訂單在ERP核算規范化中的應用

鮑雪冬 劉玉鵬

SAP系統中內部訂單可以用來規集費用、費用控制、成本分析等。可以隨時分析內部訂單各不同期間的實際、實際對比，按月、季指標分析，分析內部訂單發生的行項目等功能。本文以管道公司為例，探析通過SAP深化應用，利用訂單功能，實現會計核算業務統一規范。

一、問題分析

管道儲運有限公司管轄38條輸油管線，全長6758km，沿線共有89座輸油站庫，途經北京、天津、山東、江蘇等14個省、自治區和直轄市。共有29個直屬二級單位。包括天津輸油處、寧波輸油處、黃島油庫等16個輸油生產單位，以及管道科學研究院、搶維修中心、信息化管理處等13個技術服務和生產保障單位。

管道公司設兩級財務機構。一級是公司財務處及附屬（會計核算中心）;二級是各單位計財科、各工程項目財務部、代管碼頭公司、代管商儲分公司、代管國儲公司財務部;在崗財務人員201人。

如何在點多、線長、人員分散、各自獨立判斷的會計核算業務中，實現統一規范，以利于后期的查詢、分析，為企業決策提供可靠的依據，是財務管理的重要基礎工作。

二、解決思路

根據會計制度、管理制度等將會計科目的含義進一步細化，實現制度信息化，規范核算內容，避免不規范的核算項目。同時不具有會計業務知識的人員在進行費用報銷提報時，也可根據項目名稱選對會計科目。防止沒有依據不合規的費用支出。根據管理制度變化，及時在系統中進行更改，確保令行禁止，制度及時準確落實。

原有的會計科目比較粗放，如嚴控費用中的會議費，不區分組織會議和參加和會議，無法直接統計組織會議時發生的住宿、餐飲、會議室租賃、資料、交通等費用形式。

不同單位核算標準和會計科目不一致，在管道公司內部不同的會計科目下面，造成標準及形式的混亂。搬家費，有些單位核算在福利費、有些單位核算在差旅費;在核算臨時搶險職工就餐補貼時，存在核算在維修費、非貨幣性福利、食堂經費補貼等形式;在核算消防制服時，放在勞動保護費、低值易耗品、消防費等。

各種混亂的形式，嚴重影響會計信息的質量，無法為管理決策提供充分的數據信息，使財務數據利用價值減弱。若要發揮好財務管理在企業管理中的中心作用，基礎管理必須加強，基礎管控需要進一步強化。

財務管理在企業管理中的中心作用需要將日常管理規范化、將規范的管理制度化、將制度信息化，通過財務信息系統對管理進行優化，深化系統應用，實現會計科目定義及核算內容與核算系統有機結合，進行信息化轉化，充分發揮好信息系統的作用。

三、主要做法

通過對《中國石油化工股份有限公司會計手冊》、會計制度、管理制度等進行分析，將會計科目進一步細化。共計對56類會計科目細分出351個明細項，利用統計訂單，和程序校驗，實現制度信息化，固化在日常使用的ERP及費用報銷系統中，規范了核算的內容，避免不規范的核算，同時不具有會計業務知識的人員在進行費用報銷提報時，也可根據項目名稱選對會計科目。

如會議費，按照《中國石油化工股份有限公司會計手冊》的定義，《管道儲運有限公司會議管理辦法》的要求，根據制度附件6.3《會議費用審批單》的分類，將會議費分為參會、組織住宿、組織餐飲、組織會議室、組織資料、組織交通等項目，有項目名稱的費用可以核算，沒有項目名稱的獎勵、參觀等費用項目將無法核算到會議費中。

如福利費，根據會計手冊，公司歷年發布的有關福利費的要求《管道儲運有限公司福利費開支管理規定》、《管道儲運公司、分公司福利費收支管理暫行辦法》、《關于明確職工福利費有關項目執行口徑的通知》、《管道儲運（分）公司職工福利費管理補充規定》、《關于加強有關費用列支渠道管理的通知》、《關于補充說明有關費用列支渠道的函》等文件，結合內審外查中提出的管理要求，對職工福利費進行梳理分類，將有文件依據的福利費進行統計，列出日常使用的29項福利費類別，在ERP中進行固化，防止沒有依據的福利費支出。

如黨組織工作經費，集團公司2017年修訂下發了《黨組織工作經費管理辦法》，2018年版《中國石油化工集團（股份）公司會計手冊》對黨組織工作經費內容也進行了修訂，根據這些制度和管理要求，經與公司黨委工作部及時聯系，在系統中進行了同步修訂，將黨組織工作經費分為7類教育、組織、活動、表彰、慰問、設施、黨建等七類，與制度保持一致。

如搬家費，根據管理需要隨時對系統進行調整，當根據總部制度變化，將搬家費從差旅費規范到福利費支出時，及時在系統中進行更改，確保令行禁止，制度及時準確落實。

如離退休人員費用，根據總部對離退休人員費用精細化管理的要求，將總部離退休人員費用的分類情況進行系統設置后，可及時統計相關數據，對各類支出情況進行分析，為管理決策提供依據。

四、實施效果及改進方向

通過PDCA循環，分析實施中出現問題的種影響因素，找出影響問題的原因，針對原因，進行補充、修改完善，系統應用進一步深化，與日常管理結合更加緊密。以往核算較雜亂的黨組織活動經費、會議費、低值易耗品、福利費等費用核算進一步規范，在總部的通報及內審外查中發現的核算不規范、會計科目使用不當的現象大幅下降。

五、結語

財務管理在企業管理中發揮著中心作用。隨著經濟的發展以及我國市場經濟體制的不斷完善和發展，會計準則也在不斷的完善中，現有準則沒有涉及的新業務隨時可能出現，這就需要會計人員充分發揮自身職業判斷能力，但規范統一的核算是企業的基本要求，這要求在今后的工作中對系統進行不斷的完善和規范，將規則和制度固化在日常賬務系統中，實時起到規范作用。（作者單位：中國石化管道儲運有限公司）