新時期人事檔案管理工作探析

陳亞莉

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-091-01

摘 要 檔案管理是企業內部的重要管理工作，企業有必要加強對檔案管理工作的重視，以此促進企業內部管理的合理化、智能化、現代化。本文首先闡述了檔案管理的必要性，進而分析了當前檔案管理中存在的主要問題，對如何改進人事檔案管理工作進行了討論，從轉變管理理念、提高人員素質等方面給出改進策略。

關鍵詞 人事檔案 檔案管理 管理

信息技術的廣泛應用是新時期的重要特征之一，各行各業都積極將互聯網和信息技術應用于企業管理中。在檔案管理方面，企業也要轉變觀念、嘗試創新，用新的技術取代傳統的管理模式，有效促進人事檔案管理的現代化發展。在當前的檔案管理工作中，仍存在部分問題，需要在現有基礎上繼續改進。

一、人事檔案管理的必要性

人事檔案管理能有效促進企業發展，在企業內部的人才選拔和人力資源管理方面都能起到有效的支撐作用。管理者在選拔人才時，不僅要考量人才的工作能力，對人才的各方面信息也要全面了解。有效的檔案管理能節約調查時間，使管理者能更方便的權衡多個人才的背景資料，選擇最適合企業的人才。當企業需要了解內部員工的崗位調動情況時，也可借助人事檔案進行查詢，方便了解員工在企業內的工作時間、崗位職責與工作經驗等，能提高人力資源管理的工作效率，有助于將人力資源進行合理分配。

二、當前檔案管理存在的主要問題

（一）人員素質有待提升

檔案管理的重要性雖然被普遍認同，但部分企業對檔案管理人員的整體素質要求并不高，管理人員仍主要采用傳統模式工作，對現代化技術的實踐應用能力不強。雖然我國的網絡與信息技術已基本普及，但是在部分企業并沒有發揮實際作用，一些管理人員的計算機應用水平有待提升，也缺乏對現代科技的了解，沒有接受系統性的新技術、新管理理念的培訓，導致很多先進的理念難以在檔案管理中得到應用。

（二）管理模式落后

在部分企業的人事檔案管理工作中，仍舊采用傳統的紙質模式辦公，這種管理模式不僅耗費時間、不環保，而且存在材料丟失、被損壞、被篡改等安全隱患，難以滿足新時期企業發展的需求。為了便于管理，一些企業采取電子表格和紙質檔案相結合的管理辦法，雖然在查找和存儲信息方面有了改進，但仍難以達到智能化水平，與企業發展和社會發展的節奏不符，一些集團企業在調取分公司員工信息時也存在障礙，由于管理模式落后，導致人事檔案無法實現共享，還需要通過傳真、快遞等方式進行傳送，辦公方式十分落后，有必要利用信息技術手段完善檔案管理。

三、改進人事檔案管理工作的策略

（一）企業管理者轉變管理理念

企業管理者是企業發展中的重要決策者，其管理理念對企業發展有重要影響。新時期促進檔案管理的進步首要是扭轉管理者的思想意識，使管理者認識到檔案管理對企業發展的重要作用，要重視將先進的管理理念和管理技術引入到企業中，必須加強對檔案管理的工作要求。只有從企業高層開始重視檔案管理，才能有效推進工作的進步，將企業內的優質資源投入到檔案管理中，給企業發展注入有效動力。企業管理者應積極學習國外企業在檔案管理領域的先進理念和經驗技術，審視本企業與國外同行業企業間的管理差距，努力提高管理水平，促進企業綜合競爭力的提升。

（二）提高對人員的素質要求

企業應對檔案管理人員提高素質要求和工作要求，要培養管理人員對新系統、新技術的應用能力，使管理人員提高責任心。企業要對管理人員進行專門的培訓，對新系統的應用技巧和功能進行培訓，促進管理信息化，同時要強化對人員的思想意識教育，使管理人員意識到檔案管理的責任和重要性，必須在工作中做到及時、準確，確保做到不泄露、篡改職工人事信息，保障信息的完整性，此外，還要提高檔案管理人員的服務水平，做到及時、準確地錄入和編輯信息，確保企業內人事檔案信息的及時性、準確性，確保檔案資料的真實可靠。企業還應制定檔案管理人員的績效考核標準，對工作內容制定具體的要求，督促管理人員提高對自身工作的要求，促進企業良性發展。

（三）實現信息管理一體化

新時期，建設檔案管理一體化系統有助于企業內部對人事信息的編輯、更新、分享、查詢等，能有效推動企業內部管理，是企業信息化管理水平的重要體現。一體化系統的建設具有存儲空間大、易保存、更新快、易分享等特點，能顯著提高企業管理的工作效率。管理人員必須熟悉系統的各種功能并做到熟練操作，發揮系統的實際作用。建立一體化系統必須為管理人員派發專門的賬戶和密碼，確保登錄和操作有據可循，提高信息管理的安全性，管理人員必須保管好個人賬戶和密碼，做好信息安全建設。同時，企業也要配備相應的硬件設備和采集系統，配合信息一體化的建設。先進的管理理念配合現代化的信息管理系統能有效提高檔案管理質量，使企業人員信息一目了然，提高管理水平。

四、結語

企業的發展離不開對先進技術的應用，新時期的檔案管理工作也必須與時俱進，積極采用新技術、轉變管理理念、創新管理模式，滿足企業發展的需要。企業管理者應提高對檔案管理的重視，從多方面加以改進，以此推動企業內部管理，提高企業綜合競爭力。

參考文獻：

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