信息化時代圖書檔案的管理策略分析

邱橋

摘 要：高校是培養人才的搖籃，也是學術氛圍非常濃厚的場所，高校圖書檔案的信息應用價值很高，既可以為教學提供相應參考，又涉及到高校的可持續發展，因此，要充分應用信息技術提高高校圖書檔案管理質量，使圖書檔案能夠更好地發揮出其應有的作用。

關鍵詞：信息化;圖書檔案;管理

0 引言

高校的教育教學備受人們關注，高校發展的好壞將直接關系到人才的質量。教育是一項偉大的事業，高校承擔的任務和責任重大，因此，高校需得到各方面的支持，才能實現可持續發展。高校圖書檔案管理工作至關重要，為保證圖書檔案的質量，就要加大管理力度，便于更好地利用各種檔案信息開展相應的工作。高校要積極開展圖書檔案信息化建設，將管理與信息技術有機結合，突破傳統圖書檔案管理中存在的瓶頸，有效提高圖書檔案的利用率。

1 高校圖書檔案管理的現狀

1.1 檔案管理信息化程度不足

高校圖書檔案管理是一項非常重要的工作。圖書檔案管理內容眾多，要實現圖書檔案管理改革，方可提高管理質量和效率。不過，目前的檔案管理存在的最大問題就是效率低，信息化程度不足。許多工作本可以實現信息化管理，但依然以人力操作為主，在進行檔案的收集、整理、歸類與歸檔的工作時，圖書檔案管理人員會耗費較長的時間和較大的精力，這樣就會使其無法利用多余的時間處理其他工作，還會降低圖書檔案管理質量，許多檔案沒有得到及時整理和歸納，以至于其信息的時效性沒有體現，檔案的應用價值大打折扣。由于許多檔案尚未完全實現信息化，因此，會有許多紙質檔案，如果其所面臨的環境比較潮濕，或者存在其他問題，就很容易使檔案遭到破壞，影響檔案正常使用。在信息技術不斷發展的今天，高校圖書檔案管理理應積極應用先進的技術實現自我突破，保證檔案以更加合理的方式得到整理、存儲與歸納。顯而易見，高校的圖書檔案管理迫切需要信息技術“引路”。

1.2 管理人員對工作缺乏正確認識

目前，許多高校的圖書檔案管理人員對于圖書檔案管理工作缺乏正確的認識，一部分管理人員并不是“科班”出身，或者缺乏專業的管理經驗，對圖書檔案管理工作的意義了解甚少。部分管理人員對待工作缺乏熱情，不能完全投入精力，在工作中缺乏自己的想法觀念，以至于在實際管理過程中缺乏專業的操作，使得一部分工作難以順利進行。因此，為了有效提高圖書檔案管理水平，就要不斷提升檔案人員的素質，使其能夠進行規范操作，增強對工作的責任感。

2 加強圖書檔案管理信息化的必要性

2.1 改進傳統管理模式，降低成本

高校圖書檔案數量眾多，類型各異，若是一味采用傳統的方式開展管理，就需要耗費大量的空間和人力。為了實現圖書檔案的高效管理，節省空間，降低人力成本，就要利用信息技術可以有效節約空間，提高圖書檔案管理效率。在信息技術的帶領下，許多圖書檔案只需借助電腦就可以進行存儲，方便查閱和歸檔。傳統的紙質檔案經過特殊處理后也可以實現信息化存儲，不僅節省空間，還可以避免檔案被破壞。同時，先進的信息化檔案管理可以方便相關人員進行資料查找，沒有空間和時間的限制。實現高校圖書檔案管理信息化建設能夠降低成本，減少資金投入，避免額外建設其他場地，減少土地浪費。

2.2 實現資源共享，滿足多元化需求

隨著信息化時代的到來，信息技術可以構建先進的圖書檔案管理系統，對圖書檔案進行專業的管理。在這一系統中可以存儲海量的圖書資源，將檔案以智能化分類的方式進行存儲，以便管理人員和相關人員隨時查找。管理系統可以輔助管理人員科學規劃各項工作，將圖書檔案管理工作一一落實，還可以實現資源共享，幫助學校的教師和學生及時獲取相應資源。在信息時代下，高校的圖書檔案管理需要從傳統的封閉式管理模式邁向開放式管理模式。教師和學生要通過完善的圖書檔案管理系統獲取資源和信息，以滿足相應的需求。高校的教師要通過豐富的資源實現教學改革，學生要通過相應的參考文獻和重要資料滿足學習需求，利用網絡就可以實現對大量圖書檔案的集中管理，通過龐大的存儲空間，為人們提供豐富的資源。信息技術可以帶來十分便捷的操作，不僅利于資料獲取，還可以提高資料的歸還速度，為檔案管理人員的工作帶來許多方便。

2.3 有效利用信息技術，減少失誤

傳統的圖書檔案管理注重收藏，這樣就會導致資料利用率很低。在信息技術和網絡技術的支持下，圖書檔案管理邁向信息化建設已是必然，同時也使得各項資料變得更加實用。在圖書檔案信息化管理中，電腦是重要的工具，電腦負責對各類檔案進行存儲，還可以完成對檔案信息的收集與篩選，做好歸檔處理，保證圖書檔案信息得到有效利用。同時，信息技術可以為所需人員深入挖掘更加有針對性的內容，可以進一步提高服務質量。在信息技術、網絡技術和計算機技術的支持下，傳統的圖書檔案管理有了新的生機，也不再拘泥于傳統的管理思路，而是積極求新求變，減少人工操作，使技術能夠有效與檔案管理相結合，減少失誤，提高工作的精確度。

3 信息化時代圖書檔案的管理措施

高校若要實現更好地發展，提高自身競爭力，就要做好每一項工作，尤其要高度重視圖書檔案管理，積極吸取信息技術的精華，使圖書檔案管理水平有所提升，這樣不僅可以有利于學校師生隨時查閱資料，還可以大大減輕管理人員的工作量，使圖書檔案凸顯出更多價值。在信息化時代，需正確開展圖書檔案管理，提高管理效率和質量。

3.1 重視信息化建設，加大投入力度

高校圖書檔案管理的重點就是信息化，需緊密圍繞這一關鍵詞加大投入力度，保證圖書檔案管理得到進一步發展。加大投入力度的目的是為圖書檔案管理奠定堅實的基礎，便于后期各項工作能夠得到穩定的技術保障，不會再繼續投入更多人力和物力。高校要結合自身實際情況和需求，合理進行預算，購置先進的設備和管理系統，為圖書檔案管理奠定充分的物質與技術基礎。當相關設施不斷完善后，就要重視對各項資源的開發，提高資源利用率。圖書檔案管理信息化建設的目的就是實現資源共享，使資料以比較開放的方式隨時被教師、學生查閱，因此，要利用先進的技術實現對檔案信息的有效開發和利用。

在此對圖書檔案管理信息化建設有理性的認識，能夠了解信息化建設的必要性，以及傳統圖書檔案管理模式改革的迫切性。高校的領導、管理人員要有信息化管理意識，善于吸取成功的經驗，學習前沿理論知識，積極拓展圖書檔案管理工作內涵，提高其實用性，重視信息化發展，這樣就可以在工作中推動信息技術的應用，使圖書檔案管理工作不再走形式，而是能真正發揮作用。要制定完善的圖書檔案開發方案，明確參與人員，采取有效的措施搜集材料，整理信息。要積極借助先進的互聯網獲取資料，便于更好地開發和利用圖書檔案信息。

3.2 構建完善的信息化管理系統，保證管理程序規范

為了使信息技術更好地在圖書檔案管理中發揮作用，要積極構建完善的信息化管理系統。由于高校中的圖書檔案類型眾多，因此構建信息化管理系統，可以保證海量數據得到有效存儲。通常，在管理系統中會有龐大的存儲空間，這一空間不僅可以使各類檔案資料得到安全存儲，還可以有效劃分存儲類型，這樣就可以保證檔案在存儲時不會雜亂無章，而是會得到規范管理。要明確圖書檔案管理的負責人，同時還要結合高校的實際情況構建信息化管理系統。要明確系統建設的目的，利用計算機對各類圖書檔案進行識別和整理，這樣就可以方便教師和學生隨時進入管理系統中查找資料。在信息管理系統中應包括完善的計算機技術和網絡技術，同時還要保證信息系統的安全。

傳統的高校圖書檔案管理具有專業強、復雜的流程，盡管如此，在進行管理的過程中，還可能會存在一定的失誤，造成檔案丟失或損壞。為了提高檔案管理的安全性和可靠性，就要建立規范的管理程序，明確各項要求，充分應用信息技術開展管理，加強電子化檔案和數字化檔案建設。要保證每一項圖書檔案都能得到及時查詢，并在信息管理系統中得到有效存儲。為了避免出現意外狀況，如病毒和黑客等不法分子會有入侵系統的可能性，就需要定期對系統進行維護，提高系統的安全性和可靠性，避免數據和資料泄露或丟失。要加強備份，一旦發生意外情況，也可以保證資料的完整。要加強對高校圖書檔案的規范管理，既要融入傳統模式中的精華，又要加大創新管理改革的力度，采用先進的信息技術可以保證圖書檔案管理的專業性和可靠性，還能夠提高服務質量，保證高校師生可以隨時利用資料，滿足教學、科研、學習等需求。先進的檔案管理信息系統可以推進檔案管理實現無紙化，還可以確保檔案管理更加安全，使檔案信息可以及時得到更新，促進各項資料與時俱進。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質，加大培訓力度

要保障檔案管理人員的綜合素質，這樣才能為高校圖書檔案管理工作提供更好優質的服務。隨著信息技術的不斷發展，高校檔案管理人員要積極掌握先進的創新技術，了解與檔案管理有關的設備性能和使用方法，全面保障圖書檔案管理質量。首先，要加強對圖書檔案管理人員工作的檢查，并加大考核力度，提高其對工作的責任感，第二，通過考核可以及時了解檔案管理人員目前存在的根本問題，根據問題采取有效的解決對策，使其能夠意識到自身存在的不足，并加以改進。第三，要加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠意識到檔案管理工作的重要性，自覺提高自身業務能力，了解各項規章制度和相關法律法規，結合高校的實際情況，開展圖書檔案管理，為廣大師生提供全方位的服務。

總之，盡管高校圖書檔案管理還存在許多不足，不過，高校領導和相關管理人員若是能夠意識到信息化建設的必要性，加大投入力度，轉變傳統的工作理念，就可以更好地開展高校圖書檔案管理信息化建設，使圖書檔案信息能夠與時俱進，滿足廣大師生的需求，助力高校新發展。

參考文獻：

[1]史文輝.高校圖書檔案管理及信息化研究[J].中國多媒體與網絡教學學報（上旬刊），2018，（11）：61-62.

[2]羅慶紅.淺談高校圖書資料檔案信息化管理的優勢[J].信息記錄材料，2018，19（8）：223-225.

[3]王斌.計算機信息技術在現代高校圖書檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2018，（5）：145.