企業辦公室文秘工作的認識分析

林海

【摘要】辦公室文秘作為企業領導與工作人員之間的紐帶，對企業發展具有重要的意義。隨著社會經濟水平的快速提升，社會工作對文秘要求也越來越高。所以，文秘必須努力提升自身素質與才能，進而為企業經濟發展貢獻自身力量。本篇文章針對社會上對文秘的工作要求，對怎樣做好文秘工作提出了幾點建設性意見。

【關鍵詞】企業文秘? 辦公室工作? 認識與分析

企業經濟發展是推動國家經濟發展的重要動力，而辦公室文秘工作正是推動企業工作正常運行的關鍵所在，然而，在當前辦公室文秘工作當中，也存在有許多的問題需要我們及時解決。

一、辦公室文秘工作的問題所在

（一）文秘自身素質不能夠很好適應企業發展需求

隨著經濟快速發展，當前文秘工作素質已經不能完全順應企業發展潮流。首先，文秘所掌握的知識是有限的，大多數企業當中的文秘并沒有完全學習過文秘方面的專業知識，而真正以文秘專業出身的人才少之又少。這也就意味著：即使企業能夠真正發現問題所在，也未必能夠找到與企業經濟發展方向相符合的專業性人才。另外，一個合格的文秘需要長時間的實踐與鍛煉，這本身就需要一個很長的過程，但是，當今企業能夠提供給文秘外出工作于實踐的機會越來越少，這又在一定程度上抑制了文秘專業素質的進一步提升。

（二）企業辦公室工作存在有量大且質量差的重要問題

近些年來，文秘人員短缺已經成為了企業難以發展的重要問題。就目前來說，大多數企業所配置的文秘服務于多個部門，這無疑是給文秘帶來了巨大的工作量，在影響企業工作效率的同時，也會使得工作質量大大降低。長期以往，這樣的工作狀態也會慢慢消磨文秘工作意志力，甚至導致出現厭倦工作的不良態度。

（三）繁雜的辦公室事務嚴重的影響了文秘正常工作

通常情況下，在基層辦公室當中會處理多個部門的業務，整個企業的業務全部聚集在這里就顯得非常繁雜，而辦公室文秘則在這里每天處理著各種繁雜性業務，難免會出現信息報送不及時的現象，最終導致企業辦公工作不流暢，進一步削弱文秘參謀助手工作的強大作用。

二、改善企業辦公室文秘工作的具體措施

（一）重點培養企業文秘自身能力

①努力提升自身寫作表達能力。企業文秘都需要承擔整個企業文稿撰寫以及收集信息等重要任務。因此，一名合格的文秘工作者必須要有專業過硬的文字表達能力以及寫作能力，而寫作與表達能力絕不是一蹴而就的，只有經過系統性的大量訓練與深入研究才能夠用語言來描述企業發展狀況，從而真正了解企業經營發展方向，最終創造出符合企業文化的高質量文案。②提升自身學習能力。在我國社會經濟快速發展的狀態下，企業文化在企業發展當中有著越來越重要的作用。所以，辦公室文秘應該努力提升自己學習能力，全方位學習企業當中所有專業性的業務知識，在實踐當中不斷積累業務素材，并最終應用于寫作當中。此外，文秘應該重視現代化的政治性專業理論，重點關注與企業經濟發展密切相關的法律法規，通過對國家經濟發展方向的了解來提升自身的專業表達水平，進而充分發揮自身輔助的作用。③加強企業內部溝通能力。溝通能力是衡量企業文秘是否合格的重要指標，同時也是文秘工作者在實踐過程中常運用的綜合技能，其主要表現在以下幾個方面：與領導的協調溝通、組織企業內部活動以及與企業工作人員之間的交流。以上溝通能力都有利于文秘在工作當中大大提高工作效率，進而實現自身價值。

（二）樹立良好的服務意識

①作為企業工作的重要人員，文秘應該具有不斷創新的工作意識，時刻更新頭腦思維、創新自身工作理念，不斷從以往工作當中吸取教訓、總結經驗，并從中挖掘新規律后應用于未來的工作之中。同時，每一位文秘工作者都應該時刻以最嚴格的標準要求自己，盡可能的體現秘書人員該有的工作能力。②具有奉獻意識。因為辦公室在企業工作當中具有特殊的意義，所以文秘工作者更應該全身心的奉獻和服務于這個行業，在自身工作中應該不斷地深入群眾，為企業的大多數人員提供更多更便利的條件。除此之外，文秘應該在工作作風上嚴格要求自己，在處理事件過程中懂得顧大局、識大體，重視個人利益與企業集體利益之間關系的有機統一。

（三）正確處理企業工作之間的各種關系

（1）處理主動與被主動的關系。辦公室工作應該是主動的關系，而非一味聽從企業高層領導命令的被動關系。文秘作為企業領導參謀人員，必須努力拓寬自己眼界、鍛煉思維敏銳度，從而全方面的維護企業正常運轉，時刻以企業發展為中心組織各種活動。同時，還需要在完成任務同時正確處理領導所交予的各項任務，通過在處理事件中所得的經驗來進一步指導其他員工工作。（2）理解繼承與創新之間的關系。繼承是創新的前提，而創新是在繼承的基礎上發展而來的。這也就要求文秘工作者在日常工作中不斷更新服務理念、創新工作形式與內容。只有堅持繼承與創新的統一性，才有可能使企業發展出現全新局面。

三、有效提高文秘工作效率的相關措施

（一）建立完善的單位晉升考核制度

企業建立較為完善的晉升考核制度將有利于提高人員的工作積極性，而考核制度主要以半年或一年為周期，來對文秘人員的工作狀況加以考核，最后會根據其工作的具體狀況考慮是否納入重點工作單位工作。從企業方面來看，企業所建立的考核制度能夠更公正、更客觀的評價出優秀的文秘人員，從而為其經濟發展起到更重要的作用。

（二）制定較為合理的獎罰機制

企業制定的獎罰機制能夠激發文秘工作這個的競爭意識，進而使為企業工作的效率大大提高。而這一制度既有激勵也有警告的作用，這也在不同程度上促使工作人員的自我不斷完善。而這項制度主要是通過對文秘工作者的辦公效率和效能來評價的。所以，企業所制訂的這一制度也必須秉持著公平公正的重要原則。

（三）加強文秘人員的教育與管理工作

要想有效提高文秘工作人員的工作效率與水平，就必須對其強化教育管理。首先，企業應該為文秘工作者提供更多的外出實踐機會，在實踐中不斷提高他們的辦公能力與服務意識;同時，企業應該全方位地落實責任制，將工作責任真正落實到文秘人員身上，進而不斷規范其行為意識，最終為企業培養出專業與能力共強的人才隊伍。

四、結束語

綜上所述，企業要想在不斷競爭的市場上立于不敗之地，就必須增強企業自身競爭能力。而文秘作為辦公室重要的工作人員，要不斷提升自身專業業務能力，最終提升企業運行效率。