電子文件歸檔與數字檔案共享服務

姜兆玉

摘? ?要：計算機技術與網絡的快速發展對傳統檔案管理造成了極強的沖擊，為了方便人們查閱數據，檔案管理需要結合計算機和網絡。電子文件的出現和傳統檔案的數字化讓檔案的使用不再受時間和空間限制。為了方便人們查閱和檔案的保護，需要我們進行電子文件歸檔和數字檔案共享。本文淺談了電子文件歸檔和數字檔案共享服務的意義和保護措施。

關鍵詞：電子文件歸檔? 數字檔案? 共享服務

中圖分類號：G273? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）05（b）-0170-02

電子文件歸檔和數字檔案共享服務帶來了無紙辦公和自動化辦公時代，檔案信息數字化通過智能化管理技術為人們提供了方便、高效和安全的服務。本文介紹了電子文件歸檔目的與保護措施和數字檔案共享服務的意義與安全措施。

1? 電子文件

電子文件是數字化信息形態，計算機是產生和處理電子文件的載體，因此電子文件對于設備有很強的依賴性。電子文件通常由五個部分構成：數字編碼、軟件、硬件、技術設備和加密方式，這些構成部分保障了電子文件的安全性和私密性。數字編碼是計算機內部程序決定，磁性載體上物質內部的性質肉眼無法觀測。數字信息經過壓縮編碼和加密，不進行解密也無法窺探電子文件的內容。這些都進一步說明了電子文件非常值得信賴。

電子文件的形式多種多樣，有通過計算機處理產生的文字文件和表格文件，有通過照相機、掃描機產生的靜態圖片文件;有通過繪圖工具產生的圖形文件;有通過攝像機或其他具有錄制功能的數碼設備產生的視頻文件;也有通過錄音設備產生的聲音文件……文件的形式多種多樣，因此在進行歸檔時需要根據不同類型用不同方法，這樣才會使各個文件更加容易保存和更加方便查閱。

現在的電子文件管理依然存在著很多的不足，比較突出的情況就是電子文件的不完整性。例如，草稿類的電子文件無人整理和分類，導致這類電子文件長時間被擱置，需要使用和查閱時無法下手，整個文檔也顯得十分擁擠和凌亂;輔助類的電子文件管理狀況和草稿類電子文件的管理沒有太大差別，只是進行了簡單整理然后就被擱置在一旁，無人問津;就算是比較正式的電子文件也只是進行了簡單的歸檔，對儲存載體的安全性沒有做好檢查，也沒有做好登記，導致一些相關參數被遺失。

在進行電子文件收集時，我們需要對電子文件的參考價值和利用價值進行評估，需要對重要電子文件的修改過程做好詳細記錄，并且做好分類和歸檔;如果正式文件是被傳統紙張記載，則需要將紙質文件轉化成電子文件，在進行整理歸檔時需要建立好兩種文件形式的聯系，做好標識工作。搜集到電子文件后，需要對電子文件采取安全措施，確保文件內容不會被非正常手段修改，并且還應當在脫機載體上做好備份，具有重要價值的電子文件還應當打印出來，做好紙質文件的保留工作。

電子文件的收集方法目前有兩種：（1）在計算機網絡系統設置自動記錄功能，該功能需要對電子文件的產生、修改、入庫時間和責任人做好詳細記錄，在入庫前對內容價值和類型進行鑒定，做好整理歸檔工作;（2）通過載體搜集的電子文件需要做好登記、簽署和修改的記錄工作，根據相關審核流程通過后做好備份。一部分電子文件需要補充檔案和增加檔案，所以也要搜集未被列入歸檔清單的電子文件。

2? 電子文件的歸檔

電子歸檔要求：電子文件的歸檔需要有“前端控制”的思想，歸檔是檔案部門管理電子文件的第一步，但是實際情況是在歸檔之前就需要控制電子文件，在電子文件可能會出現差錯的環節或步驟提前進行糾正，保障電子文件在形成過程中的安全性、可讀性、可靠性和完整性。電子文件歸檔時需要有《歸檔電子文件移交檢驗表》，這是負責電子文件形成部門的工作。檔案管理部門需要對電子文檔的內容進行檢測，對相關的軟件、紙質文件和相關材料的完整度進行檢查，最后進行歸檔登記，填寫《電子文件接收檢驗登記表》。

電子文件的整理：歸檔電子文件的整理工作一直遵循著整理簡化、檢索深化的指導思想。整理文檔是檔案管理工作的基礎，檢索是檔案管理的價值，只有將基礎打好，才會使檔案管理更加富有價值。現在的電子文件檢索功能都是一步到位，與傳統的層層檢索有本質的區別，所以傳統的檢索方法不適用與現代電子文件的檢索。因此現在的檔案整理需要將各個流程簡化，通過計算機系統電子文件管理，只需要確定是否歸檔，就能將電子文件按類目、年份、期限進行劃分。去掉人工逐個著錄的流程，大量節約時間和財力，極大地提高效率，有效避免了人為操作下檔案的不完整性。

3? 數字檔案共享服務

將傳統紙質檔案變成數字檔案，也就是將紙質檔案進行數字化操作，將存儲載體從紙質變成計算機。電子文件與數字檔案關系緊密，它們在信息的處理、傳遞和儲存上互為一體。隨著“工業4.0”時代的到來，大數據與物聯網的數字檔案將是大趨勢。為了實現彎道超車并與國際先進水平接軌，利用網絡與數字檔案共享是實現目標的重要途徑之一。一方面網絡的全國構架能夠實現信息資源統一管理，有利于規范元數據與資源，解決了因信息規范不標準造成資源難以共享的障礙，升級了整個檔案業務;另一方面數字檔案的共享能夠規避全國技術發展差距帶來的管理混亂現狀，能夠使數字類檔案管理方式變得高度集中化和類別分明，這樣海量的檔案數據能夠更加快速整合。不僅節約了資源又方便了客戶的操控，而且檔案管理單位的服務水平和能力也會有巨大提升。傳統檔案的單一服務和被動服務變成了主動服務和多層次服務。

數字檔案的共享雖然有著重大意義，不過也需要解決相當多的伴隨問題。首先就是數據庫的安全問題，網絡的成熟使數據庫得到了快速發展，網絡的開放性和共享性讓信息更加容易獲取和交流方式更加便利，同時也意味著整個系統更加容易遭到破壞。為了確保檔案信息的完整性和安全性，避免病毒和黑客攻擊，不僅需要建立一套標準體系，更要做好安全防護技術。防護措施最先考慮的就是設置防火墻，通過檢測和控制局域網與互聯網的通信，阻止非法訪問，確保檔案信息進行共享和交換時有個安全的環境;然后需要做好身份認證，在客戶訪問數據庫時，需要登錄用戶名和口令，在確認用戶身份后檢驗用戶訪問權限，讓其對數據庫進行指定操作;接下來就是進行授權，這需要對檔案賦予一定訪問級別，不同訪問者需要根據其級別進行訪問，讓機密文件不被暴露;緊接著就是進行數據加密，數字檔案決定了它的不完全公開性，因此進行數據加密是保護檔案安全的重要途徑。每個用戶都能夠對自己的數據進行加密，密鑰的保護讓管理員也無法窺探加密信息，增加了用戶信息的安全性;然后就是通過審計追蹤記錄訪客的重要信息，這樣可以及時發現非法操作并快速解決。審計功能主要用來監視和記錄訪客對數據庫的操作，在系統被破壞時能夠追查到責任人，是解決系統安全漏洞的重要措施;然后便是病毒防治技術，主機防病毒能將檔案和病毒的特征進行對比，通過刪除相同特征實現解毒，確保主機不被侵害。網關防病毒會在病毒傳播的途徑上查殺，也是網絡安全的必要措施;最后需要做好數據庫的備份與恢復工作，保證計算機出現各種故障導致數據丟失后，能夠及時恢復。

4? 結語

電子文件歸檔和數字檔案共享都是為了更好地服務于人民，通過對數字檔案的開發利用，讓人民的生活質量得到提高，讓城市變得更加智慧化。

參考文獻

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