信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新研究

張巧波

摘要：檔案管理工作對(duì)于任何單位來說都是十分重要的，但是傳統(tǒng)的檔案管理方式，就是將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行歸檔，整個(gè)檔案管理的過程較為復(fù)雜，而且在進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，無法實(shí)現(xiàn)快速查詢。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，信息時(shí)代的到來使得檔案管理發(fā)生了相應(yīng)的改變。筆者在本文中，主要是對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作的重要性進(jìn)行了全面的分析，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)行了全面的研究，并在文章的最后，提出了相應(yīng)的創(chuàng)新管理措施，希望以此實(shí)現(xiàn)我國檔案管理工作整體管理水平的提升，更好的發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作;創(chuàng)新;研究

1 信息時(shí)代檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的重要性作用

隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理工作開始發(fā)生較為明顯的變化。通過合理的應(yīng)用信息技術(shù)，可以較為明顯的提升檔案管理工作的效率，減少檔案管理工作成本。作為檔案管理人員，需要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，實(shí)現(xiàn)工作問題的合理發(fā)現(xiàn)和正確處理。目前信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透入各個(gè)行業(yè)，檔案管理在任何單位中都具有十分重要的作用，可以實(shí)現(xiàn)檔案工作的合理開展，更好的提升檔案管理工作的針對(duì)性，實(shí)現(xiàn)成本的節(jié)約，確保資源的合理配置。

2 信息時(shí)代下傳統(tǒng)檔案管理中的問題

信息時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，再加上傳統(tǒng)檔案管理工作本身缺乏技術(shù)支持，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，已經(jīng)無法達(dá)到時(shí)代的發(fā)展要求。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無法達(dá)到預(yù)期的檔案管理要求，出現(xiàn)珍貴檔案的流失。而且檔案實(shí)體本身數(shù)量十分龐大，對(duì)于實(shí)體檔案的存放十分被動(dòng)，需要占用較大的空間。傳統(tǒng)檔案信息流動(dòng)較為困難，無法實(shí)現(xiàn)檔案的快速傳輸，而且在傳輸和利用的過程中，會(huì)出現(xiàn)丟失和損毀。而且傳統(tǒng)的檔案管理模式消耗的時(shí)間很長，進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，人工成本比較高。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 適當(dāng)減少紙質(zhì)檔案

對(duì)于檔案管理，必須要采用紙質(zhì)和電子檔案共同保存的方式，尤其是一些文獻(xiàn)資料較為重要的，自身具有較高的價(jià)值，必須要從安全長期保管的角度，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和合理保存，實(shí)現(xiàn)電子檔案的充分應(yīng)用。對(duì)于普通檔案來說，自身的數(shù)據(jù)量比較大，采用紙質(zhì)保存方式，較為被動(dòng)，而且保存十分困難。對(duì)普通檔案可以采用電子檔案保存的方式，這樣可以提升普通檔案的保存便捷性，更好的發(fā)揮出普通檔案數(shù)據(jù)快速查詢的作用。在對(duì)普通檔案進(jìn)行調(diào)取和應(yīng)用的時(shí)候，可以對(duì)電子檔案進(jìn)行打印，得出相應(yīng)的副本，對(duì)文件進(jìn)行簽章，實(shí)現(xiàn)電子檔案和普通檔案之間的合理轉(zhuǎn)換和識(shí)別，提升電子檔案的規(guī)范化管理。

3.2 大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)

隨著檔案管理要求的不斷提升，電子檔案的管理要求比較高，因此很多檔案管理工作都有比較高的要求。對(duì)于檔案管理計(jì)算機(jī)來說，必需要逐步引入配置較高的計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的綜合應(yīng)用，更好的發(fā)揮出檔案管理計(jì)算機(jī)快速查詢的作用。另外還可以合理的應(yīng)用各種軟件，作為檔案管理部門，需要有相應(yīng)的認(rèn)識(shí)，花費(fèi)較高的資金，購買配置合適的計(jì)算機(jī)，確保電子檔案管理工作的順利開展。通過高配置計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，可以較少使用中的卡頓和系統(tǒng)問題的發(fā)生，提升檔案管理的安全性。

3.3 開發(fā)檔案管理軟件

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須要有相應(yīng)的管理軟件為支撐。從我國目前市面上所使用的檔案管理軟件應(yīng)用情況來看，很多軟件都是集成化的，而且其中所涵蓋的方面很多，但是對(duì)于一些具體的問題，應(yīng)用解決較為被動(dòng)，無法實(shí)現(xiàn)檔案工作的全面開展管理。作為檔案管理工作人員，必須要從實(shí)際應(yīng)用的角度出發(fā)，更好的提升檔案管理軟件的應(yīng)用。對(duì)于大型單溫，可以與軟件企業(yè)進(jìn)行合作，定制符合自身檔案管理工作應(yīng)用的軟件，對(duì)于出現(xiàn)重復(fù)的模塊進(jìn)行刪除，實(shí)現(xiàn)軟件的便捷應(yīng)用。

3.4 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有較為重要的作用，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用，更好的實(shí)現(xiàn)信息的快速處理，從大量數(shù)據(jù)中，得出有用的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的不斷完善和應(yīng)用。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以充分發(fā)揮出電子檔案管理的重要作用，深入挖掘不同檔案的重要作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用率的提升，合理的應(yīng)用檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索率。

3.5 提高管理人員的信息素養(yǎng)

對(duì)于檔案管理工作人員來說，自身的信息技術(shù)水平，對(duì)于檔案管理有較為重要的影響所用。因此對(duì)于每個(gè)參與檔案管理的工作人員，都要進(jìn)行全面的信息技術(shù)檔案管理工作應(yīng)用的培訓(xùn)，逐步提升信息技術(shù)的應(yīng)用水平，增強(qiáng)工作人員的互聯(lián)網(wǎng)思維模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件的充分應(yīng)用。對(duì)于管理人員，要進(jìn)行日常的管理培訓(xùn)，確保管理人員自身有先進(jìn)的管理理念，對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有充分的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用水平，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題，可以進(jìn)行及時(shí)的解決。

結(jié)束語：信息時(shí)代檔案管理工作的開展，必須要充分利用信息技術(shù)，逐步減少紙質(zhì)檔案的應(yīng)用。對(duì)于每個(gè)單位來說，都需要逐步購買相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，合理應(yīng)用檔案管理軟件，引入大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，對(duì)每個(gè)進(jìn)行日常檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，逐步提升管理人員自身的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)綜合管理水平的提升。只有從多個(gè)方面進(jìn)行全面的管理和控制，才能夠發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，讓檔案管理工作有較為明顯的提升。

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