高等教育迎接數字化轉型挑戰
——EDUCAUSE2019年度十大議題（四）

文/Susan Grajek & the 2018-2019 EDUCAUSE IT Issues Panel

議題9 綜合性的首席信息官

調整和加強IT領導的角色，在實現院校使命的努力中成為院校領導層的重要戰略伙伴。

信息技術有真正推動創新和提高效能的潛力，入學管理、學生成就、學術研究、社會服務都是信息技術可以發揮正面作用的領域。這種對于信息技術的認識和以降低成本為首要目標的觀念是不同的。兩者之間的差別在于CIO是否有能力和信譽來保持領導力，可以作為學校高層領導成員參與學校的重要戰略。

信息技術是昂貴的，無論是否得到了良好使用。離開了CIO的有效合作，業務部門也許就會選擇那些無法和現有技術集成及互相操作的解決方案，或者存在安全隱患，或者缺乏必要功能，或者實施成本急劇上升。

IT部門之外最關心此事的應該是誰？

教學、行政領導和其他領域中有興趣推動重大改革的領導。信息技術如今無處不在。

認識誤區

學校各部門可以繞過IT部門，直接和廠商選擇和實施解決方案。校內部門的領導經常渴望自主選擇要用的方案，而且在方案實施和使用上自行做出關鍵決策。如果對CIO和項目管理辦公室的作用缺乏認識，他們會認為IT部門在拖后腿，而且也許會相信某些廠商提出的無需IT部門和CIO就可以實施解決方案的說法。然而，CIO的缺席可能會帶來很大麻煩，因為解決方案通常都需要和其他系統集成才能夠良好運作，或者需要滿足數據安全性、可用性和真實性方面的專門要求。

學校并沒有真正受益于在數字技術上投入的經費。信息技術不再僅僅是戰術性的，而是已經成為了一個基本戰略，對學校未來圓滿實現戰略目標和戰術目標有著持續影響。

常見的陷阱

學校的歷史慣性是難以克服的。如果高層領導團隊對于CIO過去的表現非常失望，那么除非領導團隊或CIO進行調整，否則這種情況就難以改變。

關于IT部門的貢獻和CIO的作用，人們容易陷入非黑即白的思考方式中。每個學校都需要有高效率和高效能的IT服務和運行。CIO們必須要清楚地將他們的角色確定為學校中有關鍵影響的人們的戰略合作伙伴，并獲得他們的支持。

蘊含的機遇

學校將CIO作為學校領導層必不可少的戰略合作者的話，就會取得信息技術上的競爭優勢，能夠改進全校對學生和教職工的服務，并保障學校的信息技術投資高效和最優。IT部門可以幫助學校認識在各種計劃和項目中集成信息技術的方式，從而提高成本效益，擺脫思維局限，實施新的招生和招聘戰略，或者在獲得研究資助上更有競爭力。

建議

起步

在教學、行政領導者和有影響力的學生、教職工個人之中建立關系網。他們可以幫助CIO了解如何進行更有戰略意義的溝通，而且能夠將CIO的角色重塑為學校領導層中不可或缺的成員。

考慮邀請同行或外部專家對IT部門的組織結構和高級管理人員的職位設置和期望進行評議。

進階

確保CIO可以定期接觸到校長和其他學校領導，或者定期向他們匯報。在理想情況下，CIO是最高管理層中的常設成員。

建立治理體系和流程，以協調和管理各個部門以及全校性的新增數字投資。CIO、教學事務、科研管理、采購和項目管理部門都應當參與其中。

持續地與同行合作，理解同行業的CIO們在哪些方面、以何種方式將信息技術資源用于突破性的應用，特別是在那些對高層領導至關重要的領域中。學校之間的共同點比不同點要多。

優化

確保IT領導者持續地為學校做出貢獻，包括通過與校內部門以及廠商合作來滿足他們的根本需求，以及提供項目管理、變革管理、溝通和培訓計劃等方面的協助。

通過戰略和運行兩個層次的貢獻體現價值，從而在最高管理層中建立起IT部門的信用。職場中的成功完全取決于關系如何。

行業生態中的機會

EDUCAUSE社區和其他行業組織中的成員需要互相分享那些關于CIO們如何成為學校領導不可或缺的戰略合作伙伴的故事，并解釋情況發生的條件，而那些合作并不順利的情況同樣值得學習。我們因共同努力而更強大，行業組織可以合作塑造CIO角色的未來，并幫助更多的人成長為這樣的角色。

議題10 高等教育的經濟承受力

使IT工作重點和資源配置與院校的工作重點和資源配置保持一致，從而實現可持續的未來。

IT部門可以為應對高等教育的經濟危機做出三個方面的貢獻。首先，調整優化IT服務，確保在當前的投資基礎上能夠產生最好的價值和回報。其次，學校的其他職能部門也期望IT專業人員能幫助他們學會利用信息技術來降低成本，并最終降低整個教育成本。最后，許多學校正在尋求通過IT部門來獲得收入，例如以與外部服務商合作或者自行提供的方式，發掘那些有潛力成為新的收入來源的服務。

IT領導者的任務是提出證據，證明自己能夠深化對學校目標和業務條線的認識，同時還能控制住數字技術的成本。IT領導者如果缺乏財務管理和高等教育使命的雙重基礎，就難免會陷入困境中掙扎。

IT部門之外最關心此事的應該是誰？

校長、董事會和CFO。因為他們需要了解，如果將IT領導者納入有關經濟承受力的討論中，可以期望和獲得哪些成果，以及如何衡量這些成果。

認識誤區

財務問題可以通過以集中關注誰應當受到指責的方式來解決。相關各方會花費大量的時間來試圖確定財務問題中的“為什么”以及“成因”，并且發展成為互相指責。試圖指出財務狀況變化的根源是一項有趣和重要的行動，但是不能因此而導致領導層的分裂。如今正是教學系統和行政系統坐在一起共同努力解決經濟承受力問題的時候。

經濟承受力問題不僅僅是支出問題，支出的增長只是問題中的一部分。另一個問題是數十年來公立院校代表著在經濟上可承受的獲得大學學位的途徑，而政府對公立院校財政撥款的穩定減少導致學生和家長承擔費用的增加。

節省經費的最好方式是削減大型的行政成本中心，典型的就是IT部門。這項戰略往往事與愿違，因為這樣會降低學校運用信息技術提高效能的能力。

常見的陷阱

降低成本需要排定優先級，因為經費不足以支持所有事情。排定優先級就要關閉重復的和利用率低下的服務，而且要避免出現低價值的項目。關閉服務、推遲升級、放棄期望已久的項目都會和當前文化產生沖突，而且會受到IT員工、學校領導和成員的抵制。這個挑戰不僅是成本上的挑戰，也是變革管理中的一項挑戰。

IT領導者需要為了展示信息技術對于學校的價值而收集數據和設計方法。IT領導者要避免過度設計解決方案的傾向，應當收集必需的最小范圍的可用數據來啟動價值估算和比較，而不是用全部可以獲得的成本數據構建出大型的成本模型。這些估算和比較的經驗有助于學校更好了解還有哪些有用的額外數據，以及如何使用它們。

蘊含的機遇

如果成功實現IT部門的重點工作和資源配置與全校的方向一致，那么學校事實上就可以實現未來可持續發展，使得教育在經濟上可以承受。這可以讓更大范圍的人們獲得高等教育機會，特別是對于那些機會不足的人群而言。

IT部門和員工也會從中受益。IT部門將會被視為是“卓越中心”（Center Of Excellence），并成為有助于保持教育在經濟上可以承受的計量器。IT員工也將會更深入地理解他們對學校的貢獻并因此而更加自豪，這對人員的招募和保留也是有利的。

建議

起步

形成認識。起碼確保IT領導者認識到學校在經濟承受力方面關心的議題，如果整個IT部門都能認識到就更加理想了。

將經濟承受力作為IT部門的一項重點工作。邀請學校高層領導與IT領導討論學校的經濟承受力目標，甚至與IT部門全體成員討論。這樣會有助于IT部門把自身計劃和服務納入到更大的目標之中。

進階

和校內的合作者一起改進優先級排序。引入或改進至少一項輕量級的項目投資管理功能，用于學校的重點工作。考慮在優先級排序中使用風險管理評估工具（如風險可能性和影響嚴重性工具）。并且要記住，如果每件事情都是重點，那么就沒有重點。

尋找更好和更有說服力的方法來收集關于信息技術影響的數據。提出相當好的、經得起檢驗的投資回報率（ROI）數字的困難是超乎尋常的，不過可以以嘗試收集數據來衡量和支持信息技術對全校的影響力作為一個良好的開始。

引入效能概念。研究IT服務的使用情況，從中尋找出合并、關閉和重構服務的機會。

優化

深入推進測量工作，建立起良好的指標來描述不同選擇產生的價值，并快速衡量它們的影響，并以此向全校報告IT投資的影響。

聚焦于服務的整合。IT專業人員也許是最早發現重復項目的人，例如招生和募款分別有獨立的客戶關系管理（CRM）計劃。這些IT人員也經常處于理解實質需求和潛在方案的最佳位置上，了解如何在不犧牲部門需求的情況下實現方案共享。從2～3個CRM變成一個，就可以實現合同、知識和支持的整合從而降低成本，并確定在用戶的學習和使用上取得更高的效能。找出那些有這方面能力的雇員，他們會確定出那些最有效地削減成本的項目，而且從事于這樣的項目。

溝通交流。在全校范圍內溝通交流有關效能和節約的信息。

行業生態中的機會

有些高校正在試驗在全國范圍內共享服務，例如OmniSOC這樣的共享安全運行中心。又如，高等教育云廠商評估工具（Higher Education Cloud Vendor Assessment Tool）也是以降低云產品的評估和獲取成本為目標的。不過，經濟承受力危機也許會擴大興趣范圍，并鼓勵高校調整他們的需求和時間進度來參與到更廣泛、更可承受的商品服務中。

州立大學系統和區域聯盟也在幫助高校采取集團采購的方式來獲得更好的報價和條款。EDUCAUSE和NACUBO（National Association of College and University Business Officers，全國學院和大學業務官員協會）可以開展研究合作，明確和經濟承受力有關的高校和IT部門的特色因素，運用數據和案例研究來幫助了解信息技術如何能夠成為節約成本的推動力，并就此與校長和董事會進行溝通。

思考和結論

去年以來的變化

與去年的年度十大IT議題相比，三個議題是相同或者類似的：以學生為中心的院校（第4位）、數字集成（第5位）和信息安全戰略（第1位）。前兩個是去年新入圍名單的議題，用詞和今年也是相同的。

還有3個議題描述了挑戰的演變。學生成就（第2位）去年也位于第2位，不過今年從變革管理的視角關注學生成就計劃（“作為其他校內單位的可靠伙伴共同推動和完成學生成就計劃”），而不是像去年那樣關注于技術任務（“通過對系統的實現和集成的管理來支持各種學生成就項目”）。數據賦能的院校（第6位）同樣強調從變革的視角來看待數據分析（“采取基于服務的數據和分析方法，提供新的技能、工具并重塑文化，讓院校擅長于進行數據賦能的決策”），而不是去年在第4位時的內容（“使用商業智能（BI）和分析技術來為廣泛的話題交流提供信息，并對一些重大問題加以解答”）。這兩個問題也是在去年首次進入了年度十大IT議題名單。議題委員會同樣對數據管理和治理（近兩年內都是第8位）進行了微小但意義重大的補充，在描述中追加了幾個字：“為實現有效的院校數據治理而采取行動和建立組織結構。”對上述每個議題的重新遣詞造句表明，高校在采納這些議題方面取得了進展，關注焦點也更加清晰。

去年關于成本和經費的一個議題被今年的兩個議題所取代。去年，高等教育的經濟承受力（第6位）涵蓋了優先事務和財務約束兩個方面。“根據院校經費的現實情況，平衡和精簡IT重點和預算，以IT支持院校的高效和創新。”今年，議題委員會拆分了兩個方面以分別進行更深入的研究。值得注意的是，議題委員會謹慎地在第10位的議題中增加了對于IT部門的工作重點和資源與學校保持一致的強調。兩個議題中都明確傳遞出了IT部門和學校之間的相互依賴和權衡折衷的需要。

隱私（第3位）和綜合性的首席信息官（第9位）是2019年列表中新出現的議題。

七個議題發生了概念或排名上的變化，一個議題重現，兩個議題是全新的，我們可以以此標記出高等教育的進步，至少是變化。

另外的現實

關于年度十大IT議題的調研向受訪者提供了17個選項。其他的7個議題按照排名順序如下所示：

11. 學術體驗：了解和改進信息技術在優化教師（從事教學、研究、輔導等）體驗中的作用。

12. IT人事和組織模式：面對人員退休、新興外包模式、增長的外部競爭、薪資上漲、對技術項目的需求等形勢，要對于IT和非IT員工的規模和保留率做出規劃。

13. 變革領導力：幫助學校成員（包括IT員工在內）適應不斷加快的信息技術變革步伐。

14. 院校創新：當今的高等教育正在重新想象未來，正是運用IT技術推動高等院校向前發展的時刻。

15. IT無障礙：采取政策、程序、補救和技術措施來確保每個人在當前和未來都能有效地使用IT技術，開展跨校合作對廠商群體施加影響，促使他們提供符合要求的解決方案。

16. 服務戰略：提供服務和系統以滿足多元化環境需求，同時整合和減少特定的服務和系統以提高成本效益，這兩者之間要取得平衡。

17. 多元、公平和包容：將IT部門建設為擁有來自多元化背景的員工并讓他們感到受歡迎和重視的組織，以此反映和支持學校在這方面的承諾。

當然，受訪者對議題有不同的排序，也就意味著并非每個人的年度十大IT議題都是一樣的。其中的差異有些是和院校的差別相關。按照院校類型劃分的話，除了一個議題以外，其他的都出現在了某種類型院校的年度十大IT議題之中（見表1）。

學術體驗在7個類型中都出現在了前十名，是未入選的議題中院校選擇最多的。該議題認可了信息技術為教師帶來的價值，無論對于哪個角色而言。高等教育的經濟承受力是在各個類型的前十名名單中落選最多的，有8個類型的院校沒有選擇它。此議題落選的最清晰因素是院校規模：落選出現在規模最大的院校（學生數在8000以上）群體中。

表1 院校群體子集

只有最小規模（學生數在2000以下）和中等規模（學生數在4000～7999）院校的前十位議題包含了總體的十大議題。美國以外的院校和其他類型院校的差別最大，有三個議題落選和額外三個議題入選。

只有一個議題在每個院校群體中都沒有進入前十位，那就是多元、公平和包容。在2019年EDUCAUSE戰略技術和趨勢研究中，半數的院校報告稱多元、公平和包容的理念正在對它們的IT戰略產生影響，或者已經體現在IT戰略之中；還有三分之一的院校指出這個理念對它們正在形成的IT戰略至少有少量影響。同樣可以證明的是，2018年10月EDUCAUSE發起了“CIO對多元、公平和包容的承諾”倡議，在短短的一周內就獲得了300位CIO的簽名支持。

在影響力和倫理之間平衡

擁有和理解數據是一回事，而利用數據則是另外一回事。人類基金組計劃是一個重要的成就，但是其意義主要還是作為新知識應用的墊腳石，為治療和預防疾病紊亂并改善人們的健康奠定基礎。同樣，從知識到行動的轉變也是“學生基因組計劃”的一部分。在議題委員會審議和討論中，領導者們著重強調了僅僅擁有和共享數據是不夠的。他們及其領導的院校都在考慮如何更好地利用數據提供的洞察力，以及如何量化各種學生成就和數據分析項目的投資回報率。數據對實際進展的推動必須要予以專門關注才能實現，而且這本身就是一項改革。

當然，對于學生數據的應用并非都是有益和良性的。學校擁有的學生數據可能會在未來造成不良后果，而我們收集和應用數據的能力和意愿往往超出了我們對保護學生免受負面影響的認識。我們甚至尚未完全清楚擁有了多少數據，更不用說這些數據能用于做什么了。數據保留的概念正在讓位于數據銷毀的概念。高等教育致力于創造、傳遞和保存知識，因此也許是唯一因毀滅知識而感到痛苦的行業。當我們正在想“你永遠不知道某天這些數據是否會有用”的時候，應當反過來想“你永遠不知道某天這些數據是否會有害”。人們將個人數據留給我們保存，那么他們的隱私就必須受到保護。為了符合歐盟新的《通用數據保護條例》要求，高等教育界已經投入了大量的努力和經費進行準備。回顧這個過程，可以把這個條例看作一件禮物，正是它加快推進了我們最需要的隱私計劃。

數字化轉型

對于有變革意義的基因應用而言，描繪出人類基因組是一項困難但必要的先導工作；同樣，高等教育要為自身的變革時刻做好準備，描繪現有數據和“學生基因”的艱苦和基礎性工作也是如此，而且現在已經為時不早了。今年的十大IT議題反映出了財務壓力和不斷進化的學生期望，也反映出了一個新興運動的驅動力。這個新興運動從其他行業發起并擴展到了高等教育，這就是數字化轉型（Digital Transformation，縮寫為DT）。

高等教育需要有新的價值主張，不僅要應對可持續性方面的關切，也要應對終身學習需求的增長，還有提供可靠文憑的其他類型機構的擴張。新的價值提議都依賴于信息技術，包括在數據分析、人工智能、云技術、移動設備、消費化、社交網絡和存儲空間方面的進步。將這些技術納入高等教育正是數字化轉型的工作。這項工作顯然正在推進，而且必須要持續推進。

不過，2019年的十大IT議題從另外一個角度指明了數字化轉型的方式。信息技術總是會迫使工作文化和隊伍發生變化，而數字化轉型技術尤其會對這兩者形成擾動。在十大IT議題的列表中，可以發現對文化和組織變革的集中關注。重視在院校的行動和戰略中納入信息技術，反映出高等教育界日益做好擁抱數字化未來的準備。

顯而易見，我們正處于長達數十年的事業的早期階段。由于許多事物都在迅速變化，我們還無法預測會有怎樣的具體結果。未來是怎樣的？沒人能說得出來，不過創新院校早已開始進行試驗。以信息技術為材料，以教學、研究和管理創新為路徑，高等教育被重新注入了活力，通過開展學術研究和提供有意義、可負擔的終身學習和文憑而繼續引領世界發展。這都會是數字化轉型事業的成果。