醫院聲像檔案管理的問題及對策

徐源文

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-103-01

摘 要 攝錄技術在我國醫醫療以及科研中得到普及應用，并形成了聲像檔案，聲像檔案是能真實記載醫院歷史的檔案，是檔案管理的重要組成部分。但由于聲像檔案越來越多，其管理難度加大，目前的聲像檔案管理存在一些問題，需要積極應對。本文主要結合醫院實際情況，對醫院聲像檔案管理中的問題及對策進行探討。

關鍵詞 醫院 聲像檔案 管理對策

醫院在實踐中通過記錄來形成有保存價值的聲像、照片以及磁盤等是聲像檔案的主要內容。目前分為兩類：一種是在醫院管理中形成的；另一種是在醫療科研中形成的。醫院聲像檔案是其他檔案無法替代的，是最客觀的歷史檔案。隨著醫院的發展，聲像檔案占比增大，目前聲像檔案管理中還存在很多問題，會直接影響到檔案管理質量，因此醫院要高度重視，并積極應對，以促進檔案管理工作的發展。

一、醫院聲響檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案歸檔率不高

醫院對于聲像檔案的管理意識不強，沒有認識到聲像檔案的歷史價值以及作用，是目前收集難的主要原因所在。在平時的檔案管理中，重點放在了文書檔案方面，對于聲像檔案工作很不重視，攝錄人員由于存在認知偏差，認為聲像制品不是檔案，是個人產權，導致原始資料只在個人或內部保存，沒有移交檔案室保管，嚴重影響到聲像檔案的歸檔率，對日后的開發利用形成了阻礙。

（二）管理制度不健全

醫院對于聲像檔案管理沒有制定相應的制度，影響聲像檔案的完整保管。目前醫院內部會自行拍攝活動資料，比如進行科研課題鑒定由醫教科攝錄；特殊病例由相關臨床科室攝錄等。在檔案管理中聲像檔案是否移交取決于具體人員的決定，非常隨意，有時隨時移交，也會放置許久再移交，還有些長期存在自己科室并未移交。這些情況造成人員一旦調整，聲像文件極易散失。

（三）聲像檔案質量低

由于聲像檔案中的照片、底片等有很強的時效性以及特殊歸檔要求。比如影像歸檔時需要附以文字說明，照片以及底片要同時保管。由于缺乏檔案管理意識，各科室對于聲像檔案沒有及時歸檔，對于攝錄時間、內容沒有及時記錄，導致日后整理的不規范。同時存在各科室的聲像資料，由于時間久，科室沒有相應的儲存條件，導致照片變黃，底片粘連等情況，這些導致聲像檔案歸檔過程中，檔案質量不高。

（四）聲像檔案管理方法落后

很多醫院在進行聲像檔案管理中，還使用老的管理方法，很多還是手工保管，甚至沒有專門的聲像檔案專柜，保存環境很差。與職能科室沒有及時溝通，導致重要活動沒有攝錄，缺乏聲像檔案，造成檔案缺失。還有對于重要的視頻監控資料沒有及時收集，導致超出期限無法保存；還有在檔案移交中檢查與審核不認真，導致移交時的資料不全，無法展現工作的全程；檔案管理部門對于聲像檔案缺乏管理知識，沒有科學分類，影響到檔案的保存和調閱。

（五）利用開發意識缺乏

很多醫院聲像檔案管理工作僅停留在查閱以及出版簡報方面，缺乏對聲像檔案的開發意識，對于其包含的前沿信息以及技術導向沒有深度認識，也沒有開發、利用的動力，致使很多有開發利用價值的聲像檔案沒有被充分利用。

二、提高聲像檔案管理的對策

（一）實施數字化管理模式

隨著現代化設備的應用，促進了檔案管理和開發工作，文件電子化、存儲數字化、管理動態化已成為未來的檔案管理發展趨勢。由于檔案的門類較多，會有大量需要歸檔的材料，有些部門多至幾萬份，如果采用傳統方式保管，會占用很大的倉庫面積。同時高科技也應用在檔案方面，比如電子病歷的應用。因此檔案管理部門要借助高科技手段，來提高聲像檔案管理水平。根據相關要求，通過計算機等先進技術實現數字化處理，將信息的存儲通過圖像、動畫以及視頻等立體形式來存儲，這樣在閱讀時通過數字信號進行傳播，非常方便。

（二）提高開發利用價值

醫院進行聲像檔案管理最終還是為社會提供服務，這也是檔案管理的意義和價值。這需要醫院全面開發檔案管理工作，以充分發揮其作用。醫院要加大宣傳力度，加強醫院人員對于檔案工作的了解，提高檔管理工作的重視程度。同時還要借助媒體宣傳，比如檔案相關網站進行宣傳。構建包含多媒體影像以及文本的數據庫，建立數字化的檔案管理系統，使聲像檔案實現資源共享、遠程查閱等多種功能。對于管理價值可以在以下方面開發：

1.憑證價值。聲像檔案可以展示出非常直觀的效果，通過形、聲、像等體現出來。比如針對醫院科研工作，對于攻關的全過程以及有重大突破的手術過程這些影像檔案都可以直觀展現，這是其它門類無法比擬的。

2.媒介價值。通過開發可以將聲像檔案的價值轉換為媒介價值，增加其社會功能，通過新聞媒體對醫院進行宣傳，傳遞醫院的醫療等相關信息，來提高醫院知名度，為其帶來社會與經濟效益。

三、結語

綜上所述，醫院聲像檔案使資料更加直觀，具有很高的歷史價值。因此醫院檔案管理部門要重視聲像檔案的管理工作，對于目前檔案管理中存在的問題，比如管理技術老舊、管理制度落后等問題，要結合實際情況，建立從收集到管理、開發利用一體化的聲像檔案管理體系，充分發揮聲像檔案的作用，以適應醫院發展需要，為醫院發展做出貢獻。

參考文獻：

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