事業單位人事檔案管理的安全保障策略研究

張立群

摘要：事業單位選擇人才、委派人才的重要依據之一就是人事檔案。保證好人事檔案管理的安全，對于人才自身發展以及事業單位的發展都有著至關重要的意義。目前，事業單位改革工作在穩步進行，人事檔案管理的安全問題日漸浮現，這不利于人事檔案管理工作的進行。隨著目前技術的進步，我們需要在人事檔案管理工作上面進行創新，使其適應人事單位的發展需求。事業單位需要重視人事檔案管理安全工作，把該項工作作為推進事業單位穩步發展的根本基石，并給予高度重視。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;安全保障

人事檔案是記錄個人工作情況與表現情況的基本材料;記錄其基本資料、學習情況、家庭背景、社會背景、所受獎罰情況;是上級組織挑選人才，用人的直接根據。人事檔案管理工作就是對個人的人事檔案進行收集、整理、貯存、調取。人事檔案管理工作的安全就是保障人事檔案不丟失，不缺失，不泄露。然而，隨著時代的發展，事業單位的改革，人事檔案管理的安全面臨著諸多挑戰，管理制度滯后、人員水平參差不齊、管理手段落后等問題。為滿足發展需求，人事檔案管理安全保障問題急需解決，是當前最首要的任務之一。

一、事業單位人事檔案管理的安全現狀

（一）負責人事檔案管理的人員對安全保障問題不夠重視

人事檔案管理工作的安全問題是基礎保障工作，做的好也不容易成為績效，沒有辦法引起別人的注意。所以，在大多數組織管理層，認為人事檔案管理的安全工作就是保存好人事檔案，不丟、不缺失就可以了。正是如此，大多是單位的人事檔案管理工作就是應付了事，應付查檔，調檔。這種不主動、不積極的工作態度無法推進人事檔案管理的安全工作進行，更加無法提供優質服務。

（二）人事檔案管理人員安全保障水平較低

人事檔案的管理工作并不會因為其是一項基本工作而變得簡單，相反，這是一項復雜、繁瑣且具有很強專業性的工作。在安全保障方面，需要投入大量的人力物力，保障其工作可以以較高的質量完成。但是，很多單位的負責人員都是由人事處負責，有時甚至是由其他科人員臨時負責，這樣很容易導致檔案丟失，無人歸檔，歸檔不完全，需要時找不到的情況發生。由于這些負責人不專業，工作不具有連續性，導致檔案資料的安全無法保障，不利于人事單位的發展。

（三）信息化技術并沒有得到很好的應用

信息化技術的飛速發展，帶了各個領域在管理上的轉型。事業單位的人事檔案管理工作也進入信息化進程，但是人事檔案管理系統僅僅是簡單的資料錄入系統，并沒有實現系統化的管理。很多負責人員還是習慣性手動錄入信息，導致紙質信息與信息系統中的資料出現重疊或者不對稱。因此，在保存的過程中，極有可能造成信息丟失，調取檔案時信息不完成。檔案的整理工作會變得越辣越繁瑣，多做很多無用功。人事檔案管理工作的信息化進程還需要不斷的完善與改良。

（四）人事檔案管理材料制作質量低，保存安全系數降低

人事檔案的材料要求是16開紙，如果紙張出現卷角、折損、破損等都需要處理后在進行歸檔，這樣確保檔案在管理過程中不會因為材料問題造成檔案安全出現問題。但是在操作過程中，因為各種各樣的原因，工作人員往往使用A4紙進行記錄歸檔，給人事檔案的管理以及保存帶來了諸多不便。

二、事業單位人事檔案管理的安全保障策略

（一）不斷改善和完善檔案管理制度

傳統的人事檔案管理制度已經不適用于逐步發展的人事檔案管理進程，然而一完整的人事檔案管理制度可以更好的為檔案管理的安全提供保障。加大管理制度的宣傳力度，使得工作人員按照規章制度整理、收集、保存的檔案。同時，對于《檔案法》要大力推行，檔案工作從事人員要知法、懂法、守法、依法進行工作。

（二）加大檔案管理人員的工作意識

目前，檔案管理工作都是由人事部門負責，或者臨時調動人員負責。在該崗位上，人員缺少積極性，對于工作的認真負責態度會大打折扣，因此，會給人事檔案的安全問題造成影響。為改變這種現狀，在領導層就應該加大重視力度，將人事檔案管理安全工作作為考核標準，通過該方式提高領導對于工作的重視程度以及積極性。通過該方法，提高檔案管理安全工作的地位，調動工作人員的積極性，使得檔案從收集、整理到保存更加的安全。

（三）推進人事檔案管理安全的信息化

信息化技術的普及為人事檔案管理的安全提供了更好的保障。充分利用信息化管理系統，進行錄入，整理，分析。在錄入信息時，要確保信息的完整性，將存儲的信息保存至數據庫中，這樣無紙化的檔案管理將會更加安全。在調取信息時，可以迅速快速的調取準確的信息，不會造成信息的泄露，丟失，缺失等不安全的因素出現。這樣的信息化人事檔案管理系統更加方便工作人員的日常工作，在一定程度上也可以實現信息的橫縱共享，確保信息不被盜取。

三、小結

安全問題時一直伴隨著人事檔案管理工作的常態問題，也是人事檔案管理工作的根本。因此，在規章制度、管理模式、工作態度等各個方面加強管理，在最大程度上可以避免安全問題發生，將為我國事業單位的蓬勃發展提供最堅實的后盾。

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