如何發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的價值

唐海霞

中圖分類號：F244.2 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-173-01

摘 要 人力資源管理部門是企業(yè)的核心部門之一，人事檔案中記錄著員工個人基本信息及在職表現(xiàn)等，人力資源管理部門充分利用人事檔案信息，能最大限度發(fā)揮人事檔案的價值，形成高效的管理模式。本文分析了人事檔案在人力資源管理中的價值，總結(jié)了人事檔案管理現(xiàn)存的主要缺陷，對人事檔案如何在人力資源管理中發(fā)揮價值展開討論，并給出合理建議。

關(guān)鍵詞 人事檔案 人力資源 管理 價值

在現(xiàn)代化進程中，企業(yè)對人力資源管理有著更高的要求。企業(yè)對入職員工進行人事檔案收集、記錄，以便日后運用于崗位調(diào)動、職稱評定等。由于涉及到企業(yè)所有員工的個人信息和職稱評選等問題，人力資源管理部門需要優(yōu)秀、敬業(yè)的員工對資料進行專業(yè)的管理。只有人事檔案發(fā)揮實用，企業(yè)才能在人力資源管理中取得高效率，促進企業(yè)發(fā)展。

一、人事檔案在人力資源管理中的價值分析

（一）提高企業(yè)的人力資源管理效率

人事檔案一般包括個人信息及其簡歷，主要有個人成長經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、特長特點、獲得榮譽獎項等。在員工剛?cè)肼殨r，企業(yè)可以參照人事檔案對員工進行分析評判，對其進行職位安排和績效考核等。之后，企業(yè)通過一定時間的人力資源管理，可以通過人事檔案的記錄，了解員工在某個階段的工作表現(xiàn)、能力培養(yǎng)，進而對員工進行針對性的管理，判斷其是否適應(yīng)當(dāng)前崗位和是否有資格獲得獎勵。人力資源管理部門在此過程中也應(yīng)當(dāng)遵守企業(yè)的規(guī)章制度，做到公平公正、清晰明了，進而讓企業(yè)在高效的管理中得到發(fā)展。

（二）提高員工的自我管理能力

人事檔案詳細(xì)地記錄員工個人的工作情況和能力表現(xiàn)，以供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)觀察其能力高低和職位安排。企業(yè)定期將員工的工作情況和績效考核記錄進人事檔案，能夠讓員工有一定的憂患意識，使員工在工作中更加注重工作表現(xiàn)，加強自我管理，以圖在工作中取得更好地表現(xiàn)。

二、人事檔案管理現(xiàn)存主要缺陷

（一）人事檔案審查制度不完善

部分企業(yè)人事檔案審查制度不完善甚至欠缺，導(dǎo)致人事檔案質(zhì)量參差不齊，部分人事檔案出現(xiàn)錯誤、缺失等現(xiàn)象，影響人力資源管理部門對員工進行績效審核等工作的開展。而員工個人往往也意識不到人事檔案對自己的重要性，在提交人事檔案時敷衍了事，未能及時察覺填寫信息中的錯誤，甚至在檔案中進行虛假操作。企業(yè)完善人事檔案審查制度，能夠規(guī)范企業(yè)內(nèi)部人事檔案的運用，保障人事資料的安全。如若缺失，人力資源部門管理人員便無法提取有效信息，進而造成員工評價有所偏頗，企業(yè)高層決議出現(xiàn)判斷失誤等情況。

（二）人事檔案管理模式落后

受到傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，部分企業(yè)的人事檔案多為紙質(zhì)文件，并且未配備相應(yīng)的電子設(shè)備，錄入其信息。盡管紙質(zhì)文件有不易被篡改的優(yōu)點，但是隨著近幾年科技發(fā)展，信息量大且信息變化快，紙質(zhì)檔案越來越不能滿足檔案管理的需要。部分企業(yè)未對人事檔案進行信息化管理，檔案信息更新不及時，影響人事檔案原有的價值。

（三）人事檔案利用率低

人事檔案的完整收集是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，對處理人事關(guān)系具有重要價值。而在實際中，人事檔案并沒有作為資源得到充分利用。部分企業(yè)內(nèi)部缺少專業(yè)人員對人事檔案進行管理和分析，較少通過人事檔案來對員工進行升遷、調(diào)任等，檔案的利用率較低。

三、人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮價值的策略

（一）提高人事檔案管理意識

意識能夠改變行動。企業(yè)從思想觀念的滲透上入手，提高企業(yè)及員工對人事檔案的重視程度，能夠有效促使人事檔案在人力資源管理中的價值發(fā)揮。企業(yè)可以定期為檔案管理人員安排教育講座和專業(yè)技能培訓(xùn)，同時監(jiān)督人力資源部門定期對人事檔案的整合、更新，針對檔案中出現(xiàn)的問題及時指出和糾正，強化人事檔案在員工心中的重要性。

（二）建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)處信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，電子信息化的運用十分廣泛。企業(yè)要摒棄傳統(tǒng)的紙媒檔案管理，建立科學(xué)高效、信息快速互通的檔案管理系統(tǒng)，簡化企業(yè)檔案管理流程。如今互聯(lián)網(wǎng)的安全性越來越得到保障，企業(yè)應(yīng)與時俱進，善于運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用新型的人事檔案管理模式，實現(xiàn)高效的信息交互，增加人事檔案開發(fā)的價值，節(jié)約人力資源成本。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)要定期對人事檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)水平，只有專業(yè)知識過硬，才能使管理人員在實際工作中取得高效成績。而檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)主動學(xué)習(xí)檔案管理知識和技能，在工作中尋找漏洞與不足，努力尋找方法彌補自身的不足，提高管理效率，發(fā)揮人事檔案的真正價值。

四、結(jié)語

人事檔案作為企業(yè)管理員工、開展日常工作的重要依據(jù)，其管理模式、管理機制在人力資源管理中發(fā)揮著重要價值。企業(yè)在進行人力資源管理時，要善于突破，尋找符合自身發(fā)展的管理模式，實現(xiàn)科學(xué)高效的管理。

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