提高效能，從找準方向開始

王芳

明確目標，把握方向

亞里士多德曾說：“明白自己一生在追求什么目標非常重要，因為那就像弓箭手瞄準箭靶，我們會更有機會得到自己想要的東西。”要做好工作，明確目標是非常重要的，一定要考慮清楚既定的目標，牢牢把握住方向。如果注意力被一個個看似緊迫的事情影響，很容易就會迷失方向，偏離既定目標。只有按照正確的方向一直努力，付出的時間和努力才不會白費。

HR有時候會過分關注如何解決一個具體問題，卻忘了跳出問題本身，以更廣闊的視野思考員工的需求。事實上，HR能提供的最有價值的內容和效用就是持續幫助員工，而不是僅僅出于專業需要去解決單一的問題。談及此，筆者想到了人力資源專業當中的“工作分析”。工作分析在人力資源的六大模塊之外，但卻是人力資源管理中最基礎的一項工作，還是HR招聘、培訓、薪酬管理等工作的起點。一些相關書籍一提到工作分析，通常都比較繁瑣復雜，比如要先成立工作小組，把握工作分析的最佳時機，明確工作分析的前提條件和內容，進行相關培訓，等等。有沒有比這更簡便有效的方法幫助HR提升效率呢？下面這個實際工作案例可能會給大家帶來一些啟示。

某公司的行政經理休假，其直接下屬前臺文員小K找到HR，說有事要聊聊。當時正值上半年，公司人心不穩，一度掀起了離職風潮。一聽前臺說有事要聊，HR不由得心里一緊：“莫非她也要離職？”

雙方約好時間在會議室詳談。小K說，她最近過敏性鼻炎又嚴重了，因為經常要幫業務部門打標簽，而標簽紙的膠水味很刺鼻，所以她申請將這項工作交還給業務部門自己做，不然自己真的可能做不下去了。

原來，打標簽這份工作是從小K入職以來就已經在她的工作范疇之中了，至今她已經做了三年多。她提出，業務部門招聘了很多新人，而行政部門卻減少了行政專員和一名前臺文員，以前三個人做的事現在全由她一人承擔，因此她希望HR能幫她與業務部門協商解決此事。

HR了解到，業務部門增加人員編制確有其事，但主要是因為客戶的要求越來越高，部門的業績量也在持續上升，員工經常加班至晚上十一二點，工作還是做不完。招聘新人主要是來彌補業務部門人手緊缺的問題。由于平時加班太多，招來的新人也很不穩定，且初期未培訓上手，實際上部門人員還是每天很晚離開公司。相比之下，前臺文員除了每天提前半小時到崗外，幾乎都能準時下班。于是HR讓小K把每月的工作整理一下，比如主要負責哪幾個部分的工作，平均每月在每項工作上所花的時間是多少，等等。有了數據分析，才能決定下一步該怎么做。

主要的事放到主要位置

從小K每月的工作分類總結來看，她每月處理考勤的時間約需要一周，核對快遞大約需要1-2周，每月給業務部門打標簽的時間約1-2周，其他工作多是前臺的零星瑣事。如果去掉為業務部門打標簽的工作，那么前臺的工作量就完全不飽合了。但是如果不能合理地解決問題，很有可能導致小K離職。

“人類潛能的導師”史蒂芬·柯維曾說過：“人類的重要任務就是將主要事務放到主要位置上。”他是在提醒我們，做事情時要瞄準目標。有這樣一個耐人尋味的小故事：有一位畫家要將自己的一幅作品掛在客廳，他請鄰居來幫忙，位置已經找好，當鄰居要往墻上釘釘子時，畫家忽然覺得先在墻上釘兩塊木板，把畫掛在木板上效果會更好。鄰居照辦，忙去外面找木板。木板找來后，畫家覺得木板有點兒大，想要鋸下一截。鄰居又忙去找鋸子。鋸子找來了，但需要磨一下。鄰居又去找銼刀，但銼刀沒有把兒，于是他又去樹林中找小樹……如此折騰了一整天，事情沒有任何結果。仔細想想，我們許多人都是這樣沒有目標地瞎忙，最終卻不知道自己到底做成了什么。

回到小K最初提出的問題，HR最應該明確的目標就是幫助她解決打標簽的問題。此時就要應用到工作分析。一項特殊的分析也許從認識上來講是正確的，但如果這項分析與解決問題完全無關，那么它就是在浪費時間。分析小K的工作職責，不需要各種繁瑣的過程，最簡單有效的方法就是到現場觀察。

HR跟小K來到她的辦公現場，讓她示范平時是怎樣做這份工作的。小K介紹，公司要打標簽的產品多是腰帶與項鏈，每個訂單至少在萬條以上，平均1個月下來，經小K之手打印的標簽款號在30萬張以上。按一天打印約4萬張標簽紙，大概要1-2周才能全部完成。由于期間其他部門還有些零星的標簽要打，中途會有人要來插隊，這時就會發生沖突，因為舊的條碼機一次性輸入一個數目就會一直出到打完為止，如果中途取消任務，停止機器，再開始時又得重新設定。

最麻煩的是，打印的標簽要靠人工卷起來，而這一步驟所花費的時間占到了打標簽總工作量的80%以上。如果不及時將打印出的標簽卷起來，就會有標簽粘到地面上，很難清理且不美觀。

HR思考了一下，與增加人手相比，可能增加一臺新式標簽機就可以提高前臺人員的工作效率，減少等待時間。尤其是卷標簽這個難題，或許可以通過設備來取代人工。于是HR建議小K先找網管了解一下相關設備信息。

整體觀照，發散思考

不久，小K將詢問到的結果反饋給HR：增加一套設備約需2800元（新款條碼機約1800元，標簽回卷器約1000元）。新款條碼機打印速度比老款機器更快，功能更全，而且還有裁刀、自動剝紙器，打印清晰度更高；加上標簽回卷器之后，人員不用經常去留意條碼機的運行情況，當遇到批量打印時，還可以有效解決標簽紙剝落、打結等問題。

HR快速算了一筆賬：按前臺文員月工資3500元計算，加上社保及其他福利，按1.5倍計算，一臺新設備每月若節省一周時間，則節省的人工費用約為3500×1.5/21.75×5=1206元/月，相當于購買新設備三個月后就能收回成本。既節省了人工成本，又提高了效率，而且打出來的標簽還很美觀、整潔。

于是HR趕緊向老板匯報，申請購買新設備。因為有了前期的諸多調查和分析，申請順利獲批。小K再也沒有提出將這項工作轉交給業務部門。重要的是，她不用一天到晚守著標簽機，每天工作也比之前開心了很多。一場危機終于煙消云散。

工作當中，有時候我們需要后退一步，退一步就能從整體上做一番觀照，看看當前的工作是否符合總的要求。也許你對某個問題的解決方案是正確的，但放到整體思路中去考慮，可能就是無效的。我們在緊張忙碌中不斷追逐更高的效率，但在忙碌中往往會忘記最終所要達到的目標，那就是效果和效能。為了不使自己走彎路，我們需要理性地想一想，自己所做的一切最終要達到什么目標。目標明確后，再借助先進的工具與科學的方法，就會獲得更高的效能、更好的效果。