優化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平

王博

【摘要】本文對加強組織人事檔案管理工作的必要性進行了分析，然后結合目前人事檔案管理工作存在的問題，進一步提出了提升人事檔案管理水平的具體措施，以供參考。

【關鍵詞】人事檔案? 管理? 人事工作 服務? 效能? 措施

對于組織而言人事檔案管理工作是一項重要的基礎工作，人事檔案記錄了組織中個人的成長經歷等情況，并且伴隨人的一生，目前在人事檔案管理工作開展過程中一些部門不夠重視，人事檔案管理制度不完善，相關的方法不夠科學，人事檔案管理人員的素質和能力不能滿足組織人力資源管理工作的要求等，這些都不利于提升人事檔案管理的服務價值。因此加強人事檔案管理對策探析，具有重要的社會意義。

一、新時期加強人事檔案管理的必要性

人事檔案記錄了一個人的家庭信息、學習履歷、工作業績以及職務任免等情況，對人事調動、干部任免、職稱評聘等工作的開展提供了重要的參考支持。人事檔案是一個人學習、生活和工作經歷等情況的重要體現，新時期做好人事檔案管理工作，一方面有助于完善個人的成長軌跡基礎資料，另一方面人事檔案管理工作，可以為組織人力資源管理等工作的開展提供重要的信息資源支持。一個人的經歷很多內容都可以在人事檔案中予以體現，所以做好人事檔案管理工作，需要不斷提高人事檔案管理人員的工作責任心，通過完善人事檔案，可以不斷提升員工的責任感和使命感，進而為個人的成長加分。人事檔案中包含著豐富的內容，對于用人單位人事部門需要高度重視人事檔案中的相關的信息，并結合實際進行動態完善，這樣才能更好地提高人事檔案數據的利用價值。此外人事檔案信息的完善程度一定程度上也體現了用人單位人事部門的工作質量，切實提升工作的規范性和科學性，才能提高整體人事部門的服務效能。

二、人事檔案管理工作實施現狀分析

目前在人事檔案管理工作開展過程中主要存在的問題有：

（1）人事檔案管理沒有納入組織的一項基礎工作進行部署開展，人事檔案管理意識淡薄。一方面人事檔案管理工作對于組織而言沒有認識到其重要程度，沒有將其作為一項長期的基礎工作來進行布置和安排，相關的工作主要是依靠人事部門來進行落實，沒有進行檢查監督等，人事檔案管理工作的完善需要全員的積極參與，主動配合并提供相應的資料。但是員工人事檔案意識淡薄，沒有主動提供個人的基本情況，甚至人事檔案管理人員也沒有及時根據新的要求等進行相關檔案的補充完善，有的部門還出現肆意篡改人事檔案信息等情況。

（2）人事檔案管理體系需要進一步優化，人事檔案管理信息化進程需要加快推進。一方面人事檔案管理工作不規范，針對如何做好人事檔案管理工作沒有形成完善的制度體系，很多標準不夠明確，人事檔案依然主要停留在手工整理階段，真實性以及全面性有待考量，另一方面人事檔案管理信息化建設進程推進緩慢，雖然開展了人事檔案信息化建設，配置了相應的軟件和硬件設備等，但是在信息錄入、整合分析和統籌管理、共享處理等方面還需要進一步加強精細化管理和技術創新處理。

三、新時期優化人事檔案管理工作提升人事工作服務效能的具體措施分析

為了進一步提升人事檔案管理現代化水平，切實發揮人事工作應有的價值和功能，建議從以下幾個方面進行探索優化：

（1）加強制度建設，提升員工參與人事檔案管理的積極性，并加強規范化管理。人事檔案管理工作的開展是組織一項長期的系統工程，新時期對檔案管理建設提出了新的要求，所以對于人事檔案管理工作來說也應當加強理念的轉變，提高全員對人事檔案的重要性認識，主動提供真實的人事檔案管理信息，同時成立專門的組織管理部門，制定人事檔案管理制度體系，明確各級部門在人事檔案管理工作開展過程中擔負的職責和權限，細化工作流程，加強記錄歸檔整理，并出臺針對人事檔案整理相關的詳細的指導實施細則，這樣可以更好地明確人事檔案管理規范，確保各項人事檔案資料統一規范有序，便于檢查、整理、分析和統籌處理。

（2）加強人事檔案管理人員素質和能力提升，完善獎懲機制，提升服務效能。人事檔案管理工作的開展乃至人事工作的實施都需要有相關的人員來積極參與，既需要全員的參與，同時又要發揮好人事檔案專職人員的積極性，這樣才能確保人事檔案管理工作穩定有序開展。所以要在開展相關政策、規范等集體培訓的基礎上，還應當進一步加強對人事檔案管理專職人員的能力和素質培育，加強職業道德建設，制定完善的獎懲機制，提高他們的專業技能、業務素養和綜合能力，為人事檔案管理工作有序開展提供強大的人力支持。

（3）加強信息化建設，探索人事檔案和人事工作服務新模式。一方面要加強硬件和軟件設施配置，購置更多新型的人事檔案管理設備，加強軟件的開發應用，不斷優化人事檔案服務功能，還應當加強人事檔案軟件和其他業務軟件的關聯度，確保形成順暢的共享機制，減少中間信息的重復統計等，另一方面要優化服務格局，要積極探索現代化人事檔案和人事工作服務新模式，不斷學習和借鑒其他項目管理工作等經驗，在人事檔案流程再造與優化、效能轉化和成果利用等方面進行創新探索，不斷提升人事管理效能。

總之，人事檔案管理工作的開展是組織一項重要的基礎工作，只有結合形勢的變化和最新的政策要求進一步加強人事檔案精細化管理，加強制度建設和隊伍素質培育與提升，才能更好地提升人事檔案規范化水平，提升人事工作服務效能，最大限度發揮人力資源的價值，提升組織績效，推動組織實現持續健康穩定發展。

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