電力工程建設總承包項目檔案全過程管理分析

王博

摘要：近年來，我國電力行業發展態勢良好，電力工程施工量不斷增加，電力工程建設總承包項目匯總時會有大量資料與數據存在，給檔案管理工作帶來一定難度，基于此，本文以總承包項目檔案管理作為研究對象，結合檔案管理的特點，分別從事前階段、事中階段與事后階段闡述總承包項目檔案的全過程管理。

關鍵詞：電力工程建設;總承包項目;檔案管理

引言：

電力工程建設項目中，對于總承包項目需要進行檔案的全過程管理，要求參與建設工程的各部門相互合作，將自身的檔案資料收集與管理，通過有效匯總，發揮總承包項目檔案全過程管理作用的最大化。工程總承包方，在檔案移交與管理中以顧客為中心，為業主帶來方便，將文件的來源、形成、涉及內容明確，做好檔案分類與編號。

1.工程總承包項目檔案管理特點分析

分析工程總承包項目的檔案管理特點，具體體現在以下兩方面：（1）檔案管理內容較雜，管理范圍比較寬泛。電力工程建設項目中，總承包方需要承擔較多義務和責任，大量檔案資料會出現，例如電力工程建設項目立項文件、機械設備與材料方案、招標方案以及工程竣工驗收等。（2）總承包項目檔案管理的參與單位較多。這項工作不只針對一個部門，而是要電力工程建設相關部門共同協作，通過協調與參與，完善各自的管理任務。一般情況下，總承包方需要對各個分承包方進行檔案管理分配和指導，突出總承包項目檔案全過程管理工作的完整性與協調性[1]。

2.電力工程建設總承包項目檔案全過程管理

2.1前期準備階段的預先謀劃

2.1.1重視檔案管理工作

電力工程項目檔案管理中，工程檔案尤為關鍵，這是項目建設與改造中的重要參考資料。這些檔案中記錄了工程建設實際情況，為項目建設、后期維修和治理提供了重要參考和資料支持，是不可再生的寶貴資源信息。對此，要求有關人員加強對檔案全過程管理的重視，并從以下幾方面入手，做好總承包項目前期階段的準備工作：（1）提高各部門領導人員對檔案全過程管理的重要性認識。檔案管理工作涉及到規劃部門、設計部門、施工部門，要求各部門領導人員提高對總承包項目檔案全過程管理的正是，做好檔案分配與管理的任務分配，并將責任落實到個人。（2）提高各部門人員的參與意識。電力工程建設中的檔案包含多個單位和承包方，項目管理中也會形成各類檔案資源，要求各參與方強化檔案整理，保護檔案資料不丟失。（3）提升檔案管理者的認識。要求檔案管理人員提升管理水平，應用先進的計算機系統，合理保存檔案，做好檔案的存檔工作，借助大數據與云計算平臺，為電力工程建設檔案全過程管理提供幫助[2]。

2.1.2創建完善的檔案收集工作機制

在每一項總承包項目檔案管理工作標準程序中，加入歸納機制，將檔案收集整理和資料移交例如檔案管理工作考核中，使檔案收集成為一項常態化工作。這樣做可以讓檔案管理更加規范化，應用有效的控制措施確定檔案收集程序，無論是檔案借閱還是查閱都要有相應的管理記錄，以此保證檔案的完整。建議創建檔案管理考核機制，將總承包項目檔案管理工作納入其中，實施責任制管理方式，一旦檔案發生問題將嚴格追究相應責任。

工程項目檔案管理系統，針對企業在檔案業務過程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自動化、智能化管理手段，為企業檔案規范管理提供支持。系統支持在線移交、在線收集、離線采集等多種收集方式。為適應各單位不同的整理方式，系統提供集中整理、分散整理模式以及組卷、裝盒等整理方式，并滿足項目級管理需求。通過3D庫房模擬，檔案員不僅可以更直觀管理和利用檔案，而且能夠進行庫房檢查，溫濕度監控等。

2.2項目實施階段的實時監控

電力工程建設中，需要將檔案管理工作融入到項目建設范圍中，并將其與工程施工質量融為一體。要求總承包方嚴格控制施工進度與質量的同時，還要同步檢查檔案管理情況，做好單向工程驗收工作，檢查檔案歸檔之后的完整情況，對檔案展開系統化檢查。總承包方也可以特別創建檔案全過程管理體系，將網絡化與信息化管理方式融入其中，應用檔案編碼系統，將檔案案卷信息編入系統數據庫，管理人員通過網絡平臺可以對檔案進行網絡化全程監控。這樣做可以及時發現問題，并在最短時間范圍內解決問題，保證檔案內容的完整性。

2.3竣工階段的檔案管理

電力工程建設項目總承包方需要將日常項目檔案及時匯總，整理之后修改檔案內存在的問題，按照我國檔案行政部門和電力行業要求做好檔案專項驗收工作。如果檔案驗收中發現了問題，應立即完善檔案管理質量，移交檔案之前做好修正工作。工程項目竣工后，總承包方需要按照合同要求，將所有檔案移交處理，并且辦理相應的交接手續，根據本部門的要求移交檔案。移交之后，總承包項目檔案全過程管理工作正式完成。

總結：

總而言之，電力行業的工程建設質量關系到人們的健康與安全，總承包項目檔案全過程管理尤為關鍵。要求總承包方將電力工程建設資料進行收集與整理，并將其融入項目建設施工中，將檔案管理工作落實到各個參與方和管理人員，強化責任意識，應用信息化檔案管理系統做好檔案的收集與整理，保證檔案的完整性和精準性，形成統一化總承包項目檔案體系。

參考文獻：

[1]吳藝紅.電力工程建設總承包項目檔案全過程管理分析[J].企業改革與管理，2018 （23）：36+162.

[2]榮華，孟彥敏.分析電力工程建設總承包項目檔案全過程管理[J].科技展望，2016，26 （05）：184.