信訪局檔案管理的問題及策略淺析

劉迪

摘 要：人事檔案管理是信訪局人力資源管理中的重要環節，與員工個人的利益息息相關。文章在系統分析人事檔案性質及特點的基礎上，通過總結信訪局傳統人事檔案管理在理念、方式、人員等方面的問題，結合信息化時代發展的要求，進一步探析改進和優化人事檔案管理的路徑，旨在為信訪局人事檔案管理提供一點思路，為人事檔案的價值最大化起到一點作用。

關鍵詞：信訪局;檔案管理;優化路徑

引 言

人事檔案管理是傳統人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個人的學習經歷、工作及任職經歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎懲情況等各個方面的內容，是員工在歷史成長過程中，經過組織人事部門所形成的具有法律效用的動態記錄。這些記錄對于企業全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時也事關員工個人的職級晉升、退休審批、工作調動等切身利益，在需要出具證明材料的個人事務如房產公證、退伍兵補助等各個方面，發揮著重要的依據和憑證作用。因此，了解信訪局人事檔案管理的現狀及問題，探析如何進一步優化人事檔案管理路徑，對于更好地發揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。

一、信訪局檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理不規范

現階段，很多信訪局根據國家檔案管理的要求逐漸開始建立檔案館，并針對檔案管理要求制定檔案管理組織和流程，然而實際上卻沒有建立專門的檔案管理制度，管理人員存在職責不明確的問題，檔案管理工作缺乏規范性，而且還常常出現未及時歸檔、檔案管理分散的情況。一些學校由于在檔案管理過程中，一些檔案混亂，沒有按照分類標準進行歸類和裝訂，還容易出現檔案遺失和損壞的情況，這些情況的存在嚴重影響了信訪局檔案管理工作的順利開展。

（二）受到傳統思想觀念的影響

目前信訪局長期從事檔案管理工作的人員具有豐富的管理經驗，而且年齡一般偏大，受到年齡和傳統思想觀念的影響，很多管理人員的管理理念比較落后，并不了解現代信息技術和公共事務的服務性要求，沒有意識到檔案管理的重要價值。在信訪局很多領導層中，一些教職人員并不了解檔案管理工作具體是做什么，具體對哪些檔案進行管理。對于有些信訪局來說，檔案管理方面存在的問題更加嚴重，上到領導，下到管理人員，并不了解檔案管理的重要性，在傳統思想觀念的影響下，只認為將各種檔案資料整理、歸納好就行。

（三）管理人員綜合素質不高

一般檔案管理需要專業的管理人員開展，管理人員的能力和素質會直接決定檔案管理的效果。目前，很多信訪局檔案管理人員并不是專業的人員，是其他崗位調職而來或者即將退休的員工，并不是專業的管理人員，無法進行檔案開發和檔案信息化建設和管理。還有些信訪局的檔案管理人員屬于兼職人員，一人身兼多職，盡管有些檔案管理人員工作時間較長，但是有些檔案管理人員存在更換情況，嚴重影響檔案管理的效率和質量。

二、檔案管理制度完善建議

（一）全面管理

檔案工作的飛速發展，特別是檔案信息化的發展，要求檔案管理制度必須全面，無論是傳統檔案還是電子檔案都不應遺漏。就目前的制度來看，并不能滿足目前的工作需求，單項梳理會造成梳理過的制度與未梳理的制度存在沖突或空白，當前應當根據實際工作情況以及可預期到得發展對所有檔案管理制度進行統一梳理，確保檔案標準與規范覆蓋檔案業務的全過程。

（二）及時梳理

目前，各科研院所檔案工作的基本策略是實行紙質、電子雙套制并行歸檔。隨著社會的發展和技術的進步，隨著科研生產對數字化檔案的需求增強，數字化檔案將逐漸成為檔案館實施管理和提供利用的主流對象。面對數字化的文件與檔案的易逝性、易變性、信息機載體的易分離性、電子環境和應用程序的依賴性等特點，要保證數字文件的真實完整和準確有效，檔案工作者不得不提前介入到文件形成與管理的前期工作中，才能保證電子文件歸檔后形成檔案的真實有效和憑證價值特性，才能使所有文件的現行有效性在質量上得到保證。因此檔案工作制度應當提前介入，及時梳理。

（三）專人梳理

檔案管理制度之所以存在閉門造車的嫌疑很大一部分原因是因為這項工作沒有專人負責。在完成本職工作之余完成制度的修編，給檔案管理制度的修訂帶來不完整，溝通不到位，甚至是各自為章的弊端，一個完善的檔案管理制度體系必定是專人或是一個專門團隊建立的。

（四）宣貫模式成熟化

檔案管理制度要建立一種什么時候在哪里會有培訓和指導，想進行相關業務了知道流程在哪里可以參照的宣貫模式，除了充分利用檔案宣傳周進行宣貫，還應定期對專兼職檔案員及檔案分室進行工作指導和業務交流，利用檔案門戶網站進行宣傳和業務公布，讓檔案制度流程不知不覺間深入人心。

三、結語

《檔案法》規定，檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。因此，建立完善的制度體系，既要堅持長遠立足、不斷深化制度體系建設的內容，又要兼顧工作實際、縱觀行業內外，吸收借鑒先進經驗，才能達到檔案管理制度體系建設的初衷，為檔案工作豎一盞明燈。

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