也就是數(shù)字化檔案，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案電子檔案具有很多的優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)方面沒(méi)有對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的嚴(yán)苛的要求，不怕較為潮濕的環(huán)境以及蟲(chóng)、鼠對(duì)紙質(zhì)化檔案的破壞；結(jié)合專(zhuān)業(yè)化的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)與分析軟件可以較為便利的對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)以及分析等工作。但是，就目前來(lái)看企業(yè)檔案數(shù)字化的程度相對(duì)較低，一方面是由于沿用著傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的方式，并且企業(yè)已經(jīng)積累了數(shù)十年的檔案如果要進(jìn)行檔案的數(shù)字化需要耗費(fèi)大量的人力以及物力，因而短時(shí)間難以完成數(shù)量龐大的檔案的數(shù)字化工作。

2分析電力檔案管理實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的有效措施

2.1重視檔案管理

作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層一定要重視企業(yè)檔案的管理，從根本上重視企業(yè)檔案的管理需要領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。作為領(lǐng)導(dǎo)層自身需要學(xué)習(xí)檔案管理在企業(yè)管理過(guò)程中重要作用，包括企業(yè)檔案的類(lèi)型，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況以及管理狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)企業(yè)的人資情況進(jìn)行分析。在此基礎(chǔ)上領(lǐng)導(dǎo)層就能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，領(lǐng)導(dǎo)層一旦重視就會(huì)在人力以及財(cái)力方面支持檔案管理工作。

2.2提升電力檔案管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在電力檔案管理工作中要想真正的實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，那么建立一支具備較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的電力檔案管理團(tuán)隊(duì)就是一項(xiàng)非常必要的工作，應(yīng)定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)和教育這個(gè)，及時(shí)的更新他們的實(shí)踐技能和理論知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要幫助他們形成良好的職業(yè)精神。在為檔案管理人員安排培訓(xùn)課程時(shí)，在前期就應(yīng)制定出具有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容。作為一項(xiàng)理論和實(shí)踐需要緊密結(jié)合的工作，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，也要注意實(shí)踐操作培訓(xùn)和理論知識(shí)培訓(xùn)的緊密結(jié)合，特別是企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)考慮到檔案管理人員的個(gè)體差異，從而提高培訓(xùn)課程的實(shí)效性。為進(jìn)一步的提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造性和穩(wěn)定性，還應(yīng)積極的引進(jìn)業(yè)務(wù)精并且素質(zhì)高的青年檔案人才。

2.3完善企業(yè)的檔案管理制度

電力檔案工作在企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提升上發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，提高其工作的有效性和規(guī)范性刻不容緩。任何一家企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，規(guī)范的管理制度都是不可缺少的，完善的管理制度不僅會(huì)給相關(guān)的管理工作提供極大的便利，同時(shí)還能有效提升工作的效率，保證電力檔案工作的有序性、規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。完善的檔案管理制度還能把具體的工作細(xì)節(jié)化、責(zé)任化，能有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全程監(jiān)控，控制檔案管理工作的失誤，達(dá)到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效提升。

2.4積極推進(jìn)檔案數(shù)字化

電力檔案管理的數(shù)字化具備非常多的優(yōu)勢(shì)，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加科學(xué)性，而推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化也是電力企業(yè)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。當(dāng)前的電力企業(yè)在發(fā)展中，存在非常多的紙質(zhì)文件，對(duì)于這些紙質(zhì)文化的保管和存儲(chǔ)都是一項(xiàng)非常巨大的工程，不僅需要耗費(fèi)大量的人才，而且存儲(chǔ)上也有諸多的困難。而數(shù)字化檔案管理方式的引進(jìn)，就可以取代這些紙質(zhì)文件耗費(fèi)的大量人力物力，但是要想有效的實(shí)施電力檔案管理的數(shù)字化，除了要引進(jìn)數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)外，還要進(jìn)行檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，確保所有的檔案管理人員能夠熟練的操作管理系統(tǒng)，為電力企業(yè)節(jié)省大量的資金，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.5電力檔案管理工作應(yīng)為企業(yè)的健康發(fā)展提供良好的服務(wù)

在企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)的過(guò)程中，電力檔案管理工作也必須參與進(jìn)來(lái)，同時(shí)為企業(yè)的發(fā)展提供穩(wěn)定的信息保障。在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)已得到廣泛應(yīng)用的情況下，在處理和保存檔案文件的過(guò)程中，如果檔案管理人員沒(méi)有積極的參與進(jìn)來(lái)，那么就可能出現(xiàn)檔案文件未被鑒定和保存的問(wèn)題，如果檔案管理工作無(wú)法與企業(yè)發(fā)展的需求相適應(yīng)，就不可能為企業(yè)提供高效而準(zhǔn)確的信息資源。所以，在進(jìn)行電力檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理人員也必須充分的考慮到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況，在正確的時(shí)間用最合理的方式，將檔案信息與最正確的對(duì)象有效對(duì)接，完全企業(yè)信息資料庫(kù)，從而掌握最能反映企業(yè)精神面貌和優(yōu)勢(shì)的信息資源并且將它們公式出來(lái)，同時(shí)在此過(guò)程中還應(yīng)找到資金、質(zhì)量、技術(shù)以及產(chǎn)銷(xiāo)存等方面的有用信息，建立全面的檔案信息管理體系，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，電力企業(yè)中檔案管理對(duì)其電力企業(yè)的生存與發(fā)展意義重大，作為電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視企業(yè)檔案管理工作，積極采取措施完善企業(yè)檔案管理的工作，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的支持，不斷提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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作者簡(jiǎn)介：

高曉紅（1969.11），女，山西五寨縣人，中央黨校公共管理專(zhuān)業(yè)本科，館員，單位：國(guó)網(wǎng)山西省電力公司檢修分公司，研究方向：檔案管理。

（作者單位：國(guó)網(wǎng)山西省電力公司檢修分公司）