電子檔案管理的安全性分析

張妍

摘 ? 要：現代科學技術的發展、信息技術的應用促進了電子檔案的普及與應用，電子檔案管理具有節省人力物力財力投入、提升工作效率、提升檔案材料開發利用率等優點而深受行業歡迎，但也暗含著一定的安全管理隱患。檔案管理人員在實施電子檔案安全管理時，應規范電子檔案的收集與整理工作，加強對電子檔案材料的網絡監控，建立長期電子檔案安全管理保障體系，促進電子檔案的規范化發展。

關鍵詞：電子檔案管理 ?安全性 ?注意事項

中圖分類號：G712 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）08（b）-0170-02

現代科學技術的發展、信息技術的應用給現代社會的各行各業都帶來了巨變，工作理念、工作方式、工作載體都呈現了不同的時代特征，檔案管理行業也不例外。信息技術的應用提升了檔案管理的信息化程度，電子檔案已經成為深受行業歡迎的檔案管理模式。跟傳統的紙質檔案管理相比，電子檔案管理具備節省人力物力財力、提升工作效率、便于查閱與再利用等優勢，但也存在著一定的安全隱患。故此，為了擴大電子檔案的應用范圍，相關單位就應重視電子檔案管理的安全性問題，消除安全隱患，促進電子檔案的規范化發展。

1 ?電子檔案普及應用的重要性

1.1 可以有效節省人力、物力、財力的投入

傳統的紙質檔案管理時代，每家單位都需要一定的專業人才來收集各種類型的檔案材料，同時，為了保管長期積累的材料，每家單位都花費了一定的資金來建設檔案館，專門存放檔案材料，檔案館還應定期維護、維修，確保里面保存的檔案材料的安全，這種傳統檔案管理模式不僅僅加重了工作人員的負擔，還增加了單位的資金支出。網絡化時代，信息技術的應用，電子檔案形式的出現與使用，就可以有效節省存儲空間，工作人員只要借助于電腦就可以開展檔案的收集與整理工作，把紙質文件轉化為照片、圖片、縮印材料等，或存放在電腦硬盤上，或拷貝在光盤、優盤與移動硬盤中，節省了人力物力投入，避免紙張的浪費和人力成本的投入，無形之中就降低了單位的資金投入。

1.2 有助于檔案材料的開發利用

檔案材料的價值不在于保存起來，而是在于重復利用，只有提升檔案材料的開發利用率，才能讓檔案管理發揮出服務于社會經濟生活、服務于人民日常生活的社會責任，這才是檔案管理的終極目的所在。傳統的紙質檔案材料，數量眾多、體積龐大，查詢起來十分吃力，電子檔案的出現，就有效解決了這個問題，相關人員只要借助于電腦設備，就可以自由查閱自己想要的檔案，這樣就可以重復利用原始檔案材料。例如，如果查詢合同文本或法律條文原件，從紙質檔案材料中，需求者需要大量的精力與時間來找到自己想要的材料，而且紙質材料在長時間的保存與查看中，還會出現破損、字跡不清晰之類的難題，給查詢者帶來了不便;電子檔案就可以有效避免這個問題，查詢者還可以通過檢索，找到自己想要的材料后，就可以自由下載，打印下來進行閱讀、研究，方便了檔案材料的開發利用。

1.3 有助于原始檔案材料的保存與保管

一些原始、珍貴的紙質檔案材料，價值連城，需要重點保存與維護，確保這些材料的安全保存，這就給檔案管理人員帶來了巨大挑戰。電子檔案的出現就可以實現原始檔案材料的安全保存與保管。電子檔案為這種檔案材料準備了多種保存形式，也準備了數據備份，可以有效預防材料的丟失;同時，電子檔案的數字化管理，還可以有效避免人為因素篡改檔案資料數據的漏洞，在技術上提升了檔案材料管理的安全性。

2 ?影響電子檔案管理安全的潛在因素

2.1 電子檔案存儲介質的安全性

不同于紙質檔案材料，電子檔案的存儲載體有計算機硬盤、內存、光盤、優盤、移動硬盤、軟盤等，存儲形式有照片、縮印文件、電子文檔、視頻與音頻文件等，這種電子檔案存儲起來十分方便，但是容易受到外在環境的影響，比如天氣潮濕、炎熱、空氣中的灰塵、有毒氣體、光輻射等，都會給這些存儲介質帶來安全隱患。同時，有些電子檔案存儲載體的使用壽命較短，比如軟盤，隨時就會破損，導致檔案信息的丟失或不可閱讀，普通光盤的使用壽命也就是3～5年，稍有不慎就會出現盤面磨損而造成數據無法讀取;計算機硬件出現故障也會帶來信息的丟失或破壞，這些因素都會到來安全隱患，需要工作人員倍加小心，定期維護，確保數據的安全。

2.2 網絡安全問題會給電子檔案的管理帶來隱患

網絡環境下，電子檔案的數據共享、網絡傳輸就會給黑客帶來可乘之機，黑客充分利用相應的竊取技術、或者是網絡漏洞，會肆意竊取、復制、破壞電子檔案數據，威脅電子檔案材料的安全管理，因為一些信息數據會蘊含著難以估量的經濟與市場價值，一旦被竊取，就會造成不可估量的影響與損失。除了黑客之外，電腦病毒的傳播也會威脅到電子檔案的安全管理，病毒也會造成信息數據的丟失、破壞、篡改，或者是數據泄露等，就會影響各類電子檔案數據的安全性、機密性、真實性與完整性。

2.3 工作人員操作不當也會帶來安全隱患

檔案管理無紙化、電子檔案管理也是一種時代趨勢，電子檔案會逐步取代紙質檔案，成為主流的檔案管理形式，但是，電子檔案管理對工作人員的要求比較高，管理人員不單單具備相應的檔案管理專業知識，還應具備熟練的電腦操作技能，萬一操作不慎就會造成信息數據丟失，如數據輸入后忘了點擊“保存”按鈕，不小心點擊了“刪除鍵”，或者是輸入方式錯誤導致信息格式不統一等，這些人為因素也會產生安全隱患，需要加以防備。

3 ?電子檔案安全管理的注意事項

3.1 規范電子檔案的收集與整理工作

電子文件的歸檔是向檔案部門移交有保存價值的電子文件的一個必要過程。電子文件具有軟硬依賴，因而，電子文件內容顯示的基本格式、數據信息及歸檔文件所支持的軟件文檔，都應屬于歸檔范圍。電子文件的歸檔要求是把已分好、排列好的電子文件集中制成歸檔數據集，按照年度和期限在計算機網絡上向檔案部門移交，歸檔的著錄信息和存儲地址自動保存到位數據庫中。這樣檔案部門在準確掌握歸檔文件信息，經過審查后，對生成的數據進行鑒定、整理、編目并建立各門類檔案目錄，方便利用者通過網絡直接查閱、查詢和檢索。

3.2 加強對電子檔案材料的網絡監控

現階段，數字化檔案信息通常都是由JPG和TIFF格式轉換為PDF格式文件進行利用，這是一種最為理想的數字信息傳播文檔格式，可以通過簡單的操作瀏覽數據資料，并且能夠對原始數據進行有效的保護。工作人員可以采用前端控制的方式進行電子檔案信息保護，主要采用防火墻技術，并進行加密處理，從而使數據信息利用的安全性得到保障。用戶在瀏覽或下載PDF文件時，服務器可以在線加密這個PDF文件，再將已經加密后的PDF文件傳輸至瀏覽器客戶端，客戶端在收到文件以后，再根據用戶的權限做到定點、定人、定時、定次、防復制、防拷貝、防離線、防打印、文件跟蹤、設置違規操作報警功能，從而進一步實現對數據信息的安全利用。

3.3 建立長期電子檔案安全管理保障體系

為預防自然災害，應異質異地多點多套保存電子檔案。要將備份管理制度、自檢制度以及互檢制度嚴格落到實處，管理和監控好備份過程中的各個環節，在管理上保證電子檔案備份的各種載體數據上的完整性、一致性和可讀性，從而使電子檔案能夠在安全的儲存環境中保證檔案內容的有效性。

參考文獻

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