論企業(yè)檔案信息化建設(shè)

徐欣

摘 要：近幾年來，我集團(tuán)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索， 取得了初步成效。在工作實(shí)踐中，我們深切地感受到檔案信息化給檔案工作帶來的極大方便。以下是公司檔案信息化建設(shè)的歷程。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案; 信息化建設(shè)

中圖分類號：G270.7 ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? 文章編號：1006-3315（2019）03-192-001

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理受到嚴(yán)峻的考驗(yàn)。早在2002年，中央發(fā)出大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，旨在推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。同時(shí)，中央檔案館也把“加快檔案信息化建設(shè)”，“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為發(fā)展目標(biāo)，2017年國家檔案局又印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心已經(jīng)開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移。

一、總體目標(biāo)

運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、信息和通訊技術(shù)，將檔案轉(zhuǎn)化為一種信息資源，在集團(tuán)內(nèi)部充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為集團(tuán)各方面改造提供快速、高效、便捷的服務(wù)。

二、檔案信息化的實(shí)現(xiàn)

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化的根本保證，沒有好的基礎(chǔ)設(shè)施，龐大的檔案資源就不能被充分利用。公司檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)除了配備計(jì)算機(jī)外，還包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)及操作系統(tǒng)。

（1）服務(wù)器。服務(wù)器是整個(gè)信息化建設(shè)的核心部分。在檔案信息化建設(shè)中，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，除了要有網(wǎng)絡(luò)連接各個(gè)客服端以外，還需擁有一個(gè)能夠?qū)λ锌头颂峁n案信息資源共享的平臺，這個(gè)平臺就是檔案服務(wù)器。公司配備了1臺檔案主服務(wù)器和2臺檔案備份服務(wù)器。在主服務(wù)器停止工作的情況下，備份服務(wù)器能代替主服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)服務(wù)工作，保證公司檔案工作的正常進(jìn)行。而在每臺服務(wù)器上都配備有高性能的中央處理器，便于及時(shí)響應(yīng)多用戶的訪問和快速執(zhí)行大量數(shù)據(jù)的處理。

（2）網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基本要求之一。公司內(nèi)網(wǎng)連接了公司所有計(jì)算機(jī)，而每個(gè)部門的計(jì)算機(jī)以“域”的方式進(jìn)行分類，在服務(wù)器共享資源中根據(jù)用戶組權(quán)限進(jìn)行 “讀取”、“寫入”和“完全控制”，在方便信息資源共享的情況下，也保證信息的安全。

2.檔案信息資源建設(shè)

（1）現(xiàn)存檔案數(shù)字化。以前檔案室?guī)觳氐臋n案以傳統(tǒng)載體為主，利用檔案需要到檔案庫房借閱。現(xiàn)在集團(tuán)對庫藏檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，即對現(xiàn)存檔案進(jìn)行全文掃描并掛接在檔案信息管理系統(tǒng)中，利用服務(wù)器在局域網(wǎng)上提供利用。訪問者能在計(jì)算機(jī)上查閱到檔案的掃描版全文。

（2）電子文件。近年來隨著計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，在工作中直接形成了很多電子文件。在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)中形成的電子文件一般包括圖像文件、圖形文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件和計(jì)算機(jī)程序等。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件一般包括文件的正文、修改過程的記錄、修改痕跡的記錄、發(fā)文稿紙（包括領(lǐng)導(dǎo)的簽名）等。

公司在接收新檔案時(shí)，同時(shí)接收紙質(zhì)檔案與電子文件。電子文件掛接在檔案信息管理系統(tǒng)中相應(yīng)的紙質(zhì)檔案條目上，可滿足檔案信息全息化查詢，提高了檔案信息的利用效率。

3.檔案信息管理系統(tǒng)

（1）檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。公司使用的是C/S架構(gòu)與B/S架構(gòu)相結(jié)合的檔案信息管理系統(tǒng)。C/S架構(gòu)響應(yīng)速度快，操作界面豐富，可以實(shí)現(xiàn)多層登入認(rèn)證，安全性容易保證，人機(jī)交互性較強(qiáng)。B/S架構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是通用性較強(qiáng)，客戶端無需安裝，適用于無客服端的廣域網(wǎng)與局域網(wǎng)，用Web瀏覽器即可對檔案信息進(jìn)行瀏覽，并通過設(shè)置權(quán)限控制用戶訪問。當(dāng)檔案管理軟件更新時(shí)，無需升級每個(gè)客戶端，直接升級服務(wù)器就能完成軟件更新。C/S架構(gòu)與B/S架構(gòu)相結(jié)合的檔案信息管理系統(tǒng)為不需要借閱紙質(zhì)文件的使用者提供了平臺，減輕了檔案庫房查閱負(fù)擔(dān)。

（2）檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用。公司檔案信息管理系統(tǒng)采用動(dòng)態(tài)的流程管理，是專、兼職檔案人員從事檔案數(shù)據(jù)輸入、檔案數(shù)據(jù)審核、檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)等工作的平臺。為了提高工作效率，方便檔案信息管理，檔案信息管理系統(tǒng)提供了非常完整的檔案數(shù)據(jù)管理模塊，其中包括文件登記、蓋章管理、檔案接收、檔案整理、檔案檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、權(quán)限設(shè)置等近20項(xiàng)檔案信息化管理功能。

此外，在線檔案WEB查詢系統(tǒng)是公司專門為非檔案管理人員提供的一個(gè)檔案信息查詢平臺。在檔案WEB查詢系統(tǒng)中，檔案信息以列表、詳表、全文等多種形式呈現(xiàn)，查閱者可以根據(jù)需要查找相關(guān)內(nèi)容。

4.檔案信息安全保障建設(shè)

檔案信息是公司寶貴的資源，如發(fā)生信息丟失或泄露，將造成嚴(yán)重的后果。保障檔案信息安全，要做到兩個(gè)方面，一是保障信息不被主動(dòng)和被動(dòng)丟失，第二方面是保證信息不被泄露。

（1）信息的主動(dòng)丟失一般是人為操作所造成的，如：誤刪，黑客攻擊，遭遇木馬程序駐留等。集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)提供了一套專業(yè)的操作日志管理，能詳細(xì)記錄被刪除或修改的檔案數(shù)據(jù)。而且公司每臺服務(wù)器都安裝了防火墻和殺毒軟件，并自動(dòng)更新升級，以保障服務(wù)器的檔案數(shù)據(jù)庫不被惡意的修改或刪除。

信息的被動(dòng)丟失通常是使用了不可靠的存儲介質(zhì)或是存儲介質(zhì)因自然災(zāi)害等因素遭到破壞。存儲介質(zhì)是檔案信息資源的最終儲存地。為了保障數(shù)據(jù)安全，公司使用2臺備份服務(wù)器進(jìn)行檔案備份，同時(shí)采用移動(dòng)硬盤備份并異地保存。

（2）保障信息不被泄露的方面，集團(tuán)制訂了《檔案人員保密守則》，并定期對員工進(jìn)行保密工作教育。集團(tuán)所有計(jì)算機(jī)，除了及時(shí)升級微軟所發(fā)布的各種系統(tǒng)補(bǔ)丁、安裝防火墻和殺毒軟件之外，每三個(gè)月便會強(qiáng)制更換密碼，以避免計(jì)算機(jī)中的信息不被外界所竊取和利用。

三、信息建設(shè)化成果

集團(tuán)已建立傳統(tǒng)檔案類別的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫（含卷級和文件級），包括文書檔案、科技檔案、實(shí)物檔案以及資料等各門類目錄數(shù)據(jù)庫，也建立了照片檔案、聲像檔案、電子檔案等機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，并完全實(shí)現(xiàn)機(jī)檢。同時(shí)建立了各門類檔案相應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化和集團(tuán)內(nèi)部檔案資源共享。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是社會信息化建設(shè)的重要組成部分，也是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵。我們將繼續(xù)努力探索和研究，把檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)放在電子文件管理、遠(yuǎn)程檔案資源查閱和共享、集團(tuán)檔案資源整合和開發(fā)利用上，進(jìn)一步加強(qiáng)集團(tuán)檔案的信息化管理，提升檔案信息化建設(shè)水平。