試論監察檔案材料的分類管理

劉雪燕

摘 ? 要：我國相關部門在日常工作中產生了大量跟立法、執法、紀檢相關的文字材料，這些資料都是我國法制進步的文字見證，具有重要的文字價值，需要由專業的檔案人員來完成。我國檔案管理人員就應本著遵循行業標準、層次分明、簡化管理的指導原則，對監察檔案材料實施科學、系統、合理的分類管理，提升監察檔案材料的利用率，讓檔案材料成為促進立法工作的一個引擎。

關鍵詞：監察檔案材料 ?分類管理 ?指導原則

中圖分類號：G275 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）08（b）-0175-02

隨著法制建設進程的加速，我國相關部門在日常工作中產生了大量跟立法、執法、紀檢相關的文字材料，這些資料都是我國法制進步的文字見證，具有重要的文字價值，需要認真加以保管，這些跟監察工作相關的文字材料的保管工作就需要專業的檔案人員來完成。為了便于查詢這些檔案材料、加大檔案材料的開發使用力度，檔案管理人員就應在完成檔案材料收集、整理和基礎上，按照層次分明、合理簡化的原則進行分類管理，提升監察檔案材料的利用率，讓檔案材料成為促進立法工作的一個引擎。

1 ?監察檔案材料分類管理的現實意義

1.1 提升監察檔案材料收集整理的工作效率

立法、紀檢、法制建設在現代經濟社會生活中發揮著不可替代的作用，維護著正常的社會秩序與生活秩序，給我國公民提供了人人平等的社會生活環境。與紀檢工作相關的文字材料如案卷、調研報告、來往文書、通知公文、巡視巡查、廉政、人事任免等，都需要及時歸檔，形成分門別類的檔案材料。這項工作就需要由檔案管理人員來完成，這類文字材料數量眾多、品種多樣、都具有重要的使用價值，隨時就會被查閱、調檔、交流與分享等，工作人員只有按照檔案管理的規范，進行分類管理，才能確保檔案材料數據收集的完整性，強化檔案管理的規范性，提升這項工作的工作效率。

1.2 提升監察檔案材料的利用率

紀檢監察檔案材料不單單是存放在檔案館，而是要進行開發利用，發揮出警示、教育、普法等作用。紀檢監察檔案材料可以為相關單位的法制教育與廉政建設提升相關案例素材，可以對相關單位以往所開展的紀檢監察工作的進行分析與總結，為后續工作提供相關經驗與建議;一些調查報告、調研報告可以為相關工作提供指導性建議，為相關決策機構提供相應的實施依據，這些材料就有寶貴的保存價值;來往文書、各種通知公文、巡查檢查材料等，更是各項工作的見證，記錄了相關單位紀檢、監察工作的點點滴滴。這些材料都具有開發利用價值，檔案管理人員實施分類管理，就有助于對檔案的檢索、查閱、交流與分享，提升了紀檢監察檔案材料的再利用率。

1.3 可以加強對監察檔案材料的內部管理

監察檔案材料的作用不言而喻，這些材料必須規范存檔、科學保管，還應確保這些材料收集的可靠性、真實性、系統性與完整性，這就需要相關單位應加強對監察檔案材料的內部管理，采取嚴格的保護與保管措施，并建立嚴肅的追責機制。檔案管理人員對監察檔案材料進行科學的分類管理，就有助于檔案材料的規范存檔，便于管理階層對本部門檔案管理的工作的監控、檢查、巡查與抽查工作，從而進行有效的內部管理，確保監察檔案材料的安全存放與科學管理。

2 ?監察檔案材料分類管理的指導原則

2.1 按照行業標準進行分類管理

我國檔案材料管理的分類標準有很多種，不同的標準就可以指導相應的分類管理工作，其中，不同的分類標準，分類是實施策略、指導辦法、分類指南等指標都不相同，我國監察檔案材料分類管理就應遵循相應的行業標準，不能隨意分類、隨機管理。我國監察檔案材料分類管理應在遵循檔案管理行業的通用標準的基礎上，還應考慮到這種檔案材料的特殊性，從現實情況出發，在做好調研與分析的基礎上，把不同種類的材料分門別類地整理好，做好紀檢監察檔案材料分類表，開展有條不紊的分類管理工作，讓紀檢監察材料的檔案管理充分滿足各項業務的工作需求。

2.2 按照層次分明的原則進行分類管理

選擇了行業分類標準后，我國紀檢監察材料的檔案管理就有了完善的管理框架與實施指南，檔案管理工作人員就可以根據本單位的工作屬性、各個科室的工作職責進行系統的分類收集與分類管理。在制定出完善的檔案分類管理明細表之前，一定要對本單位各個部門、各個處室的工作職責有明確的認知，平時還應建立詳細的文件收發登記管理制度，做好往來文件的整理、收集工作，按照處室工作職責性質進行分類匯總，為后續的分類管理工作做好第一步工作。這些基礎性工作比較瑣碎，也沒有一定的規律可以遵循，需要工作人員花大量的時間與精力去熟悉、收集、整理與歸類，才能確保紀檢監察檔案材料分類管理的完整、系統、準確與科學，為后續的檔案材料開發與利用工作做好鋪墊。

2.3 按照簡化管理的原則進行分類管理

我國紀檢監察檔案材料的分類管理，不宜過于詳細，過于詳細與復雜的分類管理反而，不單單加重了檔案管理人員的工作負擔，也給以后的查詢與利用帶來了不便。隨著現在信息技術的發展，數字化辦公設備的應用，我國檔案管理工作的信息化水平不斷提升，檔案材料的管理、查詢與檢索都可以依賴計算機設備來完成，故此，紀檢監察檔案材料的分類管理應按照檔案管理的基礎理論，即來源原則，按照文件的形成單位來源為基礎，遵循“DMT22—2000歸檔文件整理規則”，實施分類簡化管理，既簡化了工作量、提升了工作效率，還增強了檔案管理工作的科學性。

3 ?我國監察檔案材料分類管理的實施策略

3.1 引進專業人才，提升監察檔案材料分類管理的專業性

我國監察檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對監察檔案分類管理工作人員有較高的要求，就現階段而言，著重培養年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷提高直至其具備擔任檔案事業主力軍的能力和素質;對專職、兼職的檔案工作人員，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位。

3.2 監察檔案材料實施分類管理的具體實施策略

要對紀檢監察檔案材料實施分類管理，首先就應明確其歸檔要求，包括裝訂要求、封面內容的填寫要求和標題格式要求等。以裝訂要求為例，案卷既要有案卷封面，又要有卷內目錄和備考表，裝訂目錄中所填寫的內容要符合卷內的材料。在裝訂案卷時，要依次填寫頁號，不管單面還是雙面，要在有文字的每頁材料上統一將頁號填寫在正面的右上角和背面的左上角。備考表的內容應該包括卷內需要說明的情況、立卷人姓名、檢查人姓名、立卷日期。如果文件材料的裝訂線以外有字跡，或者文件材料有破損，應進行加邊和托裱處理。如果紙張太大，要將其折疊好。如果文件材料上有金屬物，應將其拆除。文件材料中不允許用圓珠筆和鉛筆填寫，也不能出現復寫字跡和熱敏紙。封面應包含以下內容：第一，立卷歸檔單位。第二，卷宗標題，包括作者、內容和文種。第三，卷內文件的起止日期。第四，卷內文件的份數。第五，卷內頁數。第六，保管期限。保管期限有3種，分別是永久、長期60年、短期15年。根據卷宗類型的不同，其標題格式也不同。如果是調查卷，其標題格式應為：XX紀委調查XX單位XX人XX問題的案卷;如果是審理卷，其標題格式為：XX紀委審理XX單位XX人XX問題的案卷;如果是信訪卷，其標題格式應為：XX紀委批轉XX單位XX問題調查結果的案卷。封面要用毛筆或者書法類筆書寫，顏色只能選用黑色等。

參考文獻

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