科研單位大型學(xué)術(shù)交流活動典型案例分析

呂靜 章雯 呂淮北

開展國內(nèi)外合作與交流，是提升我國軍工科研單位科技研發(fā)實力和國際化水平的有效途徑，而大型學(xué)術(shù)研討是國際合作與交流的主要形式。近年來，隨著我國軍工科研國際化程度逐年提升，與國外同行之間的科研交流日益密切。因而，以國際學(xué)術(shù)研討會為主要形式的大型學(xué)術(shù)交流活動意義重大，能夠促進(jìn)我國軍工科研及時汲取國內(nèi)外先進(jìn)的科研成果，促進(jìn)我國相關(guān)領(lǐng)域發(fā)展、推動相關(guān)學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、助力知識積累與共享、培養(yǎng)和促進(jìn)人才成長。結(jié)合工作經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理了大型學(xué)術(shù)研討會的主要組織流程，以第二十屆中國科協(xié)年會“天地往返運輸技術(shù)研討會”的會議組織與管理作為典型案例，總結(jié)管理經(jīng)驗并提出了若干建議，為軍工科研單位組織開展國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動提供參考。

一、科研單位學(xué)術(shù)活動組織流程

軍工科研單位開展國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動，要明確會議目的與主題，頂層策劃，制定詳細(xì)、切實可行的計劃安排，組織流程主要包括九個方面。

1.成立會議籌備組織。由會議主辦方牽頭組織籌備組，完成會議組織方案制定、督導(dǎo)管理、會務(wù)具體落實等工作。其中，會議的資料、信息、安全保密、宣傳、運輸、會場、餐飲等工作由專人負(fù)責(zé)管理。

2.策劃方案編制與審查。組織編制策劃方案與詳細(xì)的工作計劃，明確會議時間、地點、參會領(lǐng)導(dǎo)與人員、主題、內(nèi)容、日程安排、會議預(yù)算等，基本方案需要經(jīng)過活動管理人員的認(rèn)可與審查。

3.宣傳品制作。為做好大型學(xué)術(shù)研討會的宣傳活動，需要事先制作宣傳品，宣傳品形式根據(jù)活動規(guī)模及形式適當(dāng)確定，包括圖冊、宣傳片、動畫Logo與宣傳視頻等形式。

4.征文通知發(fā)放與論文收集。編制約稿函和征文通知，并根據(jù)會議知悉范圍選取合適的征文對象進(jìn)行發(fā)放，征文過程以2個月以上為宜。

5.專家約稿與特約報告。為擴(kuò)大會議影響力，可以向國內(nèi)外知名專家約稿或邀請其作主旨報告，使與會者獲取最前沿的知識和技術(shù)，達(dá)到充分交流的目的。一般需要通過采取約稿或主旨報告邀請的形式邀請國內(nèi)外知名專家參會，并需要提前（至少3個月為宜）發(fā)放正式約稿函或特約報告邀請函。

6.論文評選與論文集制作。針對收集的論文，需要邀請領(lǐng)域內(nèi)專家根據(jù)論文主題符合性、論文質(zhì)量進(jìn)行論文篩選或評審，對符合參會要求的論文，需要進(jìn)行會議論文集的制作。

7.發(fā)放會議通知與會議報告收集。完成論文篩選后，針對符合要求的作者發(fā)放會議通知，同時在會議開始前完成會議報告收集工作。

8.落實參會領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。在開展大型學(xué)術(shù)研討會前，需要及時逐一落實參會領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓的參會狀態(tài)，確保會議順利進(jìn)行。

9.會議總結(jié)與宣傳。大型學(xué)術(shù)研討會往往針對某一領(lǐng)域或某一主題召開的學(xué)術(shù)會議，需要做好會議總結(jié)，包括技術(shù)總結(jié)與管理總結(jié)，加強信息宣傳，擴(kuò)大學(xué)術(shù)活動的影響力。

二、典型案例分析

1.活動簡介。在中國航天科技集團(tuán)有限公司、中國航天科工集團(tuán)有限公司的指導(dǎo)下，“天地往返運輸技術(shù)研討會”作為第二十屆中國科協(xié)年會9場專題研討會之一在浙江杭州召開。本次研討會由中國科協(xié)、浙江省人民政府主辦，中國宇航學(xué)會、航天一院承辦，浙江大學(xué)航空航天學(xué)院、浙江省航空航天學(xué)會協(xié)辦。會議聚焦天地往返運輸領(lǐng)域，邀請國內(nèi)外20余位院士、知名專家，重點圍繞總體技術(shù)、智能控制、推進(jìn)技術(shù)、材料與熱防護(hù)等技術(shù)組織完成了11項大會特邀報告以及一次圓桌會議。本次會議吸引了來自中國、美國、俄羅斯、法國、德國、意大利等國家40多家航天機(jī)構(gòu)的160多位代表參會，是科技界具有重大影響的科技盛會。

2.組織管理經(jīng)驗。（1）精心策劃，塑造會議品牌形象。第二十屆中國科協(xié)年會以宣傳貫徹落實十九大精神、推進(jìn)世界科技強國建設(shè)為中心，首次發(fā)布重大科學(xué)問題與工程技術(shù)難題，匯聚國內(nèi)外精英智慧，服務(wù)世界一流科技期刊與一流學(xué)會建設(shè)，有效服務(wù)地方產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級和全民素質(zhì)提高。圍繞本次研討會的目的、定位和需求，會務(wù)組精心策劃，在全面、深入分析會議相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，運用科學(xué)的策劃方法，圍繞會議時間地點、會議規(guī)模、會議主題、會議程序、會場主席、擬邀請的國內(nèi)外專家及兩院院士與學(xué)術(shù)委員會成員、工作進(jìn)度安排以及大會預(yù)期成果等多方面進(jìn)行了全面策劃，在各種學(xué)術(shù)資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，制定出研討會最佳方案，最終形成了《第二十屆中國科協(xié)年會重大工程技術(shù)研討會——天地往返運輸技術(shù)研討會工作策劃》與《第二十屆中國科協(xié)年會重大工程技術(shù)研討會——天地往返運輸技術(shù)研討會細(xì)化方案》，作為本次研討會活動整體策略的運籌規(guī)劃，努力創(chuàng)造會議優(yōu)勢和特色亮點，強力塑造會議品牌形象。

（2）團(tuán)隊協(xié)作，合力打造高凝聚力會務(wù)團(tuán)隊。根據(jù)會務(wù)工作需求，主辦、承辦、協(xié)辦單位共同成立會務(wù)組，主要由航天一院、中國宇航學(xué)會、浙江大學(xué)航空航天學(xué)院以及浙江省航空航天學(xué)會相關(guān)工作人員組成。圍繞國內(nèi)外專家參會邀請、大會特約報告邀請、十大難題征集與評選、交通安排、住宿安排、會場設(shè)備調(diào)試、外籍嘉賓、院士一對一接待等工作進(jìn)行明確分工，各司其職，達(dá)到出色的會議效果，在多頭緒、高強度、時間緊、任務(wù)重的條件下，本團(tuán)隊顯示出了高度的資源共享和協(xié)同合作的精神。通過多個單位共同打造一支會務(wù)團(tuán)隊，統(tǒng)一策劃，有利于提高會務(wù)工作的整體效能、節(jié)省內(nèi)耗，真正的使每個會務(wù)成員參與到團(tuán)隊工作中，風(fēng)險共擔(dān)，相互配合，注重團(tuán)隊協(xié)作，是加強創(chuàng)新辦會的巨大動力。

（3）質(zhì)量與保密先行，多輪評審嚴(yán)把質(zhì)量與保密關(guān)。本次會議特別重視會議內(nèi)容質(zhì)量與保密的嚴(yán)格把關(guān)，針對該領(lǐng)域國內(nèi)外特約大會報告PPT、會議宣傳手冊、會議媒體材料等會議材料，先后組織近30余次評審把關(guān)工作，提高辦會質(zhì)量。質(zhì)量把關(guān)與保密管理是舉辦一場成功大型會議的關(guān)鍵。

（4）強化執(zhí)行、務(wù)實高效、群策群力、快速響應(yīng)。在整個會議前期籌備、會議現(xiàn)場工作以及會后總結(jié)工作中，全面強化執(zhí)行力，工作務(wù)實高效、群策群力、快速響應(yīng)，充分發(fā)揮了“特別能吃苦”、“特別能戰(zhàn)斗”、“特別能攻關(guān)”、“特別能奉獻(xiàn)”的航天精神，按照會議策劃各個節(jié)點要求，高質(zhì)量、高效率完成了會議名單確定、會議手冊審校、參會嘉賓接待等相關(guān)工作。特別值得一提的是會場現(xiàn)場設(shè)備調(diào)試與播放工作，由于該項工作要求高、強度大，現(xiàn)場工作人員臨時組隊、明確分工，迅速找到最優(yōu)的方法，從最初會議狀況的雜亂無序到大會報告PPT的完美播放，切屏、播放、導(dǎo)引、跟屏、串場，一氣呵成，多格式32個大會報告與作者簡介，反復(fù)8次核對，13小時高強度一絲不茍雙屏同步播放，64次準(zhǔn)確切屏，高效務(wù)實、勇于實踐，最終完美呈現(xiàn)出一場天地往返運輸領(lǐng)域技術(shù)交流盛宴。

3.問題與改進(jìn)。本次研討會誠邀國內(nèi)外院士、專家近20余人，建議組織院士、知名專家閉門會議，增設(shè)深入研討交流環(huán)節(jié)。圍繞天地往返運輸領(lǐng)域，為了達(dá)到深入研討的目的，可增設(shè)閉門會議，使得各國專家能夠充分表達(dá)各自觀點，不受會場交流時間過短的限制，起到良好的深入交流的效果，頂級專家通過觀點的碰撞，啟迪創(chuàng)新思維、激發(fā)靈感，共同推進(jìn)天地往返運輸技術(shù)的不斷發(fā)展。

（作者單位：中國運載火箭技術(shù)研究院科技委）