如何做好固定資產投資項目的檔案管理工作

史思思

本文首先對固定資產投資項目檔案管理的重要性進行了論述，通過分析現階段固定資產投資項目檔案管理中存在的問題，提出了如何進一步做好固定資產投資項目檔案管理工作的意見和想法。

一、固定資產投資項目檔案管理工作的重要性

項目檔案是指在項目前期論證、立項批復、可行性研究、實施、審計、竣工驗收、運行維護等各階段形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體形式的文件材料。項目檔案可以保障項目建設的合法合規、建設過程的規范及建設項目的正常運行。固定資產投資項目檔案是固定資產投資項目產生的知識信息形態的資產，是今后工程改擴建、設備運行、改造、維護的重要參考，它是反映項目建設全過程與最終竣工驗收狀態的第一手原始資料，是追溯和評價項目最真實的依據，對進行投資效益后評價有不可替代的重要作用。

由于項目檔案具有原始記錄性，任何人無法篡改它的原始狀況，因此它比其它文件資料更具有鎖定證據、監控過程的權威作用，可以為企業維權提供強有力的證據。

二、固定資產投資項目檔案管理工作中存在的問題

固定資產投資項目一般投資金額較大，從千萬元到過億元的投資數目眾多，建設內容多，因此很難做到項目檔案的及時收集、歸檔。另外由于建設周期長，項目建設過程中有可能會出現人員變動，就會導致歸檔材料交接不及時不全面。而且項目參與人員業務水平不一，在材料收集范圍、重視程度上就會出現參差不齊的現象。

一個固定資產投資項目建設過程往往會涉及多個單位和部門。外部會涉及到項目的設計單位、施工單位、監理單位、上級主管部門及建設地當地主管部門等;內部會涉及項目管理、基建、設備采購、財務、法務及生產科研等多個部門，由于各自職責的不同，項目建設過程中檔案的形成和運轉主要分散在各業務部門和參建單位，就會出現檔案工作相對項目建設滯后的現象。而且由于項目建設參建單位較多，各參建單位檔案收集標準不一樣，就會出現過程文件資料的收集和整理標準的多樣性，在向建設單位移交時，會發現整理標準不統一，給建設單位檔案管理部門帶來很多麻煩。

三、如何做好固定資產投資項目的檔案管理工作

（一）建立健全項目檔案管理的規章制度

近些年隨著國家對固定資產投資項目建設、管理要求的不斷提高，對項目檔案的收集、管理、歸檔工作也提出了新的更高要求。在項目建設單位檔案管理工作中，應根據國家有關政策法規要求，制定適合本單位工作實際的固定資產投資項目檔案管理規章制度，明確建設單位各部門、人員的項目檔案工作職責、工作體系、管理要求，并及時修訂相關制度，使固定資產投資項目檔案工作做到有章可循、有法可依。

（二）項目檔案工作與項目建設同步進行

固定資產投資項目檔案管理與項目建設應做到“同計劃、同部署、同建設、同檢查、同驗收”，將檔案管理工作納入到項目管理的工作程序和業務工作流程中去，從而確保檔案管理程序化。

堅持“從源頭抓起、全過程參與、與工程建設同步”的指導思想，從項目開始階段，建設單位和參建單位就要將檔案管理列入工程計劃，在制定項目建設的各項計劃、合同、協議時，同時提出對檔案工作的要求，將項目檔案管理列入項目管理程序，實現檔案管理與項目建設同步化，隨時收集歸檔。在檢查項目實施過程中的計劃進度時，同時檢查檔案資料的歸檔整理情況，以確保項目建設過程中檔案工作同步進行。將檔案工作與業務工作緊密結合起來，將項目建設各階段產生的應歸檔資料及時歸檔，確保項目檔案的完整、準確、安全。

（三）加強對本單位專（兼）職檔案人員及參建單位人員的檔案業務培訓

檔案管理人員業務水平的高低直接關系到固定資產投資項目檔案管理水平的高低。這就需要各單位加強內部專（兼）職檔案人員的業務培訓，充分調動檔案人員的主動性、積極性、創造性，建立起一支高素質的固定資產投資項目檔案驗收評審員隊伍，使檔案管理人員在收集、整理項目檔案時能做到完整準確、高效有序、系統規范。此外對參建單位人員也要進行檔案業務培訓，明確工程資料的歸檔范圍、執行標準。

綜上，固定資產投資項目檔案管理是項目管理的重要內容，做好固定資產投資項目檔案的收集、整理工作，不僅對于項目投產后運行、維修、管理、改擴建等工作至關重要;同時也有效保證了固定資產投資項目檔案的高效利用;更是在保護項目建設中形成的無形資產價值。因此，做好固定資產投資項目檔案管理工作，不僅是項目承擔單位檔案部門的重要職責，更是各級領導和兼職檔案人員的義務。（作者單位：中國電子科技集團公司第四十六研究所）