檔案信息化的信息資源管理問題探討

摘要：隨著現(xiàn)代化信息技術的不斷發(fā)展，檔案實現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢，而傳統(tǒng)的信息資源管理模式下的紙質檔案、管理制度等已不能適應當前的信息化檔案管理模式。本文將對檔案信息化的信息資源管理相關問題進行探討。

關鍵詞：檔案信息化 信息資源管理 問題 措施

一、檔案信息化的信息資源管理存在的問題

（一）管理理念較為落后

檔案信息化管理的相關建設理念較為滯后，這樣就使得有些單位在進行檔案信息化建設中，管理方式相對滯后，管理制度不夠完善。還有就是對檔案信息化進行宏觀調(diào)控時缺少指導力度，視野不夠開闊，使得查閱檔案信息的時候，無法及時找到所需要的相關科目，從而導致無法進一步開發(fā)使用。

（二）管理制度不夠完善

檔案信息化在管理制度方面還有待完善，這主要體現(xiàn)在未能充分認識到檔案信息安全的重要性。檔案信息化當中包含著許多數(shù)據(jù)資源，對企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)轉型以及結構優(yōu)化等都有著不容忽視的作用，而檔案信息資源管理安全制度的缺失，很容易導致檔案信息的科學性和準確性受到不必要的影響。另外，部分單位在進行戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃過程中，并未將檔案信息資源管理納入其中。因此，必須將檔案信息資源管理作為改革的重要環(huán)節(jié)，對檔案信息化進行及時更新，采取有效的運行機制。

（三）管理人才大量缺失

檔案信息資源管理過程中，最為主要的就是構建檔案信息系統(tǒng)和對檔案信息的研發(fā)。構建檔案信息系統(tǒng)需要信息資源管理人才具有較強的專業(yè)知識，立足于宏觀角度進行構建，從而使各類檔案實現(xiàn)有效的歸檔應用；開發(fā)應用檔案信息需要有大數(shù)據(jù)開發(fā)技術作為支持，開發(fā)應用系統(tǒng)庫中的各項數(shù)據(jù)信息，進而提取出所需要的數(shù)據(jù)，使檔案的使用效率得到顯著提高。這些都需要人才作為支撐，但目前檔案信息化管理的人才缺失，或能力不足。例如檔案管理人員在進行實踐操作時缺少相應的技能，對各行業(yè)的發(fā)展需求不能從容地應對，這樣對信息資源的研發(fā)使用極為不利。

二、檔案信息化的信息資源管理建設的相關措施

（一）用科學合理的檔案信息化理念進行統(tǒng)籌管理

基于相關的法律法規(guī)和標準，樹立科學合理的檔案信息化理念，充分肯定其重要性，對檔案信息資源管理的內(nèi)涵有充分的認識，而不是將各組成部分進行簡單的整合。還要立足于發(fā)展的眼光進行檔案信息化管理，可以通過引入第三方管理者指導并驗收檔案管理情況。相關部門為檔案信息資源管理提供專業(yè)化管理人才，指導檔案信息化管理的相關工作，并對檔案信息化管理所使用的計算機相關設施進行完善，對檔案管理人員實行科學化管理，從而使檔案管理工作系統(tǒng)化，推動檔案信息化建設更快發(fā)展。

（二）不斷完善檔案信息化安全保障體系

要提高檔案信息化安全保障體系。例如在進入檔案信息系統(tǒng)的時候設置相應的權限，將檔案信息化管理構建成一個單向系統(tǒng)，也就是只可以錄入，對資源沒有更改的權限。這樣可以有效地防止檔案信息系統(tǒng)被人篡改，確保信息資源的準確性不受影響。還要不斷升級優(yōu)化檔案信息庫系統(tǒng)，在對資源進行調(diào)閱查詢的時候，不同崗位人員、賬號登錄都是有各自權限的，這樣可以確保檔案信息庫的安全性不受威脅。還要定期對檔案信息系統(tǒng)進行網(wǎng)絡安全維護，使其不斷優(yōu)化，防止遭受人為破壞，致使檔案信息庫里的資料損壞，造成經(jīng)濟和社會損失。

（三）適應社會發(fā)展需求，培養(yǎng)綜合素質過硬的檔案管理人才

當前高校的信息資源管理專業(yè)主要包括檔案信息管理下的國內(nèi)外相關資料信息、技術以及基本理論知識等。但就當前的信息資源管理專業(yè)來說，其注重理論知識教學，卻忽視了實踐能力的培養(yǎng)，這樣就使得培養(yǎng)出來的檔案管理人才無法適應各行業(yè)對檔案信息資源管理的要求，不能對檔案信息庫進行有效建設，甚至在開發(fā)利用檔案信息時受到限制。那么這就需要高校結合市場對檔案人才的實際需求，將檔案信息資源管理劃分為創(chuàng)新型企業(yè)、事業(yè)單位以及傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)等不同方向，以便有針對性地開展教學活動，使其具有實踐性及應用性，對檔案實行數(shù)字化管理模式，對檔案信息庫進行優(yōu)化升級。針對不同企事業(yè)單位等的實際發(fā)展需求，合理地開發(fā)檔案信息，從而使提供的信息數(shù)據(jù)更加具有有效性。

三、結語

在當前數(shù)字化時代背景下，必須高度重視檔案信息化建設，加強對信息資源的管理。在實際的管理過程中還存在著一些問題，需要采取行之有效的措施來解決，只有這樣才能使檔案信息的使用率最大化，充分發(fā)揮檔案信息的價值，從而使信息資源管理更加有效。

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（作者簡介：孫永梅，女，本科，吉林省體育局田徑自行車運動管理中心，館員，研究方向：檔案管理）（責任編輯 劉冬楊）