自來水公司基建檔案管理體系創(chuàng)新模式的構(gòu)建研究

邱婷

摘 要：本文對自來水公司基建檔案的特點以及加強基建檔案管理，創(chuàng)新管理模式的必要性進行了討論和分析，并提出了一些對策和建議。

關(guān)鍵詞：自來水公司;基建工程;檔案管理

引 言

基建檔案主要是指基礎(chǔ)建設(shè)項目從申請立項開始至竣工驗收中各個階段中形成產(chǎn)生的具有利用和保存價值的文字、圖像、聲像等文件材料，對于工程的建設(shè)、質(zhì)量鑒定以及后期管理、改建、擴建、維護等方面有著重要的憑證作用和參考作用。對于自來水公司來說，其在城市供水系統(tǒng)的建設(shè)和管理中有著重要的責(zé)任，涉及的供水基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程較多。為了保障城市供水，加強對供水管網(wǎng)運行、維護等相關(guān)工作，如何加強對相關(guān)基建檔案的管理是自來水公司必須要重視和解決的一個問題。

1.自來水公司基建檔案的特點

1.1檔案來源廣泛。供水基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)一般有著較大的規(guī)模以及較長的建設(shè)周期，同時因為參加建設(shè)的單位數(shù)量也相對較多，因此在工程實施的過程中所形成的文件材料數(shù)量眾多且內(nèi)容繁雜，基建檔案來源涉及建設(shè)、設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理、審計等多個單位，檔案內(nèi)容涵蓋了文書、照片、聲像、實物等多種形式。檔案材料的來源以及形式的復(fù)雜給檔案管理工作帶來了不少的困難，要想使相關(guān)檔案資料真實、完整、客觀的反映工程建設(shè)情況，就必須要對大量的文件進行整理、分類，形成系統(tǒng)的案卷進行歸檔。

1.2檔案全程管理。工程建設(shè)包括立項、設(shè)計、施工、竣工等多個階段，其相應(yīng)的檔案管理工作也需要按照相應(yīng)階段進行針對性的管理。在工程準(zhǔn)備階段，要對工程立項、設(shè)計、招投標(biāo)合同等相關(guān)文件進行收集管理;工程施工階段需要對施工日志、施工技術(shù)、施工測量、物資、設(shè)備以及監(jiān)理文件進行管理;竣工階段需要對竣工圖、驗收文件等進行管理。基建檔案的管理必須要實現(xiàn)對工程全過程的收集、監(jiān)控和管理，并做到對檔案工作的事前介入、事中檢查、事后驗收的全面管理，保證工程檔案工作的順利、有效進行。

1.3檔案利用率高。供水基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的檔案文件數(shù)量多、種類和內(nèi)容復(fù)雜，其中蘊含著較多的信息。為了保障城市供水系統(tǒng)的建設(shè)以及運行、管理、維護等相關(guān)工作的良好開展，自來水公司在日常工作的開展中對于相關(guān)基建檔案會進行較多的使用，，在供水系統(tǒng)的管理、維護、改進上都需要對相關(guān)檔案資料進行參考利用，此外，城市中其他部門在開展相關(guān)工作或進行工程建設(shè)時也可能需要對供水基建工程的檔案資料進行參考。

2.開展基建檔案管理體系創(chuàng)新模式構(gòu)建的必要性

2.1推動工程建設(shè)。供水基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是城市現(xiàn)代化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，在當(dāng)前我城鎮(zhèn)化不斷推進的背景下，必須要加強對城市供水系統(tǒng)的完善。而能夠?qū)┧A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)起到良好的推動作用。

通過結(jié)合現(xiàn)代檔案理念、信息化管理技術(shù)等創(chuàng)新基建檔案管理新模式，加強對相關(guān)基建檔案的管理，充分發(fā)揮相關(guān)基建檔案的價值能夠使檔案工作的效率、質(zhì)量大大提升，進而從而為對基建工程的建設(shè)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持，為工程的決策、施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)提供支持。

2.2提高檔案管理質(zhì)量。在自來水公司以往的基建檔案管理工作中存在著管理效率低、檔案歸檔周期長等問題，無法滿足現(xiàn)代城市供水系統(tǒng)的建設(shè)和管理的相關(guān)需要。因此，自來水公司檔案部門必須要通過創(chuàng)新管理體系和模式，優(yōu)化檔案工作流程和工作方法，建立其完善的制度體系，從而使基建檔案的歸檔效率、檔案質(zhì)量、檔案服務(wù)等方面的水平獲得進一步的提高，更好的滿足城市供水系統(tǒng)建設(shè)和保障的需要。

3.3充分發(fā)揮檔案價值。基建檔案對于城市供水工程的建設(shè)以及后期管理所起到的作用使其檔案價值的重要體現(xiàn)，其來源與檔案中所記載的與工程相關(guān)的大量信息。然而在當(dāng)前的檔案工作開展中，檔案中的部分資料內(nèi)容并沒有得到良好的應(yīng)用，其信息價值沒有得到體現(xiàn)。因此，為了更加充分的發(fā)掘檔案內(nèi)容，發(fā)揮其資料信息的價值，對相關(guān)的檔案管理體系進行創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理方法、機制就成為了一項必要的工作。

3.自來水公司基建檔案管理創(chuàng)新模式構(gòu)建的有效路徑

3.1加強對檔案工作人員的管理和培訓(xùn)。在供水企業(yè)基建檔案管理創(chuàng)新中，對相關(guān)檔案人員的思維、理念等方面進行轉(zhuǎn)變是重要的內(nèi)容之一。首先，自來水檔案管理部門要加強對基建檔案人員的教育，使其認(rèn)識到新時期城市建設(shè)、供水基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等對檔案工作的需要，以及創(chuàng)新檔案管理模式對于檔案工作開展的重要性，使其轉(zhuǎn)變對基建檔案管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)識，從以“管”為重點的檔案工作向以“利用”為核心的工作模式進行轉(zhuǎn)變，以發(fā)掘檔案信息價值，為相關(guān)工作提供參考和支持為目標(biāo)。其次，要完善對檔案人員的培訓(xùn)工作，對使其在檔案收集、整理、歸檔、管理以及開發(fā)利用等方面的能力和素質(zhì)有所提高，實現(xiàn)對基建檔案進行更加條理化、系統(tǒng)化的管理。在相關(guān)檔案培訓(xùn)工作中，要尤其要重視對檔案信息化管理相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)，滿足檔案現(xiàn)代化管理的需要。最后，在基建檔案工作制度管理上也要進行完善和優(yōu)化，加強對檔案工作的流程管理、對檔案人員的績效考核等，為基建檔案管理的有效進行提供保障。

3.2重視對檔案資料的收集歸檔。供水基建檔案的來源較廣、內(nèi)容復(fù)雜，同時檔案資料對于相關(guān)工程的建設(shè)、使用以及管理、維護有著重要意義，因此必須要保證相關(guān)檔案資料的真實性、完整性以及客觀性，做好相關(guān)資料的收集、歸檔工作。

建檔案管理要建立起良好的信息收集反饋機制，在檔案信息化的基礎(chǔ)上提高檔案收集歸檔效率，保證檔案資料的規(guī)范性、完整性，做好檔案收集、歸檔監(jiān)督工作，針對工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)落實信息收集。首先，要根據(jù)國家《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)要求，結(jié)合供水基礎(chǔ)設(shè)施項目的實際情況制定電子文件歸檔和檔案管理制度，明確歸檔范圍、電子檔案分類體系和保管期限，劃分各參建單位的檔案工作職責(zé)。其次，要建立起以工程項目為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡(luò)化、立體化分級管理，有效落實檔案的收集、整理、傳遞等工作。最后，要加強對檔案工作的監(jiān)督力度，對各參建單位提交的電子檔案資料進行嚴(yán)格的審查并簽字確認(rèn)，如果發(fā)現(xiàn)問題則要求其限時整改。在各參建單位的電子檔案資料符合要求后，才能夠進行竣工驗收。同時根據(jù)檔案收集質(zhì)量對當(dāng)前工作中存在的問題進行討論和研究，消除監(jiān)督死角、提高檔案質(zhì)量。

3.3優(yōu)化檔案服務(wù)體系。在保證檔案人員具有良好、先進的管理理念，確保檔案資料質(zhì)量的基礎(chǔ)上，檔案管理部門要對基建檔案服務(wù)體系進行優(yōu)化和創(chuàng)新，從而更好的發(fā)揮出檔案資料信息價值，滿足工程建設(shè)以及供水系統(tǒng)相關(guān)工作的開展需要。

首先，在檔案的開發(fā)利用以及服務(wù)體系建設(shè)上，要加強對當(dāng)前城市供水基礎(chǔ)設(shè)施、供水需求等方面的分析，明確檔案工作的方向和目標(biāo)，從而獲得有針對性的進行檔案開發(fā)，提高相關(guān)工作實效性。其次，要加強對各種現(xiàn)代技術(shù)在檔案開發(fā)利用中的應(yīng)用，例如，通過加強基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案管理效率以及檔案共享，使其他單位或部門可以從平臺上進行檔案資料的查詢;加強大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案分析中的應(yīng)用，通過綜合分析歷年城市供水基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、維護、管理等相關(guān)情況以及城市供水需求等信息，盡可能的找出相關(guān)工程建設(shè)管理可能存在的爭議性或歷史遺留問題，為相關(guān)工作提供全面、準(zhǔn)確的參考。

結(jié) 語

綜上所述，為了更好的推動城市建設(shè)，保障城市供水，自來水供水要重視對供水基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)檔案的管理工作，不斷對檔案管理體系進行創(chuàng)新完善，積極改革管理模式，通過轉(zhuǎn)變管理理念、完善檔案收集歸檔、優(yōu)化檔案服務(wù)體系，從而使檔案資料的信息價值能夠得到更好的挖掘和應(yīng)用。

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