淺談智慧檔案共享中心建設

錢亮亮

摘 要：在國內，集團檔案信息化始于大型的央企和國企，通過館藏數字化來進行檔案管理的提升。本致力于解決全集團的檔案管理功能的管理和共享。由于缺少集團頂層設計管控，很多下屬單位按各自需求建設個性化檔案管理系統，類似系統建設參差不齊，軟件相對落后，僅僅能滿足基礎的檔案管理需求。隨著眾多大型集團在檔案信息化的道路上持續提升、創新探索，檔案的智慧和共享成為主流。

淺談智慧檔案主要可以分為兩個關鍵部分，協同檔案和智慧共享。通過管理制度與軟件技術的相互配合，找到檔案資源快速實施、安全指引、智能便捷三者之間的平衡點。

關鍵詞：智慧檔案共享中心

檔案信息化現狀及問題

整體規劃被忽視，弱化了分布實施的重要性。檔案信息化是一個隨著集團公司發展而發展的成果。檔案信息化的總體目標后，僅僅解決現階段最迫切的問題為核心，并未體現集團層面的頂層設計和總體規劃，更加弱化了集團型系統的分步實施。

沒有真正的應用檔案智能化管理。很多檔案信息化建設初期口號很響：要實現檔案智能化管理，服務于業務部門。建設完成后才發現，就是一版網絡檔案管理系統，無法實現不同層級檔案系統的集團化管理。

投入重點放在檔案的數字化掃描上。沒有通過合理的方法和手段的數字化，僅僅是為了檔案的完整性，實施了全部資料的檔案掃描。完全忽視了檔案利用率的問題。……