辦公室管理工作的優化路徑分析與研究

景軍

摘要：現如今，我國的綜合經濟在快速的發展，社會在不斷的進步，諸多企業主體面臨著市場激烈競爭問題，如果企業想要穩固自身在市場中占有的地位，需要強化企業內部管理的優化與完善，提高自身對企業的管理效率，尤其是可以傳遞信息、構建交流媒介以及保證企業正常經營的辦公室管理工作。而辦公室工作人員是每一個企業開展行政工作的直接載體，在企業各項事務的運行中具有重要作用。結合現階段我國諸多企業辦公室管理工作的實際情況，仍存在些許問題有待改善，因此分析企業中辦公室管理工作存在的問題以及制定解決改善方案與優化路徑十分必要。

關鍵詞：辦公室管理;企業;優化路徑

企業的日常經營和發展涉及的內容較多，其中辦公室行政管理工作占據著至關重要的位置。在當前全新的發展形勢下，辦公室行政管理工作面臨著諸多挑戰，工作量也因企業規模的日益擴大而不斷增加，同時涌現了諸多新問題。面對這種情況，急需對辦公室行政管理工作進行全面改革與創新，企業應結合自身的實際情況，構建合理規范的管理體制，明確工作人員自身的責任和義務，科學制定各項指標，以此來保證各項工作的順利進行，真正做到精細化管理。

一、辦公室工作管理模式的基本內涵

管理模式是在管理理念指導下建構起來，由管理方法、管理模型、管理制度、管理工具、管理程序組成的管理行為體系結構。從這個定義來看，管理模式是一個關于管理行為的體系結構，其由方法、模型、制度、工具、程序等建構而成。管理模式是組織或個人在管理實踐基礎上總結提煉的結晶，是組織或個人管理規范的標志。

二、辦公室管理工作現狀

（一）管理思想存在滯后性

一些企業在開展辦公室管理工作期間，存在管理思想滯后的現象，究其原因為因社會經濟不斷發展，市場競爭力日益加大，企業內部的辦公室管理工作需要被創新與改革，進而滿足社會時代發展的需求。然而在實際管理工作中，辦公室的管理工作者沒有樹立時代意識與創新意識，仍采用以往的管理模式，在這種情況下，企業辦公室的管理工作便不會在短時間得到轉型，在一定程度上降低辦公室管理工作的質量與效率。

（二）落實能力欠缺

辦公室的辦公方式落后，對數字化、信息化辦公方式認識不足，效率低下。協調的職責發揮不全面，覆蓋范圍狹窄，企業內部改革進程緩慢，不能很好地適應市場和時代發展的需要。對于企業內部缺乏統籌能力，官僚作風嚴重，管理層事前缺少評估、調研，事中缺乏跟進監督，事后缺乏經驗總結。

（三）脫離現實情況

辦公室行政管理工作當前和實際嚴重脫離，在日常管理過程中，由于某些管理人員自身能力不足而導致的決策失誤情況經常出現，這些失誤最終造成辦公室在落實領導命令與開展工作的過程中過于重視形式，從而逐漸構成了一種單純為了工作而進行工作的不良現象。許多辦公室工作人員并不了解具體工作狀況和有關材料。

三、辦公室管理工作的優化路徑

（一）更新辦公室管理思想

針對現在諸多辦公室的管理工作，一些領導者在以往的管理思想影響下，會出現占據員工工作時間的現象，降低工資費用成本來提高管理工作質量，但是這種思想既會降低辦公室人員的工作積極性，還會阻礙辦公室人員之間友好關系的建立，引起工作人員對企業的不滿心理。因此企業中管理人員應更新辦公室管理思想，創新管理工作思維。

（二）辦公室職能的強化

促進辦公室管理創新，在于充分發揮好辦公室的中樞地位，將企業決策落實到位，煥發決策的生命力。具體在于督辦好上級的工作部署、文件精神、各項指示。明確各部門的職責，實時監控工作運行情況，遇到問題及時上報，積極解決職工的難點、痛點。層級遞進，穩扎穩打，形成承擔、督察、催收一體化的監管機制，明確獎懲制度，確保企業各項工作任務能夠及時、全面開展。

（三）服務方式的創新

根據辦公室的工作性質來看，工作人員首先要協調好一切的關系才能順利完成工作。對于工作人員的上下級關系也要進行適當的把握。因為這本就是一項作為協調性的工作，要起到橋梁的作用。其次，在進行工作時，要有一些側重點，對于自身精力的分配也要有一些規劃，不能把時間都浪費在一些沒有意義的事情上面。最后，在工作時，也要懂得適時地變通，要靈活運用技能。工作人員的對外關系也是一項內容，建立良好的對外合作關系也是對于他們的工作有所幫助的。

（四）細化全部考核指標

當代企業的飛速發展，對辦公室行政管理提出了更高要求。以往的行政管理模式過于陳舊，管理手段和管理思想相對落后，早已無法順應當代企業的發展形勢。促進辦公室行政管理改革和創新，首先需要對全部指標進行量化和精細化處理。傳統的辦公室行政管理所存在的顯著問題之一，便是管理的各種事宜不夠清晰，責任劃分不具體，阻礙了企業的穩定運行。對此，辦公室行政管理應將各項工作任務進行合理的邏輯性劃分，這樣不僅能夠有效監管各項工作流程，同時還能從整體角度對其進行把控。進而基于此，構建切實有效的工作流程，把控整體工作的進展情況，提高行政管理的效率和質量。

（五）采用柔性化的管理手段

新時期辦公室管理工作需要采用柔性化的管理手段，凸顯出以人為本的管理理念，切合實際地發揮員工的內在潛能，并滿足員工實際生活需求。對于柔性化管理手段的運用，企業辦公室管理者應提升自身的管理能力與員工自身素質，促使辦公室管理工作更好地創新與發展。

四、結語

當前國有企業辦公室管理中主要問題表現在機制體制、職能定位、員工素質等方面，從這些方面入手，促進國有企業辦公室管理體制改革，提高企業運轉效率以更好適應日益激烈的市場競爭。這需要在實踐中不斷創新，在創新中不斷調整，以期保持國有企業的活力與競爭力。

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