職業技能提升培訓方面的檔案管理工作

代曉慧

【摘要】隨著當今信息系統的不斷更新、完善，檔案管理工作的一些問題也日益凸顯，為了適應人力資源面對的現狀以及今后的發展方向，本文從幾個方面入手，就職業技能培訓方面檔案管理工作的一些問題提出針對性的建議。

【關鍵詞】人力資源? 檔案管理? 檔案質量

檔案管理相對于其他工作顯得枯燥乏味，而且現如今科技不斷進步，檔案管理內容也不斷在增多，這對人力資源檔案管理者提出了更高的要求，要在繁重復雜的檔案管理工作中找到一條適合自己的道路，在檔案形式多元化的今天，不光要對傳統的檔案管理模式以及方法進行創新優化，還要建立起一套適用的、標準化的檔案管理制度。

一、檔案管理工作現狀

（一）檔案管理工作面對的現實問題

現階段的檔案管理工作與以前的檔案管理工作已經有了很大的變化，檔案形式趨于多樣化，從之前單一的紙質檔案，發展到目前既有紙質檔案又有電子檔案。但在現階段的發展過程中，許多單位人力資源部門的檔案管理工作都沒有做到位，檔案并沒有體現出其應有的實際價值。人力資源的檔案管理工作對一家單位有著非常重要的作用，但許多單位缺乏健全的規章制度，對檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，檔案管理工作開展艱難緩慢與之有很大的關系。現代社會的信息變化節奏較快，容量較多，而在這樣的發展背景之下就要求檔案管理部門要采取有效的解決措施，提高檔案收集工作的效率與質量。

（二）檔案管理工作者的問題

檔案管理工作者在檔案管理工作當中的價值不言而喻，往往他們能使檔案的價值得到最大的發揮，但就目前而看，許多檔案管理工作者并非專業出身，這導致他們對檔案的一些價值并沒有明確清楚地了解，這對檔案管理工作來講是一個較大的損失。要使檔案發揮它的價值，檔案管理工作者的意識水平一定要得到提升，不光要了解檔案的價值，也要努力學習適應檔案管理發展趨勢的檔案管理辦法，對自身的檔案管理知識儲備進行不斷的豐富、更新。

二、檔案管理工作方法

（一）嚴抓檔案質量

檔案的實質屬性是原始記錄性，同時檔案由文件有條件地轉化生成，兩者是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯系，又有明顯區別。聯系在于文件是檔案的前身，區別則是因為文件轉化為檔案是有處理完畢、對日后有參考價值、按照一定規律集中保存這三個必要條件的。所以檔案管理工作人員要及時歸檔已完成文件，對所有有可能會成為檔案的文件加以甄別，結合實際的工作情況重視歸檔立卷，充分發揮檔案信息的資源作用，摒棄無意義文件，使所有檔案都有用武之地。并且檔案管理人員有責任向單位領導和有關部門反映情況和提出意見，解決技能培訓形成文件的系統性、連續性和規范性，實行文件的超前控制，

完善檔案管理制度，以保證前期文件的質量。

（二）完善檔案管理制度

進一步完善檔案的收集、保管、保護、借閱等方面的管理制度。由專門的人員對檔案負責，在條件允許的情況下為檔案部門提供支持，定期開展學習活動，宣傳檔案的利用重要性。培訓檔案的所有內容均由相關單位的人力資源部門加以處理，理論上要求對各項工作進行綜合分析，以頂層設計的角度，完善工作各環節的組織、執行，對于一些關鍵環節，還應加強監督檢查，如檔案存檔區域是否安全、潮濕度是否理想、是否存在昆蟲混動問題等。如果采用信息化檔案制度，還應就網絡安全問題進行評估，通過防護軟件等保證信息化檔案得到安全保存。部分檔案因牽涉到多項工作多、多名人員，內容較為復雜，還應重視保證檔案的完整性。應在檔案建設時明確各個條目和標準化要求，之后以此為框架，保證所有信息得到完整記錄和呈現。信息化檔案的管理原則和方法與此相同。

三、檔案管理工作的發展建議

（一）強化檔案管理建設

到現今為止，我國最為常見的檔案管理方法還是傳統方法，即將檔案按照卷數進行整理歸類，這種方法有一定的科學性，但也會出現較多的問題，檔案數量較少時，能夠有效應對，一旦檔案數量大面積增多，就容易發生檔案內容不明確等問題，從而導致以后查找檔案困難，間接地加大了工作難度與工作量。所以首先就要解決自身觀念問題，積極轉變思維方式，尋找檔案管理的最優解，深入了解檔案的重要性，強化檔案管理部門建設，促進檔案管理工作能偶更加有效的進行。此外，應健全管理機制，由于大部分的檔案錯綜復雜，關系到方方面面，所以在進行檔案管理時，首先要循序漸進，將其逐步落實到位，并通過合理有效的管理制度將其一一落實到位，以確保檔案管理工作的順利展開，與此同時上級單位可對相關單位、部門制定合理的獎懲辦法，以此來激發檔案管理工作者的工作熱情，以便于檔案管理工作更為有效地開展。

（二）強化人員使用

面對檔案管理工作者專業性不強，對檔案的認識性不足這一現狀，首先我們應該盡可能的尋找專業的檔案管理工作者，往往他們具備更專業的知識，能夠認識到檔案的重要性，工作起來也有的放矢，如果條件實在不允許，就要對現有的工作人員進行合理安排。首先加強現有工作人員的專業素養，對他們進行專業的崗位培訓，增強他們對檔案管理工作的重視程度。其次上級領導要根據工作人員的不同能力特征對其進行合理的工作職能劃分，依據人員個體特點進行工作分工，在已有的條件下達到效率的最大化。最后改正他們的工作態度，讓他們了解檔案管理這一工作的價值及重要性。

四、結論

據以上所述，檔案管理工作紛繁雜亂，但其作用日益凸顯，對檔案管理工作者的要求也日益提高，不光要在管理制度、硬件設施方面入手，也要加強自我工作素質，積極學習先進的檔案管理工作辦法。

參考文獻：

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