《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

五、企業(yè)檔案整理工作要求

7.5.9 檔案部門應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。會(huì)宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA/T12。

其中，“全宗指南（全宗介紹）”是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。由封面、正文、備注三部分組成。“正文”包括三個(gè)部分：全宗構(gòu)成者沿革;全宗檔案情況簡介;全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹。其中，“全宗檔案情況簡介”應(yīng)包括五個(gè)方面：檔案的數(shù)量及保管期限、檔案的完整程度、檔案的利用價(jià)值及鑒定情況、檢索工具的配置情況、檔案的整理情況;“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹”應(yīng)以綜述的方式介紹全宗構(gòu)成者如下四個(gè)方面的檔案：1）反映其基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案：2）反映其每個(gè)階段中心工作或特殊工作的檔案：3）具有全國或國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價(jià)值的檔案：4）保存的年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。這四方面的檔案情況，應(yīng)該按全宗內(nèi)檔案的實(shí)體分類結(jié)合問題進(jìn)行介紹，如：以組織機(jī)構(gòu)分類的檔案全宗，可以按機(jī)構(gòu)設(shè)類目分別介紹，以問題分類的檔案全宗，可以按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目介紹。全宗指南編制的具體要求可詳見《全宗指南編制規(guī)范》DA/T14-94。

全宗卷不是該全宗內(nèi)檔案的組成部分，而是屬于企業(yè)檔案部門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，故有“全宗的檔案”之稱。全宗卷的作用是便于利用者掌握全宗情況，為全宗進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用和進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案提供重要依據(jù)。全宗卷的管理要求是每一全宗均須建立全宗卷，并不斷地補(bǔ)充反映全宗情況的各種材料，當(dāng)全宗轉(zhuǎn)交給另一個(gè)檔案部門保管時(shí)，與之相應(yīng)的全宗卷也必須隨同全宗一起移交;全宗卷通常應(yīng)統(tǒng)一保管，單獨(dú)編號(hào)，集中排列在企業(yè)檔案檢索工具之首。

六、企業(yè)檔案保管工作要求

檔案保管工作是檔案管理的日常業(yè)務(wù)工作，它是關(guān)系檔案能否及時(shí)、充分地發(fā)揮作用的重要影響因素：1.保持良好的庫藏秩序，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，才能保證順利底查找和提取檔案;2.保證檔案齊全、成套的完好狀態(tài)，才能迅速、準(zhǔn)確地提供利用;3.保證檔案的安全，才能使檔案的使用壽命更長。因此，做好檔案的日常保管工作，對(duì)檔案的科學(xué)管理、有效利用和長久保存都具有重要意義。

7.6.1檔案存放應(yīng)根據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊;磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。

本條是要求對(duì)不同載體檔案分別選擇保存檔案的裝具。檔案裝具有木制和金屬兩種，木制裝具由于不符合防火、防蟲的要求，現(xiàn)已很少使用。金屬裝具有利于防火、防蟲，在檔案保管中普遍采用。

金屬裝具又有兩類：一類是組合式檔案柜（又稱五節(jié)柜），另一類是密集型活動(dòng)檔案架（簡稱密集架），密集架可以節(jié)省檔案庫房的空間，但對(duì)地面承重要求較高。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際確定選擇檔案裝具。如紙質(zhì)檔案可選用五節(jié)柜或密集架;底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜;錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)光盤、磁盤、磁帶等最好選用專門的防磁金屬柜等裝具。檔案裝具的質(zhì)量要求，可參照《檔案裝具》（DA/T6-92）和《直列式檔案密集架）（DA/T7-92）的規(guī)定。

企業(yè)科技檔案的底圖可采取平放或卷放的方式保存，不宜折疊。磁性載體文件系指以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件，存放時(shí)應(yīng)注意防磁保護(hù)，可選擇有磁屏蔽的容器或?qū)Ｓ梅来殴?。企業(yè)的重要檔案，如電子文件、重要紙質(zhì)檔案的縮微件或數(shù)字化文本應(yīng)實(shí)施備份管理，即在不同的地方存放重要檔案重份或縮微品、光盤等復(fù)制品，以防自然災(zāi)害和突發(fā)社會(huì)事件對(duì)檔案造成毀滅性損失。

（此部分未完待續(xù)）