淺談企業檔案資料的收集工作存在的問題及策略

史小娟

摘 要 檔案的收集工作是企業進行檔案管理的基礎，只有在收集工作完成之后，后續的檔案整理、歸檔、保管等工作才能順利地進行。但目前，企業 在檔案的收集過程中還存在著一些問題，這就要求我們進行積極的探索，找出問題并提出相應的對策。

關鍵詞 企業檔案；收集工作；問題及策略

1 充分認識檔案收集工作的重要意義

檔案收集工作就是按照相關規定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各部門、個人手中和散失在上的檔案，集中到檔案室進行科學管理的一項業務環節。

檔案收集是檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理工作的基礎。檔案管理的流程從收集、鑒定、整理、審核、歸檔、驗收，歸后到利用，其中收集是根源，是檔案管理工作的基石，檔案資料收集質量的好與壞、數量的多與少都直接影響到檔案信息資源的利用。

2 檔案資料收集存在的問題

一些檔案人員對檔案工作不重視、不細心，導致的資料散失、不完整、錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。

2.1 領導對檔案收集的重視度不夠。企業以經營管理和經濟收益通常都是企業領導的管理重心，往往疏于對企業的檔案管理，甚至有的管理者會選擇放棄檔案管理的崗位設置來節約開支，也有的企業雖然有相關的檔案管理制度，但卻沒有嚴格執行，因此很多企業出現了企業檔案管理混亂甚至是空白的現象，這都不利于企業的長久發展，所以企業必須對檔案管理工作給予高度的重視。

2.2 檔案收集管理制度不完善，有些企業認為檔案的收集工作就是浪費人力資源和物力資源，是一項沒必要的工作，即便是制定了相關的檔案管理制度，各相關部門的工作人員也不重視日常資料的收集及整理，認為檔案工作人員在索要資料時，設置障礙，以種種理由和借口阻礙收集資料，不放心將需歸檔的資料移交，使檔案工作歸檔進度緩慢，被動工作。以至于有很多檔案資料沒能及時收集，更無從歸檔，造成檔案工作人員的被動。

2.3 人員流動頻繁，檔案的收集難度增加。由于企業基層各職能部門人員頻繁的流動，使企業檔案歸檔資料收集被動，主要是人員在變更崗位或辭職、退休等 情況時，沒有進行相關的工作交接，導致接替的新員工并不熟悉之前的相關具體工作，無法主動配合檔案管理人員收集歸檔資料。

2.4 檔案的收集工作人員缺乏工作的主動性。由于在企業，檔案的管理并不受領導的重視，當發出收集檔案資料通知后但仍未能較好的完整收集到應歸檔的資料。所以相關人員工作積極性不高，對手下人也是放任自流的狀態。所以大部分的收集工作人員對工作缺乏主動性，從不主動收集資料，往往都是被動的狀況。無法上交時則任由檔案流失。因此，造成了企業檔案收集不及時，很多重要檔案流失，給企業的發展造成了嚴重的損失。

3 解決企業檔案收集工作存在問題的對策

3.1 提高員工檔案收集意識。

3.2 完善相關的檔案管理制度。

3.3 提高檔案收集員的素質。

3.4 開展多渠道的檔案收集工作。

4 總結

4.1 臨時性重點資料檔案，有針對性的采集與整理，充分發揮重要資料的時效性。

檔案的采集需要通過紙質與電子化采集相結合的方式，使檔案信息的真實性、時效性、有價值性充分發揮出來。

4.2 做好收集信息的交接及保管工作

定期將事業單位的案送交檔案管理部門收集、保管，保持原有全宗的完整性及相關全宗的聯系性，進行紙介質立卷，電子檔案做好儲備。電子檔案整理、保管過程中需注意以下幾個問題：

4.2.1 要保持存儲介質的防磁、防潮。

4.2.2 整理、錄入電腦的安全性，做好用機的殺毒工作；

4.2.3 防止檔案的病毒侵害，資料防篡改、毀損；

4.2.4 防止電子檔案的信息外泄，做好保密工作。

4.2.5 做好檔案信息收集人員的素質、能力、責任感的培養

實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，檔案收集人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的

操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案信息收集人員現代技術水平偏低，甚至對電子檔案的管理了解甚少。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。那么檔案采集與保管則需要配備責任心強、素質高，熟練掌握檔案采集技巧，具有理論知識、專業知識，實踐工作經驗。

檔案收集工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案收集人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案資料的失真，確保檔案資料的真實性、有效性，為檔案利用提供物質基礎。做好檔案的收集工作，立事在當代，功績在千秋。將一項平凡的工作，認真出色的、堅持不懈的做好，就是一項偉大的工程。