精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用

陳昱孚

隨著時代的迅猛發(fā)展，各類信息技術以及大數(shù)據(jù)運用技術越來越普及，各類信息量呈現(xiàn)出逐年增長之勢，這就出現(xiàn)了許多網(wǎng)絡存儲資源的模式，而且這種存儲模式正在逐步替代傳統(tǒng)信息資源存儲模式?；谶@種變化，新時期的醫(yī)院檔案管理工作，必須緊跟時代發(fā)展，創(chuàng)新模式，以精細化管理提高醫(yī)院檔案工作質(zhì)量，最大限度地滿足醫(yī)院對檔案利用的需求。

一、引言

近年來，隨著醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理模式也在不斷進步，不斷創(chuàng)新，而這種改變和創(chuàng)新主要朝著綜合化、信息化和精細化這三個方向不斷發(fā)展和完善。其中，精細化管理是目前比較先進的一種管理理念，其突出特點是數(shù)據(jù)化、標注化和程序化。精細化管理不但可以提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，還可以提高檔案管理人員的服務質(zhì)量和工作效率，對推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展最終起到強有力的作用。因而，將精細化管理理念融入到醫(yī)院檔案管理中具有非常重要的意義。

二、醫(yī)院檔案精細化管理的重要性

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要記錄文獻，是醫(yī)院各部門及科室人員開展醫(yī)療工作的重要依據(jù)?？梢哉f，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理過程中的重要組成部分，不但關乎醫(yī)院的正常工作質(zhì)量，而且與醫(yī)護人員的工作效率息息相關。醫(yī)院在開展內(nèi)部的行政管理、醫(yī)療、衛(wèi)生服務、藥品資產(chǎn)管理、社區(qū)防治及醫(yī)療科研工作等各個方面，都需要根據(jù)醫(yī)院檔案資料來展開。作為醫(yī)院檔案管理人員，要對檔案工作給予高度重視，要積極將精細化管理理念融入到檔案日常管理工作中，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效有序管理。隨著各類醫(yī)院檔案的統(tǒng)計、匯總，最終形成醫(yī)療行業(yè)檔案的“大數(shù)據(jù)”，為醫(yī)療工作提供準確的數(shù)據(jù)支持，確保醫(yī)療行業(yè)服務質(zhì)量的大幅提升。

三、精細化管理的內(nèi)涵和特點

精細化管理，就是將管理責任具體化、明確化、精細化，對管理過程中出現(xiàn)的問題進行及時有效處理的一種管理模式，是一種全新的管理理念。這種管理理念的特點是，所有的檔案管理者對管理工作的過程都有章可循、有據(jù)可查。與傳統(tǒng)的管理模式相比，精細化管理有著無可比擬的優(yōu)越性。對于醫(yī)院而言，精細化檔案管理的嚴謹、認真和精益求精的特性，提高了醫(yī)療行業(yè)服務質(zhì)量，從而有力推動各個醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃得到有效實施，提高醫(yī)院的運營績效，對醫(yī)院的長足發(fā)展有著非常重要的意義。

四、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）管理體制問題

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理體制，極易出現(xiàn)檔案管理混亂和丟失等問題，這就會影響到醫(yī)療人員的工作效率和工作質(zhì)量，也可能影響到醫(yī)學研究的開展，同時對整個醫(yī)院的醫(yī)療管理質(zhì)量也會造成不利影響。因此，落后的檔案管理體制會給醫(yī)院的工作人員帶來諸多麻煩，降低其工作效能和醫(yī)療水平。

（二）檔案歸檔問題

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作中，還容易出現(xiàn)收集效率低、歸檔錯誤等問題。如果在醫(yī)院的日常管理過程中缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式，則會直接導致醫(yī)院檔案管理效率低、檔案內(nèi)容雜亂、管理混亂等一系列問題。這些問題會使醫(yī)院檔案的作用無法得到有效的發(fā)揮，醫(yī)院管理效率與管理質(zhì)量都很難得到一定的提高。

五、精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用

（一）明確醫(yī)院檔案建設的目標

為實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的精細化管理，不同的醫(yī)院需要依據(jù)自己的實際情況制定相對符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的重點目標和長遠規(guī)劃。在這個過程中，醫(yī)院還應當做好各部門和科室檔案的分類工作，并指派專業(yè)人員進行管理，及時解決檔案管理工作中存在的問題，有效提高檔案管理的工作效率。

（二）應用精細化理念做好醫(yī)院檔案整理和歸檔工作

近些年，醫(yī)院管理出現(xiàn)很大的變化，對檔案管理力度也在不斷加強，因而工作人員在檔案整理和歸檔過程中要盡量杜絕歸檔錯誤、檔案損壞、檔案丟失等“低級”問題。醫(yī)院檔案管理人員應充分認識到，醫(yī)院檔案是醫(yī)院同外界的基本溝通方式，也是確保每一個人切身利益的重要載體。在醫(yī)院日常管理這一至關重要的環(huán)節(jié)中，每個工作人員要切實做好自己的本職工作，強化精細化理念，在醫(yī)院檔案歸檔與整理中加以合理運用，并盡可能結合醫(yī)院實際情況進行檔案收集整理，確保醫(yī)院檔案的完整性和科學性。對于不同類型和不同等級的檔案，檔案管理人員應采取不同的方案和手段，進行科學的分類歸檔，確保檔案類別的清晰度和管理的規(guī)范性，避免檔案的損壞和丟失等問題的發(fā)生，提高檔案在利用過程中的準確性和便利性。

（三）深入實施醫(yī)院檔案精細化管理制度

將精細化管理理念融入到醫(yī)院檔案管理制度建設中，可以有效地提高管理效率，并且在提升醫(yī)院管理水平的基礎上可以更好地規(guī)范檔案管理的內(nèi)容和相應的標準體系。目前，實施精細化管理已成為提升醫(yī)院檔案管理水平及管理效率的主要方式。醫(yī)院檔案管理人員應當制定合理完善的措施，盡可能地確保檔案管理的科學性、規(guī)范性和高效性，同時相關部門也要重視檔案管理中的每一個細節(jié)、步驟，確保在各個環(huán)節(jié)都有明確的分工和細致化的管理。此外，醫(yī)院對檔案管理人員也應當有較高的要求，要著力提升檔案管理人員的職業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)，為醫(yī)院檔案精細化管理和檔案工作的順利開展提供人力保障。

六、結語

近年來，隨著科學技術的進步和發(fā)展，各行各業(yè)開始把現(xiàn)代化的管理理念融入到檔案管理工作中。先進的醫(yī)院檔案管理，可以促進醫(yī)院的發(fā)展，也能夠直接反映醫(yī)院整體管理質(zhì)量和工作人員的能力與水平。因此，醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理工作的嚴謹、有序進行。將精細化管理理念融入到醫(yī)院檔案的管理工作中，是當前社會發(fā)展的必然要求。相關醫(yī)療部門應當高度重視檔案管理工作，并采取行之有效的創(chuàng)新方式，扎實做好新時期的醫(yī)院檔案管理工作，為醫(yī)療事業(yè)的后續(xù)發(fā)展打下良好基礎。（作者單位：十堰市人民醫(yī)院）